Meeting & Event Planner

2 settimane fa

Firenze, Italia CWT A tempo pieno

Meeting & Event Planner
- (2300006X)

**CWT Meetings & Events** is a global, full-service meetings and events agency with over 30 years of experience providing innovative solutions for both strategic meetings and event management. We live, breathe and thrive on executing some of the most innovative events and finest meetings of all shapes and sizes.

We’re a community of 1,400 meetings and event experts spanning 68 countries and we are continuing to grow. We are always on the lookout for talented people to join us on our journey and help us to exceed both our own expectations, and those of our clients.

**CWT Meetings & Events** is seeking a **Meeting & Event Planner** to support one of our largest global strategic clients, SMM Pharma.

In this exciting role, the Project Manager, will completely own the overall project management, from the early pre-planning phase, through execution until final reconciliation of costs, for different size and complexity level meetings, with a specific focus on Medical Meetings (International congresses, Ad Boards, Investigator Meetings, Roundtables, Corporate Company Meetings).

Managing project timelines as indicated in MSA and contract negotiations with suppliers (either in collaboration with a sourcing specialist or on their own) will be part of her/his duties, as well as utilizing the CWT standard processes and specific operating procedures to achieve client satisfaction.

We are looking for highly organized, detail oriented individuals, who are flexible, have the ability to thrive in a fast-paced environment and handle multiple projects with tight deadlines. This role requires a high level of initiative, self-motivation, flexibility, creativity, and collaboration to be able to assists in the development, planning and execution of successful meetings and events.

This is an opportunity to get involved in our rapidly growing Meeting & Events team and grow professionally along with the business. If you are an enthusiastic event project manager who thrives in an environment where communication, creativity, and teamwork are encouraged, this may be the opportunity for you.

**Main Resposibiliies**:

- **Project Management**:

- Identifies stakeholder needs, prepares creative program outlined (topics, content, speakers, teambuilding), designs program details to meet needs of participants, identifies successful criteria for evaluation of meeting and determines technology requirements, in cooperation with other functions
- Ensures customer requirements according to compliance requirements and SLAs
- Works with Client, CWT team, and other identified resources to execute the project plan and monitor results to ensure project timeline and deliverables meet client expectations
- Documents and continuously provides input to refine and implement best practices across all projects for consistency and optimization
- Promptly reports and escalates to management as needed and fully informs of any significant problems or unusual matters related to project management activity
- Ensures all projects are delivered on-time, within scope, and within budget
- Conducts a pre-meeting briefing and post-con with suppliers and facility providers
- Plans/creates agendas for site inspections
- Manages the relationship with the client and all respective stakeholders, as well as suppliers
- Performs time tracks as requested by management
- **Financial & Contract Management**:

- Develops budget for meeting which may include vendor contract negotiations
- Ensures completion of payment and/or billing process
- Manages according to the budget
- Responsible for group reporting requirements
- Ensures adherence to standard or client specific deposit terms, terms and conditions of client contract, and billing guidelines
- Responsible for group reporting requirements and capture of required information to ensure accuracy
- **Logistics**:

- Establishes invitation/registration/confirmation procedures for attendees
- Oversees and/or organizes attendee management and communications
- Secures and communicates transportation/travel arrangements
- Determines setup for function rooms including seating and AV
- Manages all food and beverage needs
- Prepares and reviews reports requested by client or internally in a timely manner
- Coordinates shipping of materials
- Complies with M&E technology usage as required
- **Program**:

- Provides program feedback to all stakeholders through summary and distribution program debrief notes for inclusion in account review
- Travels onsite for assigned programs acting as the business lead meeting owner as required
- Proactively escalates potential client, program, or delivery issues for timely resolution
- Performs time tracks as requested by management
- Increases Meeting and Events industry knowledge by attending internal training, external events supplier presentations, and team meetings.
- Identifies upselling opportunities and action or informs manager
- Performs other duties

  • Stage in Event Planner

    4 settimane fa

    Firenze, Italia Up level Scuola di Management A tempo pieno

    **Firenze** - Pubblicato 3 minuti fa Agenzia di organizzazione ed eventi specializzata in PCO, DMC e MICE, con sede a Firenze, offre opportunità di stage come Event Planner. La risorsa si occuperà di: - Definire i contenuti, i temi e le caratteristiche della manifestazione - Elaborare il concept dell’evento in tutti i diversi aspetti - Individuare i...

  • Event Specialist

    4 settimane fa

    Firenze, Italia CWT A tempo pieno

    Event Specialist - (2300001W) The **Event Specialist** role is responsible for mid complexity meeting or event planning and project management delivery for live, virtual and hybrid projects, from conception through to completion. The **Event Specialist** will act as the primary lead on medium events handling all communications with the client on behalf of...

  • Demand Planner

    1 settimana fa

    Firenze, Italia Adecco Italia A tempo pieno

    Per prestigiosa azienda del settore metalmeccanico siamo alla ricerca di un/a Demand Planner La risorsa si occuperà della gestione, analisi e previsione di stock di magazzino di componenti di ricambio a livello globale, in collaborazione con diverse figure all’interno dell’impianto produttivo, come il Logistic Manager, i vari reparti Sales, il Plant...

  • Addetti/e All'ufficio Eventi

    4 settimane fa

    Firenze, Italia During Spa Filiale di Firenze A tempo pieno

    During Spa, agenzia per il lavoro, ricerca e seleziona per importante catena alberghiera a Firenze **UN/A ADDETTO/A ALL'UFFICIO EVENTI.**Requisiti La risorsa coadiuva il manager nella gestione operativa del reparto meeting, wedding e relativa banchettistica. Lo supporta nello sviluppo e nella promozione del business attraverso vendite dirette proattive,...

  • Addetti/e Uffici Eventi

    4 settimane fa

    Firenze, Italia During A tempo pieno

    **During SpA** è un Agenzia per il Lavoro regolarmente autorizzata dal Ministero del Lavoro ai sensi del D.lgs. 276/03 (Aut. Def. Min. Lav. Prot.1180/SG del 13/12/04), con **90 filiali **su tutto il territorio nazionale. **Posizione**: During Spa, agenzia per il lavoro, ricerca e seleziona per importante catena alberghiera a Firenze **UN/A ADDETTO/A...

  • Organizzatori per matrimonio religioso con 100

    1 mese fa

    Firenze (Firenze), Italia Cronoshare.it Lavoro a distanza Freelance A tempo pieno

    Ho bisogno di un servizio di Wedding planner con le seguenti caratteristiche: Tipo di matrimonio da organizzare   Religioso Nº di invitati al matrimonio   100 / 150 persone Città/paese dove si svolgerà il matrimonio   Pisa Servizi richiesti al wedding planner   Organizzazione completa del matrimonio, attività durante il matrimonio, timing e...

  • Office Assistant_legge 68/99

    15 ore fa

    Firenze, Italia Randstad Italia Spa A tempo pieno

    Mansione Randstad Talent Selection Hopportunities è la divisione di Randstad Italia specializzata nella Ricerca &, Selezione di figure qualificate appartenenti alle categorie protette trasversali a qualsiasi profilo e settore merceologico. Il nostro cliente è un'importante realt internazionale operante nel settore servizi alle imprese e ci ha incaricato...

  • Wavemaker Communication Planner Firenze

    1 mese fa

    Firenze, Italia Wavemaker A tempo pieno

    In Wavemaker (Florence Office) we are looking for a Communication Planner, reporting to the Client Manager, who has the responsibility to control and coordinate, also operationally, the correct planning of media campaigns, of assigned clients. - He/She will manage the relationship with the clients and will strive to ensure the preparation of media plans,...

  • Industrial Planner

    4 settimane fa

    Firenze, Italia ALSTOM A tempo pieno

    The future of transportation is already here. Leading societies to a low carbon future, Alstom develops and markets mobility solutions that provide the sustainable foundations for the future of transportation. Our product portfolio ranges from high-speed trains, metros, monorail, and trams to integrated systems, customised services, infrastructure,...

  • Organizzatori per matrimonio civile con 50

    1 mese fa

    Fiesole (Firenze), Italia Cronoshare.it Lavoro a distanza Freelance A tempo pieno

    Ho bisogno di un servizio di Wedding planner con le seguenti caratteristiche:Tipo di matrimonio da organizzare   CivileNº di invitati al matrimonio   50 / 100 personeCittà/paese dove si svolgerà il matrimonio   50010Servizi richiesti al wedding planner   Attività durante il matrimonio, organizzazione arrivo invitati e sposi al banchetto e...

  • Addetto Addetta Full Time con o Senza Esperienza

    3 settimane fa

    Firenze, Italia Kismet A tempo pieno

    **Lo staff HR di KISMET ricerca nuove risorse da formare come**: **_Addette/i alla Promozione_** e alla**_ vendita diretta_**.**: **Posizione**: **Le nuove risorse sponsorizzeranno i marchi a loro assegnati a diretto contatto con il pubblico in aree residenziali d2d e in generale in zone ad alta affluenza.**: **Requisiti**: **NO attività occasionale e/o a...

