Coordinatrice/ore Dell’ufficio Amministrazione Progetti Istituzionali

COSPE, organizzazione impegnata da oltre 40 anni nella cooperazione internazionale, la giustizia sociale e le migrazioni, promuove la diversità e l’equità nei propri ambienti di lavoro, garantendo pari accesso alle opportunità professionali a donne, persone razzializzate, membri di comunità LBGT+ e altri gruppi sottorappresentati, ricerca per la propria sede di Firenze un/a Coordinatore/trice dell’Ufficio Amministrazione Progetti Istituzionali (API)

**DESCRIZIONE DEL RUOLO**

La figura di Coordinatore/trice dell’Ufficio Amministrazione Progetti Istituzionali, riportando direttamente al/alla Direttore/trice del Dipartimento amministrazione, contabilità e finanza, avrà il principale compito di coordinare le attività dell’Ufficio amministrazione progetti istituzionali (API). L’Ufficio ha in gestione circa 80 progetti all’anno che sono svolti sia in Italia che in 16 paesi extra-europei.

Nello svolgimento delle funzioni assegnate, si avvarrà dello staff dell’Ufficio API e, attraverso questo, della collaborazione con lo staff finanziario ed amministrativo presente nei paesi di intervento. Inoltre, laddove necessario per esigenze organizzative e compatibilmente con l’incarico di coordinamento, la figura ricercata potrà assumere la gestione diretta di un pacchetto di progetti, dall’avvio alla rendicontazione, in coerenza con la distribuzione interna delle responsabilità.

**PRINCIPALI COMPITI E RESPONSABILITÀ**

**Gestione e coordinamento staff Ufficio Amministrazione Progetti Istituzionali (API)**
- Coordinato, sotto la supervisione del/della Direttore/trice del Dipartimento amministrazione, contabilità e finanza, il processo di predisposizione del piano dei risultati annuale consolidato dell’ufficio API e dei piani annuali individuali delle diverse figure dello staff, compresa la verifica semestrale e, in coordinamento con Ufficio Risorse umane, la valutazione annuale
- Coordinato ed indirizzato, in raccordo con Ufficio Risorse Umane, il processo di inserimento di nuovo personale API
- Pianificate e svolte periodiche riunioni dello staff API, sia collegiali che bilaterali, di monitoraggio, coordinamento, pianificazione e scambio di buone pratiche
- Partecipato a riunioni di coordinamento con lo staff di altri dipartimenti su materie attinenti la gestione e la rendicontazione finanziarie

**Supervisione ed indirizzo della gestione del portafoglio progetti istituzionali**
- Svolto un regolare aggiornamento del file contenente il portafoglio progetti ed il piano dei rendiconti annuale, anche attraverso riunioni bilaterali
- Condiviso ogni tre mesi il file contenente il portafoglio progetti e relativo piano dei rendiconti annuale con Direttric3, Direttor3 Dipartimenti Programmi, Responsabile Qualità ed Audit Interno, Responsabile Ufficio Risorse Umane
- Assegnati nuovi progetti alle diverse figure dello staff e, se necessario, revisione delle assegnazioni per bilanciare il carico di lavoro.
- Assicurata la verifica del contratto o accordo proposto dal capofila nonché degli accordi di partenariato attraverso lo staff API o direttamente se trattasi di progetto non ancora assegnato; gestito il processo di selezione del revisore da inserire nel contratto
- Supervisionato che in fase di avvio siano realizzate linee guida e formati di rendicontazione e che sia svolta formazione sulle regole di gestione e rendicontazione a staff COSPE e dei partner
- Monitorato regolarmente lo stato di avanzamento economico-finanziario dei progetti, incluso, se richiesto, il reperimento del cofinanziamento e lo stato delle entrate, segnalando eventuali criticità ai rispettivi responsabili e, se necessario, organizzando riunioni di confronto
- Assicurato, con il supporto dello staff API, la componente di contabilità analitica nei tempi e nei modi previsti dalle procedure interne (apertura contabile, inserimento di varianti, aggiornamento dei parametri, verifica ed acquisizione della contabilità a livello di paesi, svolgimento delle operazioni contabili assegnate allo staff API, inclusa la verifica e registrazione dei rendiconti di partner); coordinato il processo delle operazioni contabili propedeutico alla predisposizione del budget ed alla chiusura del bilancio annuali
- Supervisionato l’andamento del piano dei rendiconti e supportato lo staff API nella risoluzione di eventuali problematiche emerse in sede di implementazione e rendicontazione, compresa la gestione di eventuali audit ex-post; assunta direttamente, qualora necessario, la predisposizione di rendiconti finanziari secondo le modalità del finanziatore, inclusa l’organizzazione dei documenti di spesa e, se previsto, lo svolgimento dell’audit di progetto ed il caricamento in Piattaforme del finanziatore
- Assicurato, attraverso lo staff API, supporto allo staff COSPE e, se necessario, dei partner, sulle regole di eleggibilità delle spese secondo le regole del finanziatore; assicurato il supporto ai/alle Responsabili di progetto nella predisposizione di varianti, proroghe ed elab