Office Manager

3 giorni fa

Lomazzo, Italia Leaf Space A tempo pieno

At Leaf Space, we operate with a flat organizational structure, we are growing in economic and people aspects, we are working in a professional and autonomous manner in fast paced environment. We prioritize hiring top talent and cultivating a collaborative, high-achieving, and supportive workplace. Our core team is headquartered in Lomazzo (Como), Italy, and we have expanded our presence in the U.S. with headquarters based in Northern Virginia.

As we continue to develop innovative technologies to support the NewSpace economy, we are looking for world-class talent ready to tackle challenging projects to drive expansion and sustainability of the space ecosystem.

Leaf Space offers comprehensive benefits, and flexible remote work options to support our employees in achieving their goals.

**Office Manager**

The Office Manager ensures smooth daily operations by managing office infrastructure, procurement, and logistics. They coordinate travel and provide administrative support to executives while maintaining records and vendor relations. This role blends organization, communication, and multitasking to keep the workplace running efficiently.

**RESPONSIBILITIES**

Office & Fleet Operations
- Oversee maintenance, upgrades, and general management of office infrastructure and assets.
- Coordinate with relevant stakeholders to uphold office safety and compliance standards.
- Manage the booking, documentation, and usage of company vehicles.
- Document Management & Compliance
- Maintain a structured and secure filing system for relevant business documentation.
- Administer insurance contracts, monitor deadlines, and manage renewals in collaboration with CFO, Legal, and HR departments.

Purchasing Management
- Independently manage recurring purchases and oversee the end-to-end procurement process, including request for quotation, negotiation, order placement, and follow-up.
- Ensure timely delivery by monitoring deadlines and coordinating shipment administration.
- Handle corporate correspondence and manage office-related purchasing requests as part of the procurement workflow.
- Supplier Scouting & Logistics Coordination
- Identify and evaluate new suppliers; monitor and assess supplier performance.
- Manage all logistics documentation and coordinate company shipments efficiently.

Reception & Visitor Management
- Answer and redirect incoming calls with professionalism and accuracy.

Travel Desk & Executive Support
- Organize business travel (flights, accommodations, and transportation) for the CEO and executive team via the dedicated travel platform.
- Support the AFC and HR teams in processing and verifying expense reports, ensuring compliance with the company’s Travel Policy.
- Provide high-level administrative support, including scheduling, coordination, and communication for executive leadership.

**REQUIREMENTS**

Mandatory
- Fluent English, both written and spoken.
- Proficiency in enterprise ERP systems and Microsoft Office suite.

Preferred
- Experience in supply chain operations.
- Solid understanding of procurement and administrative processes, preferably within a supply chain context.

EMPLOYER ELIGIBILITY
- Reports to: Procurement Manager
- Job Location: Leaf Space Headquarters in Lomazzo (CO), Italy.
- Expected Start Date: August 2025
- Job Type: Full Time

  • Product Manager

    3 giorni fa

    Lomazzo, Italia ZeroHup. A tempo pieno

    In Zero./Hup. lavoriamo per far succedere le cose. Ci muoviamo in maniera proattiva, in una perenne ricerca di innovazione, convinti che la flessibilità e la capacità di adattarsi ai cambiamenti, cogliendone le opportunità, siano caratteristiche fondamentali per il raggiungimento degli obiettivi. Crediamo fortemente nel lavoro di squadra, perché è solo...

  • Junior Key Account Manager AFH

    3 settimane fa

    Lomazzo, Italia Planet Farms A tempo pieno

    Titolo posizione: Junior Key Account Manager AFH Descrizione del profilo: Il Junior Key Account Manager AFH sarà responsabile dello sviluppo e della gestione delle vendite nel settore Horeca (Hotel, Ristoranti, Catene, Catering, Food Service), con un focus sull'apertura di nuove opportunità e la creazione di progetti di partnership strategica. La risorsa...

  • Junior Key Account Manager AFH

    2 giorni fa

    Lomazzo, Lombardia, Italia Planet Farms A tempo pieno

    Planet Farms, fondata nel 2018 a Milano, è un'azienda leader nel settore del vertical farming. Attualmente è presente nelle principali catene di distribuzione con la propria linea di insalate e pesto. L'azienda è in forte espansione sia in Italia che all'estero, e oggi i Planet Farmers lavorano presso lo stabilimento produttivo – il nuovissimo impianto...

  • Project Manager

    2 settimane fa

    Lomazzo, Italia Etjca S.p.a. A tempo pieno

    Il nostro Cliente è una storica azienda operante nel settore di soluzioni impiantistiche per l'industria, con orientamento all'innovazione e alla multidisciplinarità, Fondata nel 1950, ha consolidato uno status quo che traduce l'esperienza pluridecennale in solidità patrimoniale, sicurezza sul cantiere, crescita degli esperti tecnici multidisciplinari...

  • Proposal & Bid Manager

    2 giorni fa

    Lomazzo, Italia Leaf Space A tempo pieno

    **WHO WE ARE** **LIFE AT LEAF SPACE** At Leaf Space, we operate with a flat organizational structure, we are growing in economical and people aspects, we are working in a professional and autonomous manner in fast paced environment. We prioritize hiring top talent and cultivating a collaborative, high-achieving, and supportive workplace. Our core team is...

  • Head of Accounting

    5 giorni fa

    Lomazzo, Italia HUNTERS GROUP A tempo pieno

    Hunters Group, per rinomata azienda specializzata nella progettazione e realizzazione di Impianti tecnologici integrati, ricerca un/a Head of Accounting **Posizione**: La risorsa andrà a dirigere e supervisionare le attività amministrative, finanziarie (inteso di tesoreria/uscite di cassa) e di controllo direzionale nel rispetto delle normative e dei...

  • Spervisore di Cantiere

    1 settimana fa

    Lomazzo, Italia HUNTERS GROUP A tempo pieno

    Profilo Posizione: - Supervisionare l'esecuzione dei lavori in cantiere, assicurando che vengano svolti secondo i piani e le specifiche del progetto. - Coordinare le attività quotidiane del cantiere, garantendo un flusso di lavoro efficiente - collaborare con il team di progetto nella scelta dei fornitori che operano in cantiere - Promuovere una cultura...

  • Supervisore di Cantiere

    1 settimana fa

    Lomazzo, Italia HUNTERS GROUP A tempo pieno

    Per azienda cliente nella provincia di Como ricerchiamo un/una figura di Supervisore di cantiere Profilo Posizione: - Supervisionare l'esecuzione dei lavori in cantiere, assicurando che vengano svolti secondo i piani e le specifiche del progetto. - Coordinare le attività quotidiane del cantiere, garantendo un flusso di lavoro efficiente - collaborare con...

  • Mechanical Construction Supervisor

    2 settimane fa

    lomazzo, Italia Centri per l'impiego Como A tempo pieno

    Per storica Azienda operante nel settore delle soluzioni impiantistiche per l'industria, ricerchiamo un/una Mechanical Construction Supervisor.ResponsabilitàLa figura è responsabile della supervisione, coordinamento e gestione di tutte le attività di cantiere relative all'installazione, collaudo e messa in servizio degli impianti meccanici (inclusi...

  • Mechanical Construction Supervisor

    2 settimane fa

    Lomazzo, Italia Centri per l'impiego Como A tempo pieno

    Per storica Azienda operante nel settore delle soluzioni impiantistiche per l'industria, ricerchiamo un/una Mechanical Construction Supervisor. Responsabilità La figura è responsabile della supervisione, coordinamento e gestione di tutte le attività di cantiere relative all'installazione, collaudo e messa in servizio degli impianti meccanici (inclusi...