  • Lavoro Part o Full Time: Junior Promoter in Eventi

    1 mese fa

    Firenze, Italia Reve srl A tempo pieno

    _L’estate è arrivata e lavorare al chiuso, dietro una scrivania, non è sicuramente un bel modo di passarla _ Non preferiresti, piuttosto, **lavorare avendo la possibilità di viaggiare**, **incontrare nuove persone**, **stringere legami **e vivere al meglio questa stagione estiva? - **Reve**_ _ti offre tutto questo_ e non solo! Selezioniamo una risorsa...

  • Selezione Aprile '24: Incaricato/a Alle Vendite

    4 settimane fa

    Firenze, Italia Quest A tempo pieno

    La nostra sede distaccata di **Firenze **ha aperto le selezioni per un/a nuovo/a risorsa commerciale. **Posizione**: **Responsabilità**: - PROMOZIONE DEI BRAND: sarai il volto dei marchi internazionali con cui lavoriamo e che si affidano a noi ogni giorno per un servizio di qualità - PARTECIPAZIONE A EVENTI: lavorerai in eventi organizzati da noi in...

  • Nuova Risorsa Commerciale Per Ampliamento Organico Sales_Venditore/Trice In Point

    2 settimane fa

    Firenze, Italia Jago A tempo pieno

    Stiamo cercando un/una venditore/trice entusiasta ed energico/a per unirsi al nostro team in qualità di venditore/trice in stand. La risorsa sarà responsabile della promozione e della vendita per conto dei brand con cui lavoriamo presso stand situati in luoghi ad alto afflusso di persone, come centri commerciali, fiere o eventi. Eccellenti capacità di...

  • 1a Esp Lavorativa addetto/a Vendita in Stand

    2 settimane fa

    Firenze, Italia Jago A tempo pieno

    Stiamo cercando un/una venditore/trice **entusiasta **ed** energico/a** per unirsi al nostro team in qualità di venditore/trice in stand. **Posizione**: La risorsa sarà responsabile della **promozione e della vendita** per conto dei brand con cui lavoriamo presso **stand **situati in luoghi ad alto afflusso di persone, come centri commerciali, fiere o...

  • Incaricato/incaricata Promozione in Stand

    4 settimane fa

    Firenze, Italia CC Unica A tempo pieno

    Sono aperte le selezioni per la Primavera 2023 per la posizione di **Incaricat* alla promozione** Per la nostra sede distaccata di **_Firenze._** **Posizione**: Avrai il compito di **promuovere **i brand con cui l’azienda collabora presso **point/stand brandizzati** nelle più importanti catene commerciali. Sarai affiancat* dal team vendita, da cui...

  • banconista (mf)

    2 settimane fa

    Firenze, Italia Adecco Italia A tempo pieno

    Per un'azienda operante nel settore della ristorazione, Adecco Italia Spa ricerca addetti (mf) al Banco Gelato per eventi nelle citt di Firenze, da inserire in somministrazione con contratto a tempo determinato per manifestazione nella moda di Giugno 2024TURISTICO/ ALBERGHIERO &, RISTORAZIONE Citt : Firenze (Firenze) Istruzione: Diploma / Accademia...

  • banconista (mf)

    1 giorno fa

    Firenze, Italia Adecco Italia A tempo pieno

    Per un'azienda operante nel settore della ristorazione, Adecco Italia Spa ricerca addetti (mf) al Banco Gelato per eventi nelle citt di Firenze, da inserire in somministrazione con contratto a tempo determinato per manifestazione nella moda di Giugno 2024TURISTICO/ ALBERGHIERO &, RISTORAZIONE Citt : Firenze (Firenze) Istruzione: Diploma / Accademia...

  • Back Office

    7 giorni fa

    Firenze, Italia Alma Project A tempo pieno

    L'azienda conta di formare la risorsa nelle attività di Back Office per renderla autonoma nell'arco di 12 mesi affinché possa gestire in autonomia ogni Progetti, Clienti e Fornitori, dalla formulazione del preventivo fino alla produzione dell' Evento. Il lavoro verrà prevalentemente in smart working, alternato da sopralluoghi, supervisioni, riunioni in...

  • Addetto/a Accoglienza Clienti in Stand

    5 giorni fa

    Firenze, Italia CC Unica A tempo pieno

    Selezioniamo un/a addetto/a all’accoglienza clienti da impiegare nei i nostri stand brandizzati presso eventi organizzati in catene GDO per la sede di **_Firenze._** **Posizione**: In quanto addetto/a all’accoglienza clienti ti occuperai di curare il **rapporto con il pubblico**, garantire un ottimo **customer service**, gestire i **rapporti...