Back office Assistant

VINCI Energies è la business-line del gruppo internazionale VINCI dedicata all’energia e al digitale. Il nostro obiettivo è quello di migliorare la vita delle persone contribuendo ogni giorno al raggiungimento di due importanti cambiamenti: la transizione ENERGETICA e la trasformazione DIGITALE. Con più di 97.000 dipendenti nel mondo, il Gruppo VINCI Energies progetta e sviluppa soluzioni alle sfide di oggi e di domani coniugando i suoi principali settori di competenza: ICT, infrastrutture, industria, terziario.
In Italia, VINCI Energies ha costituito un gruppo di aziende specializzate che agiscono a livello nazionale e internazionale: Axians, player di riferimento per le soluzioni e i servizi ICT; VINCI Energies Building Solutions Italia (VEBSI), player di riferimento per la trasformazione sostenibile degli edifici e Actemium, brand leader nella progettazione e installazione di impianti elettrici e servizi energetici; Attività principali La risorsa, all’interno della Holding di VINCI Energies Italia, gestirà le attività di back office e segreteria generale a sostegno delle attività in capo alle funzioni di supporto della holding (Risorse Umane, Amministrazione, Comunicazione, IT, Qualità, Sicurezza, Ambiente) e del top management (Comitato di Direzione). 1. Supporto al Top Management
- Supporto per organizzazione di riunioni (preparazione sale, gestione spazi, organizzazione catering, prenotazione hotel)
- Supporto a preparazione di documentazione, presentazioni e reportistica direzionale.
- Supporto per trasferte e di meeting nazionali e internazionali.
- Supporto amministrativo al management nella gestione delle attività collaterali (note spese, invio Calendaretc..). 2. Supporto alle funzioni trasversali della holding (in relazione diretta con Heads of Support) ·attività di back office e segreteria a supporto delle funzioni di Holding (Legal, IT, QHSE, HR e Comunicazione) ·Supporto occasionale alle attività di accoglienza Requisiti obbligatori ·Appartenenza alle Categorie Protette (L.68/99). ·Diploma di scuola superiore (preferibilmente ad indirizzo economico/linguistico) o Laurea in discipline umanistiche/economiche/giuridiche. Costituirà titolo preferenziale la partecipazione a corsi specifici in ambito Segretariato Organizzativo. Competenze tecnico operative richieste: □Padronanza del Pacchetto Office: Utilizzo avanzato di Excel / Fogli Google per la rendicontazione e il monitoraggio dei corsi di formazione (tracciamento ore, scadenze, partecipanti). Ottima conoscenza di Word e PowerPoint per la preparazione di documenti di supporto e presentazioni per i meeting. □Organizzazione di Eventi e Logistica: Conoscenza delle dinamiche di segreteria organizzativa (ricerca e contatto con i fornitori, gestione dei preventivi, coordinamento dei servizi di catering, gestione dei gadget e dei regali aziendali). □Familiarità con Tool Digitali e Workflow: Capacità di pianificare calendari (es. Outlook) e familiarità con i principali strumenti di videoconferenza (Teams) per la configurazione delle sale e dei meeting. □Buona conoscenza/ padronanza Inglese Competenze Trasversali e Relazionali attese: □Precisione e Attenzione al Dettaglio □Doti Relazionali, Organizzative e di Time Management □Empatia e Orientamento alla collaborazione con diversi interlocutori □Riservatezza e Discrezione □Problem Solving Operativo □Reattività alle richieste della Direzione □Capacità di lavorare e gestire priorità multiple. Cerchiamo una persona concreta, organizzata e collaborativa, che ami lavorare a supporto delle persone e dell'organizzazione. Una figura capace di gestire attività amministrative con precisione, ma allo stesso tempo disponibile a contribuire alle esigenze operative quotidiane interfacciandosi con diversi stakeholder interni Inquadramento: inizio: appena possibile CCNL: Commercio per i dipendenti da aziende del terziario, della distribuzione e dei servizi Sede di lavoro: Milano Liv 3 RAL range 28k -35k commisurato a seniority e expertise Ticket da € 8.00 anche per giorni lavorati in smart working Assicurazione sanitaria integrativa con copertura del nucleo familiare se contratto a tempo indeterminato Assicurazione Vita Benefit: Assicurazione sanitaria, Assicurazione sulla vita, Copertura sanitaria integrativa, Buoni pasto, Telefono aziendale Retribuzione supplementare: Stock option / Piano azionario Dettagli della retribuzione: Intervallo 28.000,00-35.000,00 EUR all'anno