Urgently Hiring Front Desk Assistant

**Panoramica della Posizione**:
**Responsabilità Principali**:
**Accoglienza e Coordinamento Pazienti**:

- Accogliere i pazienti al loro arrivo con cortesia e professionalità.
- Registrare i pazienti e guidarli nella compilazione della documentazione assicurativa e dei moduli privacy.
- Accompagnare i pazienti dalla reception agli studi medici per i loro appuntamenti.
- Tradurre, se necessario, durante le visite mediche.
- Registrare correttamente tutti i nuovi pazienti nel sistema gestionale.

**Gestione Cartelle e Documentazione**:

- Preparare le cartelle cliniche per gli appuntamenti giornalieri, assicurandosi che tutti i documenti rilevanti siano presenti e aggiornati.
- Tradurre e preparare documenti richiesti su USB quando i pazienti ne fanno richiesta (es. referti, prescrizioni, prenotazioni).
- Scaricare, ordinare e caricare i referti dai portali di diverse cliniche nel network.

**Assistenza alla Coordinatrice del Front Desk**:

- Gestione delle prenotazioni chirurgiche in collaborazione con la coordinatrice.
- Supporto nella compilazione e gestione delle prescrizioni.
- Aiuto nella gestione ordini e materiali per l’ambulatorio.
- Organizzazione e aggiornamento costante della **lista Excel dei pazienti** che devono vedere specialisti.
- Controllo regolare dei vari ambulatori.
- Supporto nel controllo delle **liste farmaci** presenti presso la clinica (scadenze, quantità)

**Comunicazione e Supporto Organizzativo**:

- Rispondere alle chiamate telefoniche in modo professionale e cortese.
- Coordinare il trasporto dei pazienti verso altre strutture, utilizzando un veicolo aziendale ove richiesto.
- Raccogliere le disponibilità dai medici e aggiornarle nel gestionale.
- Collaborare a piccoli compiti organizzativi o di decoro, come la cura delle piante o la preparazione di cioccolatini per accogliere i pazienti.

**Requisiti Preferenziali**:

- Ottima conoscenza dell’italiano e dell’inglese parlato e scritto.
- Esperienza pregressa in contesti sanitari o amministrativi.
- Attitudine al lavoro in team e alla gestione del pubblico.
- Flessibilità e capacità di gestire più compiti contemporaneamente.

**Orari di Lavoro**:

- Da lunedì a venerdì, dalle 09:30 alle 18:30.
- Potrebbero essere richieste ore extra occasionali, inclusa la possibilità di fermarsi più a lungo o di arrivare prima, secondo necessità.

**Qualifiche**:

- Ottime capacità di comunicazione e organizzazione.
- Capacità di gestire informazioni sensibili con riservatezza.
- Competenze bilingue sono fondamentali.
- Patente di guida valida.
- Esperienza pregressa in un ufficio medico o in un contesto simile è preferibile.

**Position Overview**:
**Key Responsibilities**:
**Patient Reception and Coordination**:

- Welcome patients upon arrival with courtesy and professionalism.
- Register patients and guide them in completing insurance documentation and privacy forms.
- Escort patients from reception to medical offices for their appointments.
- Provide translation during medical visits, if necessary.
- Correctly register all new patients in the management system.

**File and Documentation Management**:

- Prepare medical charts for daily appointments, ensuring all relevant documents are complete and updated.
- After each visit, print the summary and place it in the patient’s file for review and follow-up.
- Translate and prepare documents on USB when requested by patients (e.g., reports, prescriptions, bookings).
- Download, sort, and upload medical reports from the portals of various clinics in the network.

**Support to the Front Desk Coordinator**:

- Manage surgical bookings in collaboration with the coordinator.
- Assist with preparing and managing prescriptions.
- Help with ordering and managing supplies for the clinic.
- Organize and continuously update the Excel list of patients needing specialist visits.
- Regularly check the different outpatient rooms.
- Support in monitoring the clinic’s medication lists (expiration dates, quantities).

**Communication and Organizational Support**:

- Answer phone calls professionally and courteously.
- Coordinate patient transport to other facilities, using a company vehicle when required.
- Collect doctors’ availability and update it in the management system.
- Assist with small organizational or welcoming tasks, such as caring for plants or preparing chocolates to greet patients.

**Preferred Requirements**:

- Excellent command of Italian and English, spoken and written.
- Previous experience in healthcare or administrative settings.
- Strong teamwork and public interaction skills.
- Flexibility and ability to manage multiple tasks simultaneously.

**Work Schedule**:

- Monday to Friday, 9:30 a.m. to 6:30 p.m.
- Occasional extra hours may be required, including arriving earlier or staying later when necessary.

**Qualifications**:

- Excellent communication and organizational skills.
- Ability to handle sensitive information with confidentiality.
- Bilingual skills are essential.
- Valid driv