Segreteria di Direzione

Posizione: Segretaria di Direzione (Sostituzione Maternità)

(all’interno del Mercafir - Centro Alimentare Polivalente di

Firenze)

Tipo di contratto: Tempo pieno, sostituzione maternità

Descrizione dell'associazione: Il Banco Alimentare della Toscana è un'organizzazione no-profit

dedicata alla raccolta e distribuzione di generi alimentari alle persone in difficoltà. La nostra

missione è combattere lo spreco alimentare e sostenere le comunità locali.

Descrizione del ruolo: Stiamo cercando una Segretaria di Direzione altamente organizzata e

motivata per supportare gli affari generali dell’organizzazione e le attività di amministrazione del

personale dipendente e volontario dell'associazione durante un periodo di sostituzione maternità.

La persona selezionata lavorerà a stretto contatto con il Direttore per garantire un'efficace gestione

delle attività quotidiane.

Responsabilità principali:
Segreteria Generale:

- Nomina RLS, tenuta rapporti e modulistica con RSPP.
- Richiesta preventivi, scouting fornitori, gestione e archiviazione documentazione (contratti,

manutenzioni, certificazioni).
- Gestione appuntamenti tecnici, polizze assicurative, documentazione immobile e personale.
- Coordinamento prove di evacuazione, gestione autorizzazioni mezzi di trasporto e

compilazione file Fondazione Sara Bonetti.

Segretaria di Direzione:

- Gestione chiavi ufficio Direttore, prodotti alimentari, stanza DPI e raccoglitori HR.
- Utilizzo firma legale rappresentante, tenuta documenti Presidente e Direttore, invio PEC per

documentazione istituzionale.
- Preparazione sala riunioni, convocazione assemblea dei soci, comunicazione ingressi Mercafir

e archiviazione documenti Agenzia Entrate.

Accoglienza Risorse Umane | Dipendenti e Volontari:

- Gestione contratti, firme, creazione e archiviazione cartelline dipendenti.
- Comunicazione ingressi, gestione DPI, presentazione nuovi dipendenti, creazione

anagrafiche e profili orari.
- Assistenza registrazione app timbrature, attivazione Medicina del Lavoro, registrazione info

base dipendenti e gestione badge.

Accoglienza Volontari:

- Valutazione fabbisogno, ricezione disponibilità, pianificazione open day e ricognizione

competenze.
- Supporto compilazione domanda socio, comunicazione accoglienza, creazione anagrafiche e

monitoraggio prime giornate.
- Comunicazione turni e gestione badge.

Amministrazione del Personale | Dipendenti e Volontari:

- Registrazione attestazioni corsi e visite, aggiornamento DPI, gestione e archiviazione

documentazione medica.
- Programmazione appuntamenti corsi/visite, gestione chiusura rapporti di lavoro e controllo

presenze.

Accoglienza e Amministrazione del Personale | Percorsi Inclusione Sociale:

- Ricezione contatti, valutazione accoglienza, colloqui e gestione documentazione percorsi.
- Relazione con assistenti sociali, gestione presenze e segnalazioni, stesura lettere di fine

percorso.

Amministrazione Ore di Volontariato d’Impresa:

- Gestione proposte alle Imprese del territorio, calendarizzazione, smistamento attività,

accoglienza, briefing, assegnazione DPI e rendicontazione presenze.

Requisiti:

- Diploma di scuola superiore o laurea in discipline affini.
- Gradita esperienza pregressa in ruoli simili, sia in contesti no-profit sia con pregressa

esperienza in negozi o centri commerciali.
- Ottime capacità organizzative e di gestione del tempo.
- Eccellenti doti comunicative, sia scritte che orali.
- Capacità di lavorare in autonomia e in team.
- Flessibilità e capacità di adattamento a un ambiente dinamico.

Cosa offriamo:

- Un ambiente di lavoro stimolante, collaborativo e disciplinato.
- Opportunità di investimento professionale.
- La possibilità di contribuire a una causa importante e di fare la differenza nella comunità.

Contratto di lavoro: Tempo pieno

Retribuzione: €1.300,00 - €1.400,00 al mese

Benefit:

- Bevande gratis
- Cellulare aziendale
- Distributori automatici di snack e bevande
- Orario flessibile
- Parcheggio libero
- Snack gratis
- Supporto allo sviluppo professionale

Disponibilità:

- Dal lunedì al venerdì

Retribuzione supplementare:

- Maggiorazione lavoro festivo
- Tredicesima