Amministratore/Amministratrice Regionale Medio Oriente e Nord Africa

Amministratore/Amministratrice Regionale Medio Oriente e Nord Africa
COOPI cerca un/a Amministratore Regionale Medio Oriente e Nord Africa presso la sede di Milano
Obiettivo del ruolo
Posizionata presso la Sede di Milano, la risorsa lavora per i paesi del Medio Oriente e del Nord Africa. I paesi di riferimento sono: Libano, Syria, Giordania, Lybia/Tunisia. Assicura, sotto la propria responsabilità, il coordinamento, la gestione, la formazione e il supporto di tutte le attività amministrative condotte a livello dei paesi della Regione.

Responsabilità del ruolo
L'Amministratore/Amministratrice Regionale è incaricato/a di:

Controllare la corretta esecuzione delle attività amministrative dei paesi e dei progetti, nonché supportare le attività degli Amministratori Paese nei propri ambiti di competenza e in conformità con le procedure, i manuali e i regolamenti di COOPI, oltre che con le regole contrattuali previste dai diversi finanziatori.

Assicurarsi che gli Amministratori Paese garantiscano il trattamento e la trasmissione dei rapporti e della modulistica di pertinenza e, se necessario, intervenire prendendo le adeguate misure correttive.

Approvare i rapporti finanziari dei progetti prima della loro trasmissione al donatore.

Effettuare il controllo di gestione delle sedi e delle attività del progetto, segnalando al Coordinatore Regionale e al Coordinatore Nazionale qualsiasi anomalia e proponendo ipotesi di soluzione.

Assicurare la gestione degli audit esterni coordinando e supportando i diversi Coordinatori Paese.

Più precisamente, l'esecuzione della missione comporta le seguenti attività:

Collabora alla stesura dei budget dei nuovi progetti in conformità con la pianificazione e la sostenibilità della Regione e di ogni singolo paese.

Verifica l'esattezza e la completezza dei dati forniti dai paesi per il budget e li trasmette alle unità competenti della sede.

Gestione del progetto:

All'inizio del progetto, riceve il piano di approvvigionamento dal Project Manager tramite gli amministratori nazionali, lo verifica assicurandone la conformità con il budget e le procedure necessarie e lo carica negli appositi strumenti interni.

Trasmette agli amministratori paese i costi sostenuti in Italia.

Assicura che i pani di acquisto siano redatti e ne garantisce il monitoraggio tramite le risorse dedicate nel paese.

Assicura una costante coerenza tra i conti dei progetti, dei paesi e della sede, verificandone la concordanza.

Monitora l'aggiornamento delle sovvenzioni da ricevere.

Pianifica e controlla il calendario dei report da sottoporre in Italia e all'estero per i paesi della sua area.

Verifica e approva i report intermedi o finali redatti in loco; finalizza e approva i report finali da inviare dalla sede.

Compila la riconciliazione dei progetti.

Fornisce supporto agli audit effettuati presso la sede per i paesi di riferimento.

Coordinamento:

Supporto alla preparazione del budget annuale di ogni singolo paese della Regione e monitoraggio periodico.

Supporta l'organizzazione del lavoro dei Coordinatori Paese fornendo loro orientamenti (priorità, modalità) di lavoro.

Assicura la sostenibilità della Coordinazione Regionale e lo scarico dei servizi della sede di Milano.

Verifica la fattibilità delle percentuali amministrative e delle quote monetarie.

Prepara e verifica i dati contabili e amministrativi puntuali richiesti, evade le urgenze.

Verifica che sia attivo un monitoraggio periodico degli aspetti finanziari di ogni paese di responsabilità e interviene prontamente per aggiornamenti e rettifiche.

Aggiorna i dati sullo strumento interno per l'elaborazione delle schede di budget.

Selezione e formazione:

Partecipa alla fase di selezione degli Amministratori Paese.

Partecipa attivamente ai processi di inserimento (onboarding) a distanza per gli amministratori paese e se necessario, degli altri membri del personale amministrativo.

Effettua missioni di inserimento per i nuovi Amministratori Paese.

Supervisiona costantemente e controlla periodicamente il lavoro degli Amministratori Paese, svolgendo attività