Team Assistant

1 settimana fa

Milano Michigan Italy Cube Labs A tempo pieno

Role Overview – Team Assistant

As a Team Assistant, you will ensure the smooth daily operations of the Milan office while supporting company teams, the CEO and the Board across a wide range of organizational, operational and administrative needs. You will play a central role in maintaining an efficient, welcoming and well-structured workplace, coordinating suppliers and internal processes. Your contribution will enhance operational effectiveness and support business continuity across the organization.

What You'll Do:

  • Support teams with operational needs, including special operations projects, drafting policies and procedures, processing orders and purchases, organizing internal and external events, coordinating documentation, managing logistics and contributing to reporting activities. 
  • Provide support to the CEO and C- level, including arrangements, expense reports, purchases and ensuring timely and accurate execution of all administrative requirements. Act proactively to streamline activities, anticipate needs and facilitate a smooth flow of information and priorities at executive level. 
  • Guarantee seamless office operations by managing day-to-day activities to ensure the office runs smoothly. 
  • Manage office suppliers, contracts and services (maintenance, facility, IT support, office supplies), coordinating quotes, orders, renewals and tracking costs, quality levels and service KPIs. 
  • Coordinate and personally oversee the hospitality of guests, partners and suppliers, ensuring a professional and well-managed office experience. 
  • Be the single point of contact for Health & Safety, ensuring compliance with local regulations, managing documentation, audits, mandatory tasks and coordinating required training. 
  • Organize travel and business trips for the team, handling planning, bookings, itineraries and supporting the preparation of expense reports when needed. 

Who You Are:

  • Education: High School diploma or Degree. 
  • Experience: at least 2 years of experience in similar roles (Office Manager, Team Assistant, Executive Assistant). 
  • Professional Traits: strong problem-solving and a solution-oriented mindset. Able to work autonomy and to handle unexpected situations with proactivity and flexibility. Excellent interpersonal skills, with a natural ability to act as a key reference point in the office and interact professionally with all stakeholders. Strong ability to work with numbers and structured information, familiarity with budgets, expenses, reporting and cost monitoring. 
  • Work style: entrepreneurial and improvement-driven approach, you enjoy being proactive, optimizing processes and workflows and you naturally anticipate needs. 
  • Skills: solid knowledge of Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint, Outlook, Teams). 
  • Language skills: English C1. 

What we offer

  • Multicultural and international team. 
  • Collaborative and smart environment to work and learn. 
  • Free coffee to kick-start your day. 
  • Flexible working policy. 
  • Job level and salary will be based on your experience in the role. 
  • Ticket Restaurant.
     

Where You'll Be

Milan Office (MI).

At Cube Labs, we are committed to fostering an inclusive, diverse, and supportive workplace. We welcome individuals from all backgrounds, discrimination of any kind is not tolerated, as we strive to create an environment where everyone can thrive. Our hiring decisions are based on skills and experience, and we believe that embracing different perspectives is key to driving innovation and success.

  • Team Assistant

    2 settimane fa

    Milano, Italia Loro Piana A tempo pieno

    L'Executive Assistant fornisce supporto (organizzazione agende, meeting, business trip, rendicontazione note spese etc.) al team Retail & Wholesale. Collabora inoltre con le Executive Assistants dei vari dipertimenti nell’organizzazione e coordinamento delle attività la Divisione Luxury Goods. **Principali Attività**: - Collabora all’organizzazione e...

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    2 giorni fa

    Milano, Italia Oliver James Associates A tempo pieno

    Per azienda cliente riconosciuta a livello internazionale, siamo alla ricerca di una figura di Team Assistant. La figura si occuperà nello specifico di: - supporto alla gestione amministrativa dell'ufficio facility - preparazione degli ordini e relazioni con il dipartimento degli acquisti - attività di receptionist - attività di segretariato generale -...

  • Team Assistant

    3 settimane fa

    Milano, Italia JR Italy A tempo pieno

    Engel & Völkers - Team Assistant (m/f) - Buccinasco Engel & Völkers è un'azienda leader nel settore Real Estate, presente in oltre 30 Paesi e 5 continenti. Il gruppo conta 16.000 collaboratori in tutto il mondo. In Italia, il nostro network, composto da più di 70 sedi operative, è in forte crescita. I valori distintivi del nostro brand sono competenza,...

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    2 giorni fa

    Milano, Italia Jr Italy A tempo pieno

    Engel & Völkers - Team Assistant (m/f) - BuccinascoEngel & Völkers è un'azienda leader nel settore Real Estate, presente in oltre 30 Paesi e 5 continenti.Il gruppo conta ****** collaboratori in tutto il mondo.In Italia, il nostro network, composto da più di 70 sedi operative, è in forte crescita.I valori distintivi del nostro brand sono competenza,...

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    1 settimana fa

    Milano, Italia Oliver James Associates A tempo pieno

    Per Gruppo bancario leader a livello internazionale, siamo alla ricerca di una figura di Team Assistant. **Posizione**: La risorsa si occuperà di tutte le attività segretariali e amministrative di un Team di collaboratori a lei affidati, in modo da facilitare le differenti attività quotidiane dell'ufficio. - organizza meeting, riunioni, incontri, corsi...

  • Team Assistant

    2 settimane fa

    Milano, Italia Progetto il Seme cooperativa sociale A tempo pieno

    **1 Team Assistant** La figura ricercata si occuperà di fornire supporto generale ed amministrativo al team dirigenziale e rappresenterà l’azienda con i diversi stakeholder. La persona che cerchiamo dovrà - Gestire agende e calendari - Organizzare e programmare riunioni interne, organizzare ponti per conferenze, prenotare sale conferenze, organizzare...

  • Team Assistant

    1 settimana fa

    Milano, Italia Oliver James Associates A tempo pieno

    Per Gruppo bancario leader a livello internazionale, siamo alla ricerca di una figura di Team Assistant. **Posizione**: La risorsa si occuperà di tutte le attività segretariali e amministrative di un Team di collaboratori a lei affidati, in modo da facilitare le differenti attività quotidiane dell'ufficio. - organizza meeting, riunioni, incontri, corsi...

  • Team Assistant/ Assistant

    7 giorni fa

    Milano, Italia Engel & Völkers Italia - Buccinasco A tempo pieno

    Engel & Völkers è una azienda leader del segmento Real Estate presente in più di 30 Paesi e 5 continenti Il Gruppo vanta 16.000 collaboratori in tutto il mondo. In Italia il nostro Network, già costituito da più di 70 sedi operative, è in forte crescita. Competenza, esclusività e passione sono i valori distintivi del nostro brand e grazie alla nostra...

  • Team Assistant

    1 settimana fa

    Milano, Italia Loro Piana A tempo pieno

    **Position**: The Team Assistant role provides support (organization of agendas, meetings, business trips, expense reporting, etc.) to the Directors within the Product Development team. It also collaborates with the Executive Assistants of other departments in the organization and coordination of activities for the Luxury Goods Division. **Job...

  • Team assistant

    2 settimane fa

    Milano, Italia Engel & Völkers Italia - Buccinasco A tempo pieno

    Engel & Völkers è una azienda leader del segmento Real Estate presente in più di 30 Paesi e 5 continenti Il Gruppo vanta 16.000 collaboratori in tutto il mondo. In Italia il nostro Network, già costituito da più di 70 sedi operative, è in forte crescita. Competenza, esclusività e passione sono i valori distintivi del nostro brand e grazie alla nostra...