Amministratore/Amministratrice Regionale Medio Oriente e Nord Africa

Amministratore/Amministratrice Regionale Medio Oriente e Nord Africa

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Obiettivo del ruolo

Posizionata presso la Sede di Milano, la risorsa lavora per i paesi del Medio Oriente e del Nord Africa. I paesi di riferimento sono: Libano, Syria, Giordania, Lybia/Tunisia. Assicura, sotto la propria responsabilità, il coordinamento, la gestione, la formazione e il supporto di tutte le attività amministrative condotte a livello dei paesi della Regione.

Responsabilità del ruolo

L'Amministratore/Amministratrice Regionale è incaricato/a di:

• 
  
• Controllare la corretta esecuzione delle attività amministrative dei paesi e dei progetti, nonché supportare le attività degli Amministratori Paese nei propri ambiti di competenza e in conformità con le procedure, i manuali e i regolamenti di COOPI, oltre che con le regole contrattuali previste dai diversi finanziatori.
  
• Assicurarsi che gli Amministratori Paese garantiscano il trattamento e la trasmissione dei rapporti e della modulistica di pertinenza e, se necessario, intervenire prendendo le adeguate misure correttive.
  
• Approvare i rapporti finanziari dei progetti prima della loro trasmissione al donatore.
  
• Effettuare il controllo di gestione delle sedi e delle attività del progetto, segnalando al Coordinatore Regionale e al Coordinatore Nazionale qualsiasi anomalia e proponendo ipotesi di soluzione.
  
• Assicurare la gestione degli audit esterni coordinando e supportando i diversi Coordinatori Paese.
  

Più precisamente, l'esecuzione della missione comporta le seguenti attività:

• 
  
• Collabora alla stesura dei budget dei nuovi progetti in conformità con la pianificazione e la sostenibilità della Regione e di ogni singolo paese.
  
• Verifica l'esattezza e la completezza dei dati forniti dai paesi per il budget e li trasmette alle unità competenti della sede.
  

Gestione del progetto:

• 
  
• All'inizio del progetto, riceve il piano di approvvigionamento dal Project Manager tramite gli amministratori nazionali, lo verifica assicurandone la conformità con il budget e le procedure necessarie e lo carica negli appositi strumenti interni.
  
• Trasmette agli amministratori paese i costi sostenuti in Italia.
  
• Assicura che i pani di acquisto siano redatti e ne garantisce il monitoraggio tramite le risorse dedicate nel paese.
  
• Assicura una costante coerenza tra i conti dei progetti, dei paesi e della sede, verificandone la concordanza.
  
• Monitora l’aggiornamento delle sovvenzioni da ricevere.
  
• Pianifica e controlla il calendario dei report da sottoporre in Italia e all’estero per i paesi della sua area.
  
• Verifica e approva i report intermedi o finali redatti in loco; finalizza e approva i report finali da inviare dalla sede.
  
• Compila la riconciliazione dei progetti.
  
• Fornisce supporto agli audit effettuati presso la sede per i paesi di riferimento.
  

Coordinamento:

• 
  
• Supporto alla preparazione del budget annuale di ogni singolo paese della Regione e monitoraggio periodico.
  
• Supporta l'organizzazione del lavoro dei Coordinatori Paese fornendo loro orientamenti (priorità, modalità) di lavoro.
  
• Assicura la sostenibilità della Coordinazione Regionale e lo scarico dei servizi della sede di Milano.
  
• Verifica la fattibilità delle percentuali amministrative e delle quote monetarie.
  
• Prepara e verifica i dati contabili e amministrativi puntuali richiesti, evade le urgenze.
  
• Verifica che sia attivo un monitoraggio periodico degli aspetti finanziari di ogni paese di responsabilità e interviene prontamente per aggiornamenti e rettifiche.
  
• Aggiorna i dati sullo strumento interno per l'elaborazione delle schede di budget.
  

Selezione e formazione:

• 
  
• Partecipa alla fase di selezione degli Amministratori Paese.
  
• Partecipa attivamente ai processi di inserimento (onboarding) a distanza per gli amministratori paese e se necessario, degli altri membri del personale amministrativo.
  
• Effettua missioni di inserimento per i nuovi Amministratori Paese.
  
• Supervisiona costantemente e controlla periodicamente il lavoro degli Amministratori Paese, svolgendo attività di formazione continua.
  
• Contribuisce alla valutazione degli Amministratori Paese al termine del contratto e se necessario anche degli altri membri del personale amministrativo.
  
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