Office Administrator

**Location**:Italy, Milan

**Job category**:Facilities and Security

**Language**:Italian

Siamo alla ricerca di un/a ambizioso/a Office Administrator che sia disposto/a a supportare l'azienda a operare giorno per giorno in modo che i lavoratori possano esprimere al massimo le loro capacità. Se hai un atteggiamento positivo e sei in grado di operare in un ambiente dinamico, abbiamo il lavoro perfetto per te

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**L’Office Administrator** ha la responsabilità di gestire le risorse materiali rientranti nella propria area di competenza, occupandosi di amministrazione generale, manutenzione del Sito, interfacciandosi con i fornitori esterni, effettuando gli ordini, controllando i budget di spesa e la fatturazione degli acquisti in linea con la procedura stabilita fornendo il necessario supporto alle Operations e alle Risorse Umane.

Responsabilità della Posizione:

- Assistere e negoziare con i fornitori in merito alle richieste di materiale presentate al Sito, effettuare l'applicazione del budget, rivedere la fatturazione degli acquisti, eseguire la chiusura mensile e garantire il rispetto delle procedure stabilite dalla Società.
- Partecipare, in coordinamento con l'impresa di manutenzione, alla pianificazione del materiale di prevenzione, esaminare le misure preventive e attuarle, gestire le richieste di manutenzione.
- Effettuare revisioni trimestrali di estintori, BIE, luci, ecc. emettendo il relative report.
- Controllo delle scorte e fornitura del materiale d'ufficio, responsabile della ricezione e del monitoraggio delle richieste di materiale.
- Coordinare i processi di costruzione e gli ampliamenti del Sito.
- Collaborare alla preparazione di eventi aziendali.
- Controllare e rivedere tutte le strutture del Sito, verificandone il buon funzionamento e assicurando che gli ambienti siano adeguatamente attrezzati.
- Coordinare gli adempimenti di protezione e sicurezza del Sito, unitamente al Dipartimento di Prevenzione dei Rischi Occupazionali e al Responsabile delle Risorse Umane e assicurare l'aggiornamento e la verifica periodica dei documenti di sicurezza se in linea con le prescrizioni di legge.
- Gestire e segnalare i requisiti dei buoni pasto mensili (se applicabile).
- Eseguire le procedure bancarie richieste per gestire la piccola cassa.
- Monitorare l'impresa di pulizie e segnalare gli incidenti rilevati.
- Gestire a livello amministrativo i documenti generati nei processi di fatturazione in coordinamento** **con il Finance, seguendo le procedure stabilite.

Reception (laddove richiesto)
- Gestione dell'intera area della reception.
- Prenota sale riunioni per tutti i reparti.
- Organizzare servizi di corriere quando necessario.
- Rispondere alle chiamate ricevute dal centralino, risolvendo in prima istanza determinati quesiti o spostandoli al relativo soggetto o reparto.
- Ricevere e partecipare alle visite al Sito.
- Ricevere, classificare e distribuire tutta la corrispondenza ricevuta, controllare e monitorare la corrispondenza inviata e gestire la posta interna.
- Svolgere la gestione amministrativa della documentazione elaborata, in linea con le procedure stabilite.
- Predisposizione e gestione dei badge di riconoscimento per dipendenti, collaboratori ed ospiti
- Gestione dei parcheggi, controllo, prenotazione e monitoraggio, in linea con il processo definito in ogni Sito.
- Controllare e tenere un registro delle chiavi e delle porte dell'edificio.

Coordinamento di viaggio (laddove richiesto)
- Organizzare il viaggio e l'alloggio per i dipendenti e gli ospiti della Società, quando richiesto.
- Agire come punto di contatto per le questioni relative ai viaggi e le regole della politica di viaggio dell'Azienda, assistendo i dipendenti in caso di problemi o preoccupazioni relative ai viaggi.
- Ricercare e assicurare le migliori tariffe nella prenotazione di voli, hotel e autonoleggi con il supporto dell'agenzia di viaggi.
- Agire per garantire un'organizzazione del viaggio sicura ed efficiente, in conformità con le politiche e le linee guida della Società.
- Ricevere e rispondere come unico punto di contatto alle richieste di viaggio in arrivo da tutti i dipendenti.
- Curare la reportistica di viaggio quando richiesto.
- Eseguire progetti speciali e incarichi quando richiesto.

**Cosa offriamo**
- Contratto di apprendistato CCNL Telecomunicazioni
- Cultura aziendale internazionale basata sull'equilibrio vita-lavoro.
- Stile di gestione informale.
- Opportunità di percorsi professionali individuali.
- Luogo di lavoro di supporto, lavoro di squadra a livello di dipartimento e aziendale.
- Sviluppo continuo attraverso le nostre piattaforme di apprendimento diversificate, guidate dalla formazione e dalla nostra Transcom University.

**Qualifiche professionali/Conoscenze specifiche**
- Studi minimi: Diploma o formazione professionale avanzata in Abilità di Segreteria o Accoglienza.
- Formazione specifica e/o esperi