General Administration and Entity Assistant
2 giorni fa
REF:
- DETECTIONEMEA01919- DIVISION:
- Smiths Detection- JOB FUNCTION:
- Administration SecretarialChi siamoDescrizione del lavoro
- Assicurare l’efficienza dei servizi agli interlocutori interni di tutti i reparti, gestire le attività di amministrazione generale, collaborare con i consulenti aziendali; interfacciarsi con la casa madre per le reportistica richiesta, fornire supporto amministrativo e di segreteria al management aziendale e di utilizzare giudizio e iniziativa indipendenti per pianificare, organizzare e coordinare i programmi e le attività dell'ufficio e dei vari reparti.**Responsibilities**:
- Sviluppare, coordinare e mantenere procedure generali d'ufficio per i registri e i documenti relativi alle operazioni dipartimentali/divisionali.
- Stabilisce e mantiene file, materiali e informazioni riservati.
- Pianifica e coordina appuntamenti, conferenze, riunioni e mantiene il calendario degli appuntamenti per il capo dipartimento e/o il dirigente.
- Pianifica e organizza viaggi e prenotazioni, nazionali e internazionali, e prepara rendiconti delle spese di viaggio.
- Esamina e distribuisce la corrispondenza in arrivo al capo dipartimento, al dirigente e/o ai membri dello staff.
- Svolge mansioni amministrative di routine ma specializzate relative alle operazioni dipartimentali, tra cui ricerca dati, stesura di relazioni, coordinamento di eventi speciali e sviluppo e manutenzione di sistemi di tracciamento per le spese di bilancio.
- Ricerca e completa una varietà di documenti riguardanti questioni relative al personale e operazioni dipartimentali, coordinando le attività con altri dipartimenti, se del caso, e assicurando l'invio tempestivo al dipartimento appropriato per l'elaborazione.
- In modo indipendente, scrive lettere, promemoria e altre comunicazioni scritte su questioni di routine.
- Modifica e corregge i materiali scritti per garantire il formato, l'ortografia, la punteggiatura, la sintassi e la grammatica corretti.
- Prepara la corrispondenza, come lettere, promemoria, relazioni e altri materiali su una varietà di argomenti generali e tecnici da bozze e altre fonti.
- Come assegnato, acquista e gestisce l'inventario delle forniture per ufficio; riceve le ricevute di cassa e amministra il budget e le relazioni correlate.
- Altri compiti assegnati.
- Redige il programma di informazione e formazione dei lavoratori e si incarica della sua attuazione ( in particolare per 81/08 e ISO )
- Gestisce il calendario di scadenza dei permessi e ne redige le richieste per emissione ex-novo e rinnovi permessi porti e aeroporti
- Gestisce l’acquisto dei DPI e ne mantiene le liste aggiornate con indicazione delle quantità consegnate per ogni singolo dipendente, gestisce ed archivia le dichiarazioni di consegna.
- Ordini di acquisto in SAP beni e servizi (amministrazione generale)
- Gestisce i consulenti per H&S
- Assiste l’attività HR per gestione nuovi inserimenti ed uscite di dipendenti
- Gestisce i contratti di leasing, affitto e di gestione del facility per le varie sedi inclusi contratti di pulizia e fornitura di acqua caffe e distributori automatici.
- Ricevere le chiamate in entrata, le richieste ed i reclami
- Produzione offerte e quotazioni tecnico commerciali per l’area service
- Gestione Polizze Assicurative e rapporti con Brokers assicurativi aziendali
- Gestione parco auto e rapporti con società di Leasing
- Gestione rapporti con consulenti e partner ed elaborazione dati che li riguardano
- Organizzazione viaggi, meeting aziendali, prenotazione voli, alberghi e auto
- Attività di segreteria per il General Manager
- Acquisti materiale di cancelleria
- Gestione piccola cassa
- Provvede alla qualifica e valutazione dei fornitori, unitamente a GQ
- Fornisce assistenza telefonica ai clienti ed analizza i reclami
- Copre i tasks del communication Champion per il gruppo e si occupa dell’organizzazione degli eventi aziendali incluse team meeting, global meeting, fiere ed eventi in Generale
Svolge inoltre:
- Attività di gestione delle verifiche del Collegio Sindacale e delle verifiche dell’organismo di vigilanza ai sensi della 231
- Supporto e gestione di eventuali visite ispettive
Responsabilità:
- Amministrativa interna
The Individual
Technical Knowledge and Skills:
- Diploma di scuola superiore o laurea in istruzione generale
- Conoscenza base sulla contrattualistica
- Buon uso del pc and windows XP e NT
- Flessibilità sull’orario di lavoro
- SAP & Salesforce
- Competenze avanzate nell'utilizzo della suite MS Office preferibile buone skills MS XCL
- Possibili competenze in utilizzo di PowerBi
- Principi e metodi avanzati di corrispondenza aziendale e preparazione di report.
- Metodi avanzati di tenuta dei registri.
- Capacità di lavorare in modo indipendente, esercitare un buon giudizio nel prendere decisioni e nello svolgere i compiti assegnati.
- Capacità di eseguire più attività dettagliate e simultanee spesso in tempi ristretti e/o in un ambiente di frequ
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General Manager Assistant
4 giorni fa
Milano, Italia NCR Atleos A tempo pienoJob Description GM Assistant: Key Responsibilities The GM Assistant is responsible to manage in autonomy the following activities: Support: Full time ( 8h a day) Support to GM to manage: - Assist GM in daily activities.- Manage Key Legal Entity activities with External Third Party eg. like: EY (Financial Statement, Fiscal, Import/Export, Agenzia delle...
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General Manager Assistant
2 giorni fa
Milano, Italia Ncr Atleos A tempo pienoJob Description GM Assistant:Key ResponsibilitiesThe GM Assistant is responsible to manage in autonomy the following activities:Support: Full time ( 8h a day)Support to GM to manage:- Assist GM in daily activities.- Manage Key Legal Entity activities with External Third Party eg.like: EY (Financial Statement, Fiscal, Import/Export, Agenzia delle Entrate),...
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General Administration And Accountant Italy
4 giorni fa
Milano, Italia Dassault Systèmes A tempo pienoAre you highly motivated, driven to achieve goals, team-oriented, ready to take advantage of unique opportunities and dedicated to customer satisfaction?Then you have come to the right place!Joining our international team in Milan, you will take the role of General Administration and Accounting for Italy, supporting finance and administrative matters, having...
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Assistant Sales and Marketing
23 minuti fa
Milano, Italia Page Personnel Italia A tempo pienoProvide Sales & Marketing support related to events, internal meetings and contract management. Key Responsibilities: - Coordination of education events with general supervision - Grant requests, tracking - Communication with HCPs being aware of Medtech compliance - invitations, travelling arrangements - Administration of sponsorships - Event logistics -...
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Hr Administration Assistant
4 giorni fa
Milano, Italia Dentsu Aegis Network A tempo pienoTo strengthen our HR administration team, we are looking for someone to join on a fixed-term contract of 7-12 months.Job Title:HR Administration Assistant**Job Description**:Role purpose:To strengthen our HR administration team, we are looking for someone to join on a fixed-term contract of 7-12 months.**Responsibilities**:- Supports the monthly payroll from...
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Milano, Italia Plu Top Assistant Gmbh A tempo pienoPLU is the German market leader in relieving executives and an innovative and agile company with projects across Germany & remotely. In 2025 we are expanding our services and offer Nearshore Experts to the market. In this case, it doesn't matter where you live; what counts is your performance and your passion for second-line management as a Top Project...
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milano, Italia PLU Top Assistant GmbH A tempo pienoPLU is the German market leader in relieving executives and an innovative and agile company with projects across Germany & remotely. In 2025 we are expanding our services and offer Nearshore Experts to the market. In this case, it doesn't matter where you live; what counts is your performance and your passion for second-line management as a Top Project...
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milano, Italia PLU Top Assistant GmbH A tempo pienoPLU is the German market leader in relieving executives and an innovative and agile company with projects across Germany & remotely. In 2025 we are expanding our services and offer Nearshore Experts to the market. In this case, it doesn't matter where you live; what counts is your performance and your passion for second-line management as a Top Project...
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Technical Administration Assistant
4 giorni fa
Milano, Italia Mytilineos A tempo pienoAt **MYTILINEOS**, we are catalysts for a sustainable future, leading the green energy transition with innovative solutions while being a reference point for competitive green metallurgy.Our global presence covers two business Sectors: Energy and Metallurgy.With a consolidated yearly turnover of €6.3 billion and a workforce of over 5,500 dedicated...
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Milano, Italia Plu Top Assistant Gmbh A tempo pienoPLU is the German market leader in relieving executives and an innovative and agile company with projects across Germany & remotely.In 2025 we are expanding our services and offer Nearshore Experts to the market.In this case, it doesn't matter where you live; what counts is your performance and your passion for second-line management as a Top Project Office...
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Milano, Italia PLU Top Assistant GmbH A tempo pienoPLU is the German market leader in relieving executives and an innovative and agile company with projects across Germany & remotely. In 2025 we are expanding our services and offer Nearshore Experts to the market. In this case, it doesn't matter where you live; what counts is your performance and your passion for second-line management as a Top Project...
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Milano, Italia Plu Top Assistant Gmbh A tempo pienoPLU is the German market leader in relieving executives and an innovative and agile company with projects across Germany & remotely.In 2025 we are expanding our services and offer Nearshore Experts to the market.In this case, it doesn't matter where you live; what counts is your performance and your passion for second-line management as a Top Project Office...
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Junior Admin Assistant
4 giorni fa
Milano, Italia Nxp Semiconductors A tempo pienoShe/he will support the Executive Assistant in the office admin tasks.**Tasks**:- General administration support- Support Office Management needs: schedule meeting, help in arranging business trip, expense reports- Support Employees or Customers meetings: arrange catering, taxi, hotel- Take care of general Office services (coffee, water, stationary, etc.)-...
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Financial Controller
1 settimana fa
Milano, Lombardia, Italia Just Eat Takeaway A tempo pienoAbout the RoleWe are seeking an experienced Financial Controller to join our dynamic team in Italy.The ideal candidate will have a strong background in accounting and financial management, with experience in period-end close processes, reconciliations, and financial statement preparation.Key Responsibilities:Support period end close processes and ensure...
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Junior Hr Administration Assistant
4 giorni fa
Milano, Italia Mentor & Faber Srl A tempo pienoSettore: EditoriaFascia dipendenti: 150-200**Posizione**:Ricerchiamo un** Junior HR Administration Assistant** per un'azienda con sede a Milano, attiva nel settore EditoriaAll'interno del reparto risorse umane, la risorsa fornirà supporto per tutte le **pratiche amministrative HR**, supporterà i dipendenti relativamente a **norme aziendali** e **politiche...
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Office And General Services Assistant
4 giorni fa
Milano, Italia Mint A tempo pieno**MINT** is a high-growth Mad-Tech SaaS company based in Milan, Italy with operations across Europe, Latin America, and the UK.Our platform provides advertisers with a tool to manage all media investments across various AdTech and media platforms within a single solution and with a multichannel perspective.**The Role**As a Office and General Services...
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HR Payroll and Administration Specialist
24 ore fa
Milano, Italia Chubb INA Holdings Inc. A tempo pienoDo you have experience working in an HR Administration or HR Support role? We are the one of the largest insurers in the world with offices in 54 countries, excellent employee benefits and an engaging working culture! **Reporting to the local HR manager, you will look after**: Payslips Pension funds Ticket restaurants Relation with the payroll...
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Assistant To The General And Structural Works
4 giorni fa
Milano, Italia E.S.A. Engineering A tempo pienoSpirit of collaboration, enhancement of individual skills and multidisciplinarity are our values.The combined skills and personality of our professionals allows us to create innovative and customized solutions for our clients.More than 90% of our employees have a degree and it is their acquired experience that plays the most important role in the company's...
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Administrative Assistant
2 ore fa
Milano, Italia Ocean Trax A tempo pienoAbout The Role The Administration Assistant is responsible for supporting our fantastic team. Broadly speaking, your duties will include: Checking documents received from clients Drafting forms and letters Preparing reports Updating the client database About You The key skills and behaviors that make a truly great Administration Assistant, and what we...
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Assistant General Manager
1 settimana fa
Milano, Italia Hines A tempo pienoOverview:When you join Aparto (an affiliate of Hines), you will work alongside innovative leaders who set the standards responsible for our reputation as an industry leader today, and you'll be a part of shaping our future in the years to come.**Responsibilities**:As an Assistant General Manager with Aparto (an affiliate of Hines), you will play a critical...
