Istruttore amministrativo – Servizi all’utenza e controllo dei servizi

Il nostro Cliente
- casa di riposo pubblica (IPAB) che fornisce assistenza sociosanitaria a persone anziane e non autosufficienti
- ricerca un Istruttore Amministrativo addetto alla Gestione degli ingressi e della lista d’attesa Una delle principali aree di attivit riguarda la gestione amministrativa e organizzativa del percorso di ingresso degli ospiti. La figura individuata curer il primo contatto con gli utenti e i familiari, fornendo le informazioni relative ai servizi dell’Istituto e alla documentazione necessaria, collaborer all’organizzazione dei colloqui pre-ingresso, provveder alla raccolta e alla verifica della documentazione e all’inserimento e aggiornamento dei dati nei sistemi gestionali dell’Ente, compreso CBA. Particolare rilievo assume il presidio continuativo della lista d’attesa. La posizione prevede la verifica del Registro Unico di Residenzialit (RUR) e degli ulteriori strumenti utilizzati dall’Istituto, il costante aggiornamento dello stato delle candidature, il monitoraggio dell’avvenuto contatto con utenti e familiari e la verifica dello stato di avanzamento delle singole pratiche e della relativa documentazione. L’attivit sar svolta in stretto raccordo con gli Assistenti Sociali e con i referenti dei nuclei, al fine di garantire una tempestiva organizzazione degli ingressi e di supportare l’individuazione dei possibili inserimenti in relazione ai posti letto disponibili e alle caratteristiche degli utenti. Restano di competenza delle professionalit preposte le valutazioni di natura sociale, sanitaria e assistenziale. Alla figura amministrativa compete il presidio del processo sotto il profilo organizzativo e procedurale, con particolare attenzione alla prevenzione di ritardi derivanti da mancati contatti, documentazione incompleta, mancato aggiornamento delle pratiche o assenza dei necessari solleciti. L’attivit è finalizzata anche a concorrere al mantenimento di un elevato tasso di occupazione della struttura, attraverso una gestione sistematica, tempestiva e proattiva della lista d’attesa e delle procedure di ingresso. Controllo dei servizi esternalizzati La seconda principale area di attivit riguarda il monitoraggio operativo dei servizi affidati a soggetti esterni. La posizione prevede, in particolare, attivit di controllo riferite ai servizi di pulizia, ristorazione, lava-nolo e guardaroba e ai servizi socio-assistenziali affidati a cooperative, oltre ad eventuali ulteriori servizi che potranno essere ricondotti alla funzione. L’attivit comprende la verifica del regolare svolgimento dei servizi, il controllo della conformit alle procedure e alle indicazioni organizzative dell’Istituto, la rilevazione e la documentazione di anomalie e non conformit , nonché la gestione dei rapporti operativi con i referenti delle ditte affidatarie. La figura dovr assicurare il monitoraggio delle criticit rilevate sino alla loro definizione, richiedendo, ove necessario, l’adozione di interventi correttivi e verificandone la concreta attuazione. Fornir , inoltre, supporto nella gestione delle contestazioni e degli adempimenti conseguenti, nonché nell’eventuale applicazione delle penali contrattualmente previste, nel rispetto delle attribuzioni proprie del RUP, del DEC e degli ulteriori soggetti coinvolti nella fase di esecuzione dei contratti. È richiesto un sistematico monitoraggio delle problematiche rilevate, accompagnato da una puntuale rendicontazione sull’andamento dei servizi e sull’esito degli interventi intrapresi. Gestione del servizio guardaroba e lava-nolo La posizione comprende il presidio diretto del servizio di guardaroba e lava-nolo, attivit di particolare rilevanza in considerazione del suo impatto sulla qualit percepita dagli ospiti e dai familiari. Le attivit comprendono la gestione dei rapporti con il referente della ditta affidataria, la presa in carico delle segnalazioni provenienti dai nuclei, il controllo delle consegne, il monitoraggio delle anomalie relative alla gestione dei capi, la verifica della documentazione riferita al servizio, l’effettuazione di controlli a campione sulle quantit consegnate e la predisposizione degli ordini periodici. Particolare attenzione dovr essere assicurata alla tempestiva presa in carico delle problematiche rappresentate da ospiti, familiari e reparti, nonché alla successiva verifica della loro effettiva risoluzione. Attivit amministrative trasversali La posizione comprende, inoltre, lo svolgimento di istruttorie e attivit amministrative di carattere trasversale. Nell’ambito della gestione dei reclami, la figura provveder alla raccolta delle informazioni e della documentazione necessarie, all’acquisizione dei riscontri da parte dei servizi interessati e alla ricostruzione degli elementi di fatto, fornendo supporto alla predisposizione del riscontro e, ove necessario, alla gestione dei rapporti con utenti e familiari. Con riferimento ai sinistri, curer la raccolta e l’organizzazione della documentazione, i rapporti operativi con il perito, i