General Services Assistant

_**About us**_

**DEC** - Dynamic Environmental Corporation S.p.A. è fornitore globale di sistemi di controllo di emissioni industriali di COV e HAP per il confezionamento nei settori farmaceutico, alimentare, chimico e petrolchimico, nonché leader nello sviluppo sostenibile, la cui mission è creare tecnologie al servizio dell’eco-sostenibilità.
- **Introduzione**_

Per il rafforzamento e riorganizzazione della nostra struttura - **GENERAL SERVICES DEPARTMENT**:
DEC è caratterizzata da un clima **collaborativo**, **motivante** e **meritocratico**.
- **Tasks and Accountabilities (Responsabilità ed Attività Principali)**_
- gestione degli spazi di lavoro (es. Sale Riunioni, Area break, Uffici);
- gestione della Reception, dell’Accoglienza degli ospiti e del Centralino;
- gestione flotta aziendale;
- gestione della telefonia;
- organizzazione eventi aziendali interni ed esterni;
- supervisione del corretto funzionamento delle attrezzature Generali Ufficio GU (es. monitor sale riunioni, stampanti, macchina caffè);
- gestione delle richieste di manutenzione uffici;
- gestione note spese;
- gestione viaggi e trasferte;
permettendo ai diversi Team di avere una figura di riferimento in azienda alla quale affidarsi per necessità quotidiane d’ufficio.
- **Nello specifico, si occuperà**:_
- Registrare/monitorare gli ingressi degli ospiti (clienti, fornitori, personale esterno), assicurandosi che le procedure legate ad accoglienza e partenza degli ospiti siano nel totale rispetto delle regole interne;
- Accogliere gli ospiti, dall'arrivo alla partenza, con cortesia e attenzione (e.g. servendo caffè, acqua, etc.), instaurando una relazione cordiale e personalizzata;
- Preparare, mantenendo ordinate e pulite, le diverse sale riunioni (direzionali ed operative);
- Gestione e smistamento chiamate su centralino, appuntando tutte le chiamate e notificando ai destinatari le telefonate ricevute;
- Gestire e verificare i materiali di cancelleria e consumabili, attraverso inventari logici e fisici, garantendo il contenimento o la minimizzazione delle scorte, con pianificazione degli ordini e riordini dei materiali;
- Organizzare il vestiario ed i DPI del personale interno, attraverso inventari logici e fisici, garantendo il contenimento o la minimizzazione delle scorte, interfacciandosi con la funzione Quality Assurance (QEHS) per le tematiche legate ai DPI ed alle normative applicabili;
- Monitorare e seguire le richieste di manutenzione della sede, con particolare attenzione e registrazione degli ingressi e movimentazione interna uffici di personale addetto a tali lavori;
- Tenere ordinate le auto aziendali e monitorare le relative scadenze amministrative (e.g. tagliandi, cambio gomme, autolavaggio, assegnazioni al personale, etc.);
- Trasferire il personale agli aereoporti (MXP/LIN/BGY) e FFSS Milano Centrale e viceversa;
- Archiviazione documentazione (verifica docs, scansione, rilegatura, etc.);
- Stesura corrispondenza e documentazione, incluse traduzioni di docs (ITA-ENG / ENG-ITA);
- Gestione delle note spese;
- Gestione piccoli trasporti, con corriere espresso per pratiche GU;
- Commissioni varie fuori ufficio (CCIA, Poste, Banche, Consolati, Ambasciate e consegna docs, etc.);
- Partecipare come standista presso fiere ed eventi, sia nazionali che internazionali (mondo);
- Collaborare nell’ organizzare viaggi di lavoro complessi e di gruppo, in tutto il mondo, del personale dipendente e non, dal preventivo alla gestione degli imprevisti, con prenotazioni di hotel, voli, noleggio auto o mezzi di trasporto speciali, rilascio visti per quei Paesi che lo richiedono all’ingresso.
- **Hard Skills (competenze tecniche e professionali)**_
- _Diploma di istruzione secondaria superiore;_
- _esperienza pregressa in ruoli simili o equivalenti (_**2÷4 anni**_)._
- _competenza in _**lingua Italiana**_ _equivalente al livello C1 o essere Madrelingua Italiana;_
- _buona conoscenza della _**lingua Inglese**_ _- _**CEFR=Bx/Cx**_ _(comprensione, parlato, scritto = livello autonomo);_
- _Buona/Ottima conoscenza della suite MS Office (Word, Excel, Powerpoint) o della suite Google Workspace (Sheet, Docs, Presentation, Mail );_
- _Disponibilità a viaggi e/o trasferte;_
- _Essere disponibile ad effettuare lavoro straordinario, secondo le esigenze che saranno indicate dall'Azienda, alle condizioni previste dal CCNL vigente._
- _Familiarità con vari programmi software di gestione in particolare il gestionale TeamSystem._
- _Abilità nell’uso degli strumenti informatici_**.**_

E’ gradita la conoscenza dei principi di base della contabilità generale.
- **Soft Skills (capacità relazionali e comportamentali)**_
- _maturità, pazienza, buona educazione e rispetto verso i colleghi e verso i Clienti;_
- _affidabilità, determinazione, pro-attività, entusiasmo, flessibilità, dinamicità;_
- _puntualità e discrezione;_
- _orientamento al risultato e al problem solving;_
- _spiccate doti relazionali ed efficacia comunicati