Assistente di Direzione e Segreteria Istituzionale

Grafton Office è un team dedicato a valorizzare le esperienze, le competenze e il potenziale dei candidati. Siamo professionisti appassionati che lavorano ogni giorno per accompagnare le persone verso contesti aziendali e opportunità coerenti con le loro competenze e aspettative.

Per Ente di Categoria con sede a Livorno, ricerchiamo una figura di:

Assistente di Direzione e Segreteria Istituzionale

La persona inserita garantirà il presidio della segreteria organizzativa e amministrativa dell Ente, assicurando una gestione ordinata e tracciabile di procedure, atti e documentazione, e fungendo da interfaccia puntuale e professionale con uffici della Pubblica Amministrazione e stakeholder interni/esterni. Il ruolo richiede accuratezza nella comunicazione, riservatezza e rispetto rigoroso delle scadenze.

La persona inserita si occuperà di:

• Gestire operativamente i contatti con uffici della Pubblica Amministrazione (e-mail/PEC/lettere) e monitorare le pratiche, assicurando tracciabilità e completezza delle comunicazioni.
• Predisporre comunicazioni formali, curando correttezza dei contenuti, riferimenti e allegati, secondo le indicazioni ricevute.
• Supportare la gestione documentale dell Ente (delibere, verbali, convocazioni, fascicoli): protocollazione, archiviazione digitale/cartacea, organizzazione e reperibilità.
• Presidiare lo scadenziario: monitoraggio, promemoria, follow-up e segnalazione tempestiva di criticità.
• Fornire supporto al Consiglio Direttivo: convocazioni, predisposizione materiali, gestione presenze/documentazione, supporto alla verbalizzazione e gestione delle azioni conseguenti.
• Gestire attività di segreteria operativa: agenda/appuntamenti del presidente del consiglio direttivo, organizzazione riunioni, front office e relazione con associati/stakeholder, supporto amministrativo di base (fornitori/cancelleria).

Il candidato ideale:

• Ha maturato esperienza in ruoli analoghi preferibilmente all interno di PA oppure possiede un titolo di laurea in materie giuridiche o Scienze Politiche (indirizzo PA o affini).
• Ha ottime capacità di comunicazione formale e di redazione di e-mail/PEC.
• È preciso, affidabile, riservato e orientato al rispetto delle scadenze.
• Ha dimestichezza con MS Office (Word, Excel, Outlook) e strumenti di gestione documentale/archiviazione digitale.

Cosa offre l Ente:

• Inserimento in somministrazione a tempo determinato
• Durata iniziale: 6 mesi, con possibile proroga fino a ulteriori 6 mesi. In futuro verrà pubblicato il concorso per rendere stabile la posizione.
• Retribuzione mensile lorda: 1.834,56 + Indennità Ente: 127,06
• Mensilità: 13

Orario di lavoro:

• Part-time 30 ore settimanali, ma flessibile ad aumentare o diminuire il monte ore settimanali secondo le esigenze specifiche delle persona individuata
• 5 giorni lavorativi, lunedì venerdì, con rientri pomeridiani martedì e/o giovedì
• Disponibilità vincolante: presenza in sede nel pomeriggio del Consiglio Direttivo (generalmente martedì o giovedì), con mantenimento della segreteria aperta fino alle ore 18:00

Sede di lavoro:

Livorno (LI) presenza

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L offerta si intende rivolta a candidati ambosessi, nel rispetto del D.Lgs. n. 198/2006 e ss.mm.ii. e dei Decreti Legislativi n. 215 e n. 216 del 2003 sulle parità di trattamento. I candidati sono invitati a leggere l informativa privacy ai sensi degli artt. 13 e 14 del Reg. EU 679/2016 al seguente indirizzo www.gigroup.it/privacy-candidati