General Services Assistant

_**About us**_

DEC - Dynamic Environmental Corporation S.p.A., è fornitore globale di sistemi di controllo di emissioni industriali di COV e HAP per il confezionamento nei settori farmaceutico, alimentare, chimico e petrolchimico, nonché leader nello sviluppo sostenibile, la cui mission è creare tecnologie al servizio dell’eco-sostenibilità.
- **Introduzione**_

Come mansione principale ha quella di gestire gli spazi di lavoro (es. Sale Riunioni, Area break, Uffici), i servizi (es. Reception e Accoglienza, Centralino, Auto Aziendali), approvvigionamenti GU e supervisione del corretto funzionamento delle attrezzature Generali Ufficio GU (es. monitor sale riunioni, stampanti, macchina caffè);
Si occuperà inoltre di supportare nell’ organizzare viaggi di lavoro complessi e di gruppo, dal preventivo alla gestione degli imprevisti, con prenotazioni di hotel, voli, noleggio auto o mezzi di trasporto speciali, rilascio visti per quei Paesi che lo richiedono all’ingresso.

DEC è caratterizzata da un clima **collaborativo**, **motivante** e **meritocratico**.
- **Inquadramento**_
- _Reparto: _ _**General Services Supplier**_
- _Funzione: _ _**General Services Supplier Assistant **_
- _Tipologia contrattuale:_ _**Stage Extracurriculare - 6 mesi (rinnovabile)**_
- _Indennità di partecipazione: _**500 € mensili**_
- _Buoni Pasto:_ _**Sì -Elettronici **_
- _Orario di lavoro: _ _**Lunedì÷Venerdì - 09:00÷13:00 - **_ _**14:00÷18:00**_
- _Sede di lavoro:_ _**Lainate (MI)**_
- **Tasks and Accountabilities (Responsabilità ed Attività Principali)**_
- Registrare/monitorare gli ingressi degli ospiti (clienti, fornitori, personale esterno), assicurandosi che le procedure legate ad accoglienza e partenza degli ospiti siano nel totale nel rispetto delle regole interne;
- Accogliere gli ospiti, dall'arrivo alla partenza, con cortesia e attenzione (e.g. servendo caffè, acqua, etc.), instaurando una relazione cordiale e personalizzata;
- Preparare, mantenendo ordinate e pulite, le diverse sale riunioni (direzionali ed operative);
- Gestione e smistamento chiamate su centralino, appuntando tutte le chiamate ricevute e notificando ai destinatari le telefonate ricevute;
- Gestire e verificare i materiali di cancelleria e consumabili, attraverso inventari logici e fisici, garantendo il contenimento o la minimizzazione delle scorte, con pianificazione degli ordini e riordini dei materiali;
- Organizzare il vestiario ed i DPI del personale interno, attraverso inventari logici e fisici, garantendo il contenimento o la minimizzazione delle scorte, interfacciandosi con la funzione Quality Assurance (QEHS) per le tematiche legate ai DPI ed alle normative applicabili;
- Organizzazione delle trasferte in tutto il mondo del personale dipendente e non (prenotazioni hotel, aerei, trasporti, gestione visti, etc.);
- Monitorare e seguire le richieste manutenzione sede, con particolare attenzione e registrazione degli ingressi e movimentazione interna uffici di personale addetto a tali lavori;
- Tenere ordinate le auto aziendali e le monitorare le relative scadenze amministrative (e.g. tagliandi, cambio gomme, autolavaggio, assegnazioni al personale, etc.);
- Trasferire il personale agli aereoporti (MXP/LIN/BGY) e FFSS Milano Centrale e viceversa;
- Archiviazione documentazione (verifica docs, scansione, rilegatura, etc.);
- Stesura corrispondenza e documentazione, incluse traduzioni di docs (ITA-ENG / ENG-ITA);
- Gestione piccoli trasporti, con corriere espresso e supporto all'ufficio PLD;
- Commissioni varie fuori ufficio (CCIA, Poste, consegna docs, etc.);
- Partecipare come standista presso fiere ed eventi, sia nazionali che internazionali (mondo);
- Provvede a mantenere pulito ed ordinato il proprio posto di lavoro;
- Proporre interventi di miglioramento, a livello procedurale ed informatico, dell'intero processo GSD;
- Definizione e monitoraggio dei KPI (Key Performance Indicators) per le aree di competenza.
- **Hard Skills (competenze tecniche e professionali)**_
- _Diploma di istruzione secondaria superiore (preferibilmente ad indirizzo tecnico o economico). _
- _esperienza pregressa in ruoli simili o equivalenti (_**0÷2 anni**_)._
- _competenza in _**lingua Italiana**_ _equivalente al livello C1 o essere Madrelingua Italiana;_
- _buona conoscenza della _**lingua Inglese**_ _- _**CEFR=Bx/Cx**_ _(comprensione, parlato, scritto = livello autonomo);_
- _Buona/Ottima conoscenza della suite MS Office (Word, Excel, Powerpoint) o della suite Google Workspace (Sheet, Docs, Presentation, Mail );_
- Disponibilità a viaggi e/o trasferte;
- Essere disponibile ad effettuare lavoro straordinario, secondo le esigenze che saranno indicate dall'Azienda, alle condizioni previste dal CCNL vigente;
- **Soft Skills (capacità relazionali e comportamentali)**_
- _maturità, pazienza, buona educazione e rispetto verso i colleghi e verso i Clienti;_
- _affidabilità, determinazione, pro-attività, entusiasmo, flessibilità, dinamicità;_
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