Administrative Manager

In Aeve cerchiamo un Administrative Manager organizzato, preciso e proattivo, che supporti le attività quotidiane dell'azienda garantendo efficienza e coordinamento. La persona che cerchiamo si occuperà di tutta la gestione amministrativa, della gestione della contabilità aziendale e della cura dei rapporti con fornitori, clienti e collaboratori esterni, contribuendo alla gestione ordinaria delle operazioni aziendali.

Il ruolo prevede anche compiti di segreteria generale, come la gestione della corrispondenza, l'organizzazione di riunioni e trasferte, e il mantenimento di una documentazione ordinata e aggiornata. Cerchiamo qualcuno con buone capacità relazionali, attenzione ai dettagli e attitudine a lavorare in modo autonomo e strutturato, in un ambiente dinamico e in crescita.

Responsabilità principali

• Gestire la contabilità generale e le scritture di prima nota.
• Registrare il flusso attivo e passivo (anche estero), incassi e pagamenti, liquidazioni Iva mensili e periodiche.
• Aggiornare gli scadenziari fornitori e clienti e monitorare i flussi di cassa.
• Supportare il commercialista nella chiusura di bilancio (infrannuale e annuale).
• Archiviare e mantenere ordinata la documentazione contabile e amministrativa.
• Gestire i rapporti amministrativi con fornitori (ordini, solleciti, pagamenti).
• Supportare la fatturazione verso clienti e il recupero crediti.
• Curare la comunicazione e la documentazione verso collaboratori esterni (contratti, compensi, note spese).
• Garantire la corretta gestione amministrativa dei flussi informativi interni ed esterni.
• Collaborare con la direzione e le altre funzioni aziendali nella pianificazione delle attività amministrative.
• Coordinarsi con consulenti esterni (commercialisti, consulenti del lavoro, banche, enti pubblici).
• Gestire la corrispondenza e le comunicazioni amministrative.
• Curare la corretta archiviazione digitale e cartacea della documentazione.
• Verificare la conformità delle pratiche amministrative alle policy aziendali.

Requisiti

• Conoscenza dei principi di contabilità generale e partita doppia.
• Esperienza nella registrazione di fatture attive e passive (anche estere), prima nota, riconciliazioni bancarie e gestione scadenziari.
• Capacità di gestione amministrativa ordinaria: pratiche burocratiche, archiviazione documenti, anagrafiche, supporto alla reportistica interna.
• Conoscenza base della normativa IVA Italia ed Estera e degli adempimenti fiscali ordinari (LiPe, modelli F24, autofatturazione acquisti esteri, ecc.).
• Capacità di collaborare con il commercialista per la corretta contabilizzazione delle operazioni Iva e di Prima Nota.
• Buona padronanza di Excel e di almeno un gestionale amministrativo-contabile (es. Dynamics 365, Zucchetti, TeamSystem, Passepartout, SAP o simili).
• Familiarità con strumenti digitali di fatturazione elettronica e protocollo documentale.
• Autonomia nell'elaborare le chiusure mensili Iva.
• Competenza nell'elaborazione di report economici e gestionali di base.
• Attenzione ai dettagli e precisione nella gestione dei dati contabili.
• Ottime capacità organizzative e di gestione delle priorità.
• Buone doti comunicative e relazionali, in particolare nel rapporto con clienti, fornitori e colleghi.
• Attitudine al lavoro di squadra e alla comunicazione chiara con le altre funzioni aziendali (tecnica, commerciale, direzione).
• Riservatezza, affidabilità e rispetto delle scadenze.

Nice to have

• Esperienza pregressa in contesti aziendali strutturati o studi professionali.
• Conoscenza di base della contabilità analitica e del controllo di gestione.
• Familiarità con le procedure di rendicontazione progetti.
• Nozioni di paghe e contributi, o collaborazione con studi esterni del personale.
• Conoscenza di strumenti digitali collaborativi (Microsoft 365, CRM).
• Precisione e metodo nel trattamento dei dati sensibili.

Cosa Offriamo

• Flessibilità e attenzione all'equilibrio tra vita lavorativa e personale.
• Ambiente orientato al benessere dei collaboratori e alla valorizzazione dei talenti.
• RAL commisurata all'esperienza e alle competenze maturate.
• Inserimento in un team giovane, dinamico e appassionato.
• L'opportunità di lavorare su prodotti ad alto valore tecnologico e in costante evoluzione.
• Un ambiente in cui la formazione continua e la crescita professionale sono incoraggiate e sostenute.
• Grandi possibilità di sviluppo di carriera, in una realtà in forte espansione.
• Premi e riconoscimenti legati ai risultati e al contributo individuale.
• La possibilità concreta di lasciare il proprio segno nello sviluppo della crescita aziendale e nella creazione di prodotti innovativi.

Modalità di Candidatura

Se pensi di avere le competenze e la motivazione giuste per entrare a far parte del team di Aeve, inviaci il tuo curriculum aggiornato e una breve lettera di presentazione in cui racconti chi sei e cosa ti appassiona.

Il nostro processo di selezione prevede alcuni step chiari e trasparenti:

• Colloquio conoscitivo – una breve call per conoscerci reciprocamente e capire se condividiamo la stessa visione.
• Colloquio tecnico – un incontro di approfondimento sulle competenze.
• Incontro finale / colloquio HR – dedicato alla valutazione dell'allineamento con la cultura aziendale e alla definizione dei dettagli contrattuali.

Ti contatteremo personalmente se il tuo profilo sarà in linea con la posizione.

Contratto di lavoro: Tempo pieno, Tempo indeterminato

Retribuzione: €25.000,00 - €35.000,00 all'anno

Benefit:

• Bevande gratis
• Mensa aziendale
• Orario flessibile
• Parcheggio libero
• Supporto allo sviluppo professionale

Lingua:

• Inglese (Preferenziale)