Responsabile amministrativo

Responsabile amministrativo

Sede:
Roma, Italia

Tipo di posizione:
Tempo pieno (Tempo Pieno)

Azienda:
WiseGlow SRL (Casa madre: Thundersoft)

In quanto ruolo manageriale fondamentale all'interno del team aziendale, questa posizione richiede la supervisione di diverse aree funzionali, tra cui amministrazione, risorse umane, supporto operativo e gestione della conformità. Il candidato prescelto fungerà da ponte di comunicazione tra la sede centrale e i team locali, garantendo l'efficienza e la conformità delle operazioni quotidiane degli uffici. Inoltre, il ruolo supporta la collaborazione tra i vari reparti e il raggiungimento degli obiettivi in tutte le linee di business, rappresentando una posizione manageriale multiforme che richiede sia una visione strategica che forti capacità esecutive.

Responsabilità principali

I. Gestione integrata delle operazioni

• Supervisionare gli affari amministrativi degli uffici: tra cui la manutenzione dei locali, la gestione delle immobilizzazioni, l'approvvigionamento di forniture per ufficio e il controllo dei costi, l'organizzazione delle riunioni e la circolazione dei documenti. Ottimizzare i processi amministrativi per migliorare l'efficienza operativa.
• Facilitare la collaborazione tra i vari reparti: mantenere i contatti con la sede centrale, i reparti finanziario, risorse umane, marketing e altri reparti funzionali per promuovere il supporto alle attività regionali, l'implementazione dei progetti e l'allocazione delle risorse. Risolvere le questioni di coordinamento tra i vari reparti che sorgono durante le operazioni.
• Supervisionare la gestione dei fornitori locali: selezionare e valutare i fornitori di servizi per l'ufficio e il supporto logistico, mantenere le partnership e monitorare la qualità del servizio e il controllo dei costi.

II. Gestione delle risorse umane fondamentali

• Eseguire i processi HR locali: gestire le procedure di assunzione/dimissione dei dipendenti, gestire i registri delle presenze, amministrare i contratti di lavoro (in conformità con le leggi italiane sul lavoro e i requisiti del CCNL) e mantenere i rapporti con i dipendenti.
• Supporto al reclutamento e alla formazione: assistenza alla sede centrale nei processi di reclutamento locale, coordinamento dei colloqui con i candidati e organizzazione dell'inserimento dei dipendenti e della formazione di base.
• Coordinamento dei benefici e del welfare dei dipendenti: implementazione di politiche di benefit conformi agli standard italiani, organizzazione di attività di team building e promozione di un ambiente di lavoro positivo.

III. Conformità e gestione dei rischi

• Garantire la conformità operativa locale: rispettare rigorosamente le leggi italiane sul lavoro, le politiche fiscali e le normative CCNL; supervisionare la conformità nei processi di monitoraggio delle presenze, gestione degli straordinari e gestione delle buste paga.
• Gestire la sicurezza dell'ufficio e la prevenzione dei rischi: sviluppare e implementare protocolli di sicurezza dell'ufficio; affrontare le emergenze operative (ad esempio, guasti alle attrezzature, reclami relativi alla conformità); segnalare tempestivamente gli incidenti alla sede centrale.

IV. Supporto strategico e reporting

• Fornire raccomandazioni per l'ottimizzazione operativa alla sede centrale sulla base delle caratteristiche del mercato locale, sostenendo gli obiettivi di crescita aziendale regionali.
• Compilazione dei dati e reporting: raccogliere regolarmente i dati amministrativi, delle risorse umane e operativi in briefing di gestione completi da presentare ai responsabili regionali e alla sede centrale, monitorando il raggiungimento degli indicatori chiave di prestazione (KPI).

Requisiti di qualificazione

I. Formazione

• Laurea triennale o magistrale, preferibilmente in Economia aziendale, Pubblica amministrazione, Gestione delle risorse umane o settori correlati.

II. Esperienza lavorativa

• Minimo 5 anni di esperienza nella gestione completa, nell'amministrazione e nel coordinamento delle risorse umane all'interno di multinazionali o grandi imprese, di cui almeno 2 anni in un ruolo manageriale.
• Sarà data preferenza ai candidati con esperienza lavorativa locale in Italia, familiarità con l'ambiente aziendale, la cultura del posto di lavoro e le procedure amministrative di Roma.
• Esperienza nella collaborazione interdipartimentale, nella gestione dei fornitori e nella supervisione della conformità, con la capacità di gestire in modo indipendente compiti complessi e multimodulari.

III. Competenze e abilità

Competenze linguistiche:

• Ottima conoscenza dell'italiano (parlato, ascoltato, letto e scritto). La conoscenza dell'inglese costituisce un vantaggio. Si preferiscono candidati con competenze comunicative in cinese.

Competenze professionali:

• Familiarità con la normativa italiana sul lavoro (ad esempio, i termini del contratto CCNL), le politiche fiscali e i requisiti di conformità aziendale.
• Competenza nell'uso della suite Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint) e degli strumenti di base per la gestione CRM/HR.

Competenze fondamentali:

• Coordinamento: integrare in modo efficiente attività multimodulari, promuovendo la comunicazione e la collaborazione tra i vari reparti e livelli.
• Risoluzione dei problemi: analizzare rapidamente questioni operative complesse e proporre soluzioni praticabili.
• Consapevolezza della conformità: rigoroso rispetto delle normative locali e delle politiche aziendali per garantire pratiche di gestione legali e conformi.
• Resistenza allo stress: capacità di gestire più attività contemporaneamente e di fornire un lavoro di alta qualità entro le scadenze.

IV. Requisiti aggiuntivi

• Integrità professionale dimostrata, responsabilità e forte leadership e coesione del team.
• Comprensione delle differenze culturali tra le imprese cinesi e occidentali, con la capacità di colmare efficacemente il divario comunicativo tra la sede centrale e i team locali.