Assistant Office Manager

CHI CERCHIAMO

Cerchiamo un/una Assistant Office Manager con esperienza in ruoli multi-funzionali. Il ruolo nasce per consolidare il team e non è a termine: vogliamo qualcuno che diventi un secondo punto di riferimento stabile in ufficio, assieme al nostro irrinunciabile Office Manager Tommaso.

Per ricoprire questo ruolo, serve autonomia operativa nelle attività amministrative core e nella gestione dei flussi interfunzionali.

Non ci aspettiamo di incontrare una persona che conosca tutto fin da subito: alcuni ambiti più tecnici (cantieri, assicurazioni, banking) saranno sviluppati tramite affiancamento e formazione. Nell'annuncio troverai una scala delle priorità delle skills per noi importanti.

La risorsa ideale è ordinata, affidabile, capace di gestire urgenze senza frizioni e, sì, anche simpatica: il clima umano per noi conta quanto la competenza.

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ATTIVITÀ

Riassumere o elencare le attività di un Office Manager, ed in particolare del nostro Office Manager Tommaso, ