Back Office Ordini e Logistica

La figura supporta il team logistica nella gestione quotidiana degli ordini dei clienti e dei documenti logistici.

Garantisce che ogni ordine sia inserito correttamente e trasmesso in tempo a lavorazione e magazzino, e che ogni spedizione parta con la documentazione completa e corretta.

In un contesto di prodotto fresco, con ordini spesso in giornata, è un anello fondamentale tra clienti, magazzino, produzione e vettori. Riporta allo Specialista Logistica e Supply Chain.

Responsabilità

Gestione ordini clienti

• Riceve gli ordini di GDO, grossisti e altri clienti (email, portali clienti, EDI) e li inserisce nel gestionale aziendale.
• Verifica la correttezza degli ordini: codici articolo, quantità, formati di confezionamento, prezzi e date di consegna.
• Invia le conferme d’ordine e comunica ai clienti eventuali variazioni, mancanze o sostituzioni concordate.
• Trasmette a lavorazione e magazzino il riepilogo degli ordini da preparare, aggiornandolo in caso di modifiche dell’ultimo momento.

Documenti logistici e spedizioni

• Emette documenti di trasporto (DDT), CMR per le spedizioni estere, packing list ed etichette logistiche.
• Prenota ritiri e consegne con i vettori e gli appuntamenti di scarico presso le piattaforme della GDO.
• Registra i documenti in entrata (bolle di conferimento dei produttori e dei fornitori) e li archivia.
• Gestisce i movimenti e i saldi degli imballaggi a rendere (pallet, casse CPR/IFCO) con clienti, fornitori e vettori.
• Raccoglie la documentazione necessaria per la gestione di resi, contestazioni e reclami logistici.

Supporto al team logistica

• Aggiorna dati e semplici report in Excel sugli ordini e sulle spedizioni, a supporto degli indicatori di servizio.
• Si interfaccia quotidianamente con magazzino, produzione, commerciale e autisti per garantire il rispetto degli orari di partenza.
• Mantiene l’archivio documentale cartaceo e digitale ordinato e aggiornato.

Formazione ed esperienza

• Diploma di scuola superiore, preferibilmente a indirizzo tecnico-commerciale, amministrativo o logistico.
• Anche prima esperienza: valutiamo con interesse neodiplomati/e motivati/e.
• Costituisce un plus un’esperienza in ruoli di back office, customer service o ufficio spedizioni, meglio se nell’agroalimentare o con clienti della GDO.
• Buona conoscenza del pacchetto Office, in particolare Excel.
• Dimestichezza con i gestionali aziendali e con la posta elettronica.
• Costituisce un plus la conoscenza di base dei documenti di trasporto e dei portali ordini della GDO.

Competenze trasversali

• Precisione e attenzione al dettaglio.
• Capacità di lavorare con rapidità sotto pressione, rispettando le scadenze.
• Buone doti comunicative e predisposizione al lavoro di squadra.
• Capacità organizzativa e di gestione delle priorità.
• Voglia di imparare e di crescere nel ruolo.
• Flessibilità negli orari durante le campagne di raccolta.
• Contratto a tempo determinato, full time, con possibilità di trasformazione a tempo indeterminato in caso di buon inserimento nel contesto aziendale.
• Retribuzione commisurata all’esperienza del candidato.
• Formazione e affiancamento iniziale sulle procedure aziendali.
• Inserimento in un team dinamico, in un settore in cui si impara rapidamente.