Executive Office Manager

strumenti di lavoro moderni e innovativi

formazione personale e professionale

Per un’azienda consolidata e orientata alla crescita, siamo alla ricerca di una persona professionale, organizzata e dotata di spiccate capacità di coordinamento da inserire nel ruolo di Executive Office Manager (m/f/d).
La persona selezionata ricoprirà un ruolo di responsabilità, lavorando a stretto contatto con la Direzione Generale e assumendo una funzione centrale di raccordo tra il vertice aziendale, le diverse funzioni organizzative, gli organi societari e i principali interlocutori interni ed esterni.

Supporto alla Direzione Generale

• Organizzazione e coordinamento dell’agenda della Direzione Generale, inclusi appuntamenti, riunioni, eventi istituzionali e trasferte
• Gestione e coordinamento delle comunicazioni in entrata e in uscita, inclusa la corrispondenza istituzionale e la comunicazione aziendale riservata
• Coordinamento delle comunicazioni con stakeholder interni ed esterni
• Predisposizione e revisione di lettere, presentazioni, report e materiali informativi
• Monitoraggio di richieste, attività e scadenze strategicamente rilevanti
• Assicurare il follow-up delle decisioni assunte e delle attività concordate
• Coordinamento e monitoraggio delle attività tra la Direzione Generale e le diverse funzioni aziendali
• Supporto nella preparazione e nel follow-up delle attività degli organi e dei comitati direttivi

Organi societari e Governance

• Organizzazione e coordinamento delle riunioni del Consiglio di Amministrazione e degli altri organi societari
• Supporto alla preparazione e allo svolgimento delle Assemblee dei Soci
• Organizzazione e coordinamento degli organi direttivi e dei comitati interni
• Coordinamento dei relativi processi documentali e autorizzativi
• Gestione e controllo della documentazione ufficiale di natura societaria
• Garantire una gestione ordinata, strutturata e riservata della documentazione
• Coordinamento dei processi di archiviazione, conservazione e gestione formale della documentazione

Organizzazione e gestione documentale

• Responsabilità del registro aziendale centrale e dei relativi processi
• Gestione e aggiornamento dell’archivio aziendale, sia fisico sia digitale
• Organizzazione e conservazione strutturata della documentazione societaria e amministrativa
• Supporto alla gestione e all’aggiornamento della documentazione relativa alla Business Continuity
• Coordinamento di ulteriori attività organizzative e amministrative su incarico della Direzione Generale

Comunicazione istituzionale e interna

• Supporto alla Direzione Generale nella gestione della comunicazione istituzionale
• Predisposizione e coordinamento di comunicati stampa, comunicazioni informative, comunicazioni rivolte agli stakeholder e presentazioni istituzionali
• Monitoraggio di notizie, sviluppi e tematiche di rilevanza strategica
• Supporto nell’organizzazione di eventi e incontri con investitori, autorità, enti pubblici, associazioni di categoria e partner
• Supporto alla gestione di un’immagine esterna professionale e coerente, in collaborazione con il Marketing e le altre funzioni aziendali coinvolte
• Supporto alla comunicazione interna tra la Direzione Generale e i dipendenti

La persona ideale possiede:

• Laurea, preferibilmente in discipline economiche, giuridiche, linguistiche o in ambiti affini
• Almeno 5 anni di esperienza professionale come Executive Assistant, Assistente di Direzione, Management Assistant, Office Manager o in un ruolo analogo
• Spiccate capacità organizzative e comprovata esperienza nel coordinamento di attività e processi complessi
• Un approccio al lavoro autonomo, strutturato e orientato alla soluzione
• Elevato senso di responsabilità, precisione, affidabilità e riservatezza
• Ottime capacità relazionali e comunicative e un’immagine professionale
• Capacità di comprendere rapidamente informazioni complesse, organizzarle e presentarle in modo chiaro e adeguato ai diversi interlocutori
• Ottime capacità di redazione e revisione di documenti e corrispondenza professionale
• Ottima conoscenza di Microsoft 365 e, preferibilmente, esperienza nell’utilizzo di sistemi di gestione documentale
• Ottima conoscenza della lingua tedesca e italiana, sia scritta sia parlata
• La conoscenza della lingua inglese costituisce un requisito preferenziale
• Propensione alla collaborazione con interlocutori interni ed esterni diversi
• Un approccio professionale, collaborativo e pragmatico, con una forte orientazione alla ricerca di soluzioni

L’azienda offre

• Un ruolo di responsabilità e t