Coordination Secretary

SEDE
Milano

LINGUE RICHIESTE
Italiano e inglese

TIPOLOGIA DI CONTRATTO
Contratto a tempo determinato (1 anno), full time 38 a settimana. RAL 20.500€, possibilità di lavorare da remoto 2 giorni a settimana

REQUISITI FONDAMENTALI
Pregressa esperienza maturata nel ruolo di segretaria e/o di assistente e ottima conoscenza della lingua inglese

A diretto riporto del Direttore Field Operation Department (FOD) e della Direttrice della Medical Coordination Unit (MCU), ha il compito di supportare ambedue le figure di direzione nelle attività quotidiane e nella gestione della propria agenda, così da agevolare la loro pianificazione e l'organizzazione degli eventi in cui coinvolti. Nonché di rispondere alle richieste in ambito logistico e amministrativo, come l'organizzazione delle trasferte, la compilazione delle RDA (richiesta di acquisto) e la preparazione di materiali.

PRINCIPALI COMPITI E RESPONSABILITA'

• gestire l'agenda del Direttore FOD e della Direttrice della MCU, in particolare tramite l'organizzazione, la preparazione e la partecipazione alle riunioni, predisponendo l'ordine del giorno, stilando la minuta e facendo azioni di follow up attraverso la condivisione degli action points;
• supportare alla produzione e alla revisione dei materiali, quali presentazioni, documenti, progetti, report ad hoc a seconda delle necessità e delle singole richieste;
• fornire un supporto di tipo logistico ai Direttori e ai membri della MCU, quali firme di documenti, prenotazioni, condivisione di materiale divulgativo, iscrizioni a eventi esterni, ect;
• rispondere alle richieste di tipo amministrativo, come la compilazione delle RDA relative alle spese della MCU, così da mantenere sotto controllo alcune voci di budget e fornire aggiornamenti in merito;
• fungere da filtro tra quelle che sono le richieste dei diversi uffici – come tra i desk e il Direttore FOD e i componenti della MCU e la Direttrice – e quelle provenienti degli enti esterni;
• sviluppare e monitorare un sistema di archiviazione (cartacea e digitale) della documentazione in possesso e prodotta;
• mantenere aggiornata la piattaforma di Sharepoint contenente i protocolli medici e clinici prodotti e redatti dal MCU.

Plus:

• in collaborazione con l'Area Director Assistant, redigere e archiviare la documentazione necessaria ai progetti come MOU, protocolli, lettere ufficiali, report, ect e fornire tutta la documentazione necessaria per permettere la registrazione di EMERGENCY nel paese (supporto dell'Area Migration)

REQUISITI RICHIESTI

• Esperienza pregressa nel ruolo di almeno 3 anni;
• Orientamento al risultato con buone capacità organizzative e di gestione del tempo;
• Ottime doti comunicative e relazionali;
• Flessibilità e capacità di adattarsi ad un ambiente in costante evoluzione;
• Conoscenza fluente della lingua inglese (livello minimo richiesto: C1);
• Conoscenza del pacchetto Office e delle piattaforme multimediali, come Microsoft Teams;
• Disponibilità a eventuali trasferte.