Administrative Manager

In Aeve cerchiamo un Administrative Manager organizzato, preciso e proattivo, che supporti le attività quotidiane dell’azienda garantendo efficienza e coordinamento. La persona che cerchiamo si occuperà di tutta la gestione amministrativa, della gestione della contabilità aziendale e della cura dei rapporti con fornitori, clienti e collaboratori esterni, contribuendo alla gestione ordinaria delle operazioni aziendali. Il ruolo prevede anche compiti di segreteria generale, come la gestione della corrispondenza, l’organizzazione di riunioni e trasferte, e il mantenimento di una documentazione ordinata e aggiornata. Cerchiamo qualcuno con buone capacità relazionali, attenzione ai dettagli e attitudine a lavorare in modo autonomo e strutturato, in un ambiente dinamico e in crescita. Responsabilità principali Gestire la contabilità generale e le scritture di prima nota. Registrare il flusso attivo e passivo (anche estero), incassi e pagamenti, liquidazioni Iva mensili e periodiche. Aggiornare gli scadenziari fornitori e clienti e monitorare i flussi di cassa. Supportare il commercialista nella chiusura di bilancio (infrannuale e annuale). Archiviare e mantenere ordinata la documentazione contabile e amministrativa. Gestire i rapporti amministrativi con fornitori (ordini, solleciti, pagamenti). Supportare la fatturazione verso clienti e il recupero crediti. Curare la comunicazione e la documentazione verso collaboratori esterni (contratti, compensi, note spese). Garantire la corretta gestione amministrativa dei flussi informativi interni ed esterni. Collaborare con la direzione e le altre funzioni aziendali nella pianificazione delle attività amministrative. Coordinarsi con consulenti esterni (commercialisti, consulenti del lavoro, banche, enti pubblici). Gestire la corrispondenza e le comunicazioni amministrative. Curare la corretta archiviazione digitale e cartacea della documentazione. Verificare la conformità delle pratiche amministrative alle policy aziendali. Requisiti Conoscenza dei principi di contabilità generale e partita doppia. Esperienza nella registrazione di fatture attive e passive (anche estere), prima nota, riconciliazioni bancarie e gestione scadenziari. Capacità di gestione amministrativa ordinaria: pratiche burocratiche, archiviazione documenti, anagrafiche, supporto alla reportistica interna. Conoscenza base della normativa IVA Italia ed Estera e degli adempimenti fiscali ordinari (LiPe, modelli F24, autofatturazione acquisti esteri, ecc.). Capacità di collaborare con il commercialista per la corretta contabilizzazione delle operazioni Iva e di Prima Nota. Buona padronanza di Excel e di almeno un gestionale amministrativo-contabile (es. Dynamics 365, Zucchetti, TeamSystem, Passepartout, SAP o simili). Familiarità con strumenti digitali di fatturazione elettronica e protocollo documentale. Autonomia nell’elaborare le chiusure mensili Iva. Competenza nell’elaborazione di report economici e gestionali di base. Attenzione ai dettagli e precisione nella gestione dei dati contabili. Ottime capacità organizzative e di gestione delle priorità. Buone doti comunicative e relazionali, in particolare nel rapporto con clienti, fornitori e colleghi. Attitudine al lavoro di squadra e alla comunicazione chiara con le altre funzioni aziendali (tecnica, commerciale, direzione). Riservatezza, affidabilità e rispetto delle scadenze. Nice to have Esperienza pregressa in contesti aziendali strutturati o studi professionali. Conoscenza di base della contabilità analitica e del controllo di gestione. Familiarità con le procedure di rendicontazione progetti. Nozioni di paghe e contributi, o collaborazione con studi esterni del personale. Conoscenza di strumenti digitali collaborativi (Microsoft 365, CRM). Precisione e metodo nel trattamento dei dati sensibili. Cosa Offriamo Flessibilità e attenzione all’equilibrio tra vita lavorativa e personale. Ambiente orientato al benessere dei collaboratori e alla valorizzazione dei talenti. RAL commisurata all’esperienza e alle competenze maturate. Inserimento in un team giovane, dinamico e appassionato. L’opportunità di lavorare su prodotti ad alto valore tecnologico e in costante evoluzione. Un ambiente in cui la formazione continua e la crescita professionale sono incoraggiate e sostenute. Grandi possibilità di sviluppo di carriera, in una realtà in forte espansione. Premi e riconoscimenti legati ai risultati e al contributo individuale. La possibilità concreta di lasciare il proprio segno nello sviluppo della crescita aziendale e nella creazione di prodotti innovativi. Modalità di Candidatura Se pensi di avere le competenze e la motivazione giuste per entrare a far parte del team di Aeve, inviaci il tuo curriculum aggiornato e una breve lettera di presentazione in cui racconti chi sei e cosa ti appassiona. Il nostro processo di selezione prevede alcuni step chiari e trasparenti: Colloquio conoscitivo – una breve call per conoscerci reciprocamente e capire se condividiamo la stessa visione. Colloquio tecnico – un incontro di approfondimento sulle competenze. Incontro finale / colloquio HR – dedicato alla valutazione dell’allineamento con la cultura aziendale e alla definizione dei dettagli contrattuali. Ti contatteremo personalmente se il tuo profilo sarà in linea con la posizione. Per informazioni sulla nostra privacy policy e sulla gestione dei vostri dati personali potete trovare maggiori informazioni qui: Contratto di lavoro: Tempo pieno, Tempo indeterminato Retribuzione: €25.000,00 - €35.000,00 all'anno Benefit Bevande gratis Mensa aziendale Orario flessibile Parcheggio libero Supporto allo sviluppo professionale Lingua Inglese (Preferenziale) #J-18808-Ljbffr