Office Administrator

**Location**:Italy, La Spezia

**Job category**:Facilities and Security

**Language**:Italian

Siamo alla ricerca di un/a ambizioso/a Office Administrator che sia disposto/a a supportare l'azienda a operare giorno per giorno in modo che i lavoratori possano esprimere al massimo le loro capacità. Se hai un atteggiamento positivo e sei in grado di operare in un ambiente dinamico, abbiamo il lavoro perfetto per te

**Cosa offriamo**
- Cultura aziendale internazionale basata sull’equilibrio tra lavoro e vita privata
- Ambiente di lavoro stimolante, che favorisce le relazioni interpersonali ed incentiva le collaborazioni tra colleghi
- Formazione continua e valutazioni con riconoscimento dell’impegno
- Contratto part time 20 ore settimanali in somministrazione

**Cresci in Transcom nel ruolo di Office Administrator per il nostro sito di La Spezia**

L’Office Administrator ha la responsabilità di gestire le risorse materiali rientranti nella propria area di competenza, occupandosi di amministrazione generale, manutenzione del Sito, interfacciandosi con i fornitori esterni, effettuando gli ordini, controllando i budget di spesa e la fatturazione degli acquisti in linea con la procedura stabilita fornendo il necessario supporto alle Operations e alle Risorse Umane. Tra le sue Responsabilità:

- Gestione fornitori.
- Gestire le richieste di manutenzione ed effettuare le revisioni necessarie.
- Controllo scorte e fornitura.
- Coordinare i processi di realizzazione e gli ampliamenti del Sito.
- Collaborazione alla preparazione di eventi aziendali.
- Avere il controllo degli impianti degli uffici, verificandone il buon funzionamento e assicurando che gli ambienti siano adeguatamente attrezzati.
- Coordinare gli adempimenti connessi alla salute e sicurezza negli ambienti di lavoro.
- Eseguire le procedure bancarie richieste per gestire la piccola cassa.
- Gestire a livello amministrativo i documenti generati nei processi di fatturazione in coordinamento con il Finance, seguendo le procedure stabilite.

Reception (laddove richiesto)
- Gestione dell'intera area della reception.
- Prenotazione sale riunioni per tutti i reparti.
- Organizzare servizi di corriere quando necessario.
- Rispondere alle chiamate ricevute dal centralino e relativa gestione delle richieste.
- Ricevere e partecipare alle visite al Sito.
- Ricevere, classificare e distribuire tutta la corrispondenza ricevuta, controllare e monitorare la corrispondenza inviata e gestire la posta interna.
- Svolgere la gestione amministrativa della documentazione elaborata, in linea con le procedure stabilite.
- Predisposizione e gestione dei badge di riconoscimento per dipendenti, collaboratori ed ospiti.
- Gestione dei parcheggi, controllo, prenotazione e monitoraggio, in linea con il processo definito in ogni Sito.

Coordinamento di viaggio (laddove richiesto)
- Agire come punto di contatto per le questioni relative all'organizzazione dei viaggi e le regole della politica di viaggio dell'Azienda, assistendo i dipendenti in caso di problemi o preoccupazioni relative ai viaggi, assicurando le migliori tariffe.
- Agire per garantire un'organizzazione del viaggio sicura ed efficiente, in conformità con le politiche e le linee guida della Società.
- Curare la reportistica di viaggio quando richiesto.
- Eseguire progetti speciali e incarichi quando richiesto.

**Qualifiche e capacità**
- Studi minimi: Diploma o formazione professionale avanzata in Abilità di Segreteria o Accoglienza.
- Formazione specifica e/o esperienza lavorativa in ambito Amministrativo/Gestione Uffici e/o Clienti/Servizi Generali
- Office package (Word/Excel/PowerPoint): Livello intermedio
- Google Apps: Livello intermedio
- E-mail Communication: Livello intermedio.
- L'esperienza pregressa nelle soluzioni dei sistemi informativi HR (IS) è un vantaggio
- Inglese B2
- Ottime capacità comunicative
- Ottime capacità di pianificazione e progettazione
- Adattabilità e flessibilità
- Ottime capacità di lavorare in team

**Informazioni su Transcom**
- Transcom è una delle principali società globali di customer experience e fornisce servizi di assistenza clienti, vendita, supporto tecnico e gestione del credito attraverso la nostra vasta rete di contact center e operatori in work-at-home. Siamo 30.000 specialisti customer experience in 85 contact center in 27 paesi, fornendo servizi in 33 lingue a marchi internazionali in vari settori verticali. In Transcom prendiamo sul serio gli impegni verso i clienti e verso noi stessi. Ogni giorno accogliamo nuovi talenti, coltiviamo il loro potenziale per far fronte alle skills del futuro. Siamo instancabili, amiamo il gioco di squadra e ci supportiamo l'un l'altro. Inguaribili ottimisti, promuoviamo il cambiamento nei team e nelle comunità in cui operiamo. In Transcom siamo così. Sei benvenuto, sin dal primo istante, così come sei. Non c'è limite a ciò che possiamo costruire insieme._

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