Executive assistant

Per prestigiosa società multinazionale settore creativo con sede a Milano siamo alla ricerca di una figura di Executive Assistant & Awards Specialist con conoscenza fluente della lingua inglese.Si offre contratto a tempo indeterminato: Ral massima 42 K+ ticket+ benefit e straordinari pagati.Smartworking previsto in casi eccezionali. Richiesta flessibilità oraria.Cerchiamo una figura altamente organizzata e proattiva per fornire un supporto strategico ed operativo ad un direttore creativo. La conoscenza fluente della lingua inglese è indispensabile.Responsabilità principali:Gestione dell'agenda professionale e personale: pianificare e coordinare gli impegni, gestendo un calendario complesso e assicurandosi che tutte le priorità siano soddisfatte. Organizzazione di viaggi ed eventi: prenotare viaggi nazionali e internazionali, gestire le spese di viaggio e garantire un'esperienza di viaggio fluida. Comunicazione: gestire la corrispondenza, rispondere alle chiamate e alle e-mail, filtrare le informazioni e fornire aggiornamenti tempestivi. Progetti speciali: supportare il dirigente nello sviluppo e nell'implementazione di progetti speciali, svolgendo ricerche, preparando presentazioni e documenti e coordinando le attività dei team coinvolti. Rapporti con stakeholders: interagire con clienti altri stakeholder interni ed esterni, rappresentando l'azienda in modo professionale. Gestione amministrativa: gestire le spese, preparare report, organizzare eventi e riunioni, e mantenere aggiornati i database. Pianificazione Strategica: Identificare quali campagne dell’agenzia hanno il potenziale per vincere e selezionare le categorie più adatte per ogni festival. Gestione del Calendario: Monitorare tutte le scadenze (early bird, deadline finali) dei vari premi creativi mondiali. Case Study Production: Coordinare la creazione dei "case video" e dei materiali di presentazione, assicurandosi che il copywriting e l'editing siano impeccabili e focalizzati sui criteri di valutazione della giuria. Budgeting: Gestire il budget annuale dedicato alle iscrizioni (entry fees), ottimizzando i costi per ottenere il massimo ritorno sull'investimento (ROI) in termini di visibilità. Relazioni Istituzionali: Mantenere i contatti con le organizzazioni dei festival e gestire le pratiche burocratiche per l'invio dei materiali.Reporting e Analisi: Monitorare i ranking dell'agenzia (es. Campaign Brief, WARC) e analizzare i risultati post-premiazione per migliorare la strategia dell'anno successivo.Competenze richieste:Esperienza: almeno 3 anni di esperienza come executive assistant in un ambiente creativo o un percorso di studi associabile al mondo media unito alla passiona per questo settore. Organizzazione: eccellenti capacità organizzative e di gestione del tempo, con la capacità di gestire molteplici attività contemporaneamente e rispettare le scadenze. Comunicazione: ottime capacità di comunicazione scritta e orale, in italiano e inglese. Relazioni interpersonali: abilità nel costruire e mantenere relazioni solide con persone a tutti i livelli dell'organizzazione. Discrezione: forte senso della riservatezza e capacità di gestire informazioni sensibili. Proattività: attitudine a identificare e risolvere i problemi in modo proattivo. Conoscenza fluente della lingua inglese scritta e parlata utilizzata a livello professionale.Completano il profilo: Tecnologia: ottima conoscenza dei principali strumenti informatici. Flessibilità: disponibilità a lavorare extra-orario quando necessario e ad adattarsi a cambiamenti rapidi. Orientamento al risultato: fortemente orientato/a al raggiungimento degli obiettivi.Attitudine al servizio: forte desiderio di fornire un servizio eccellente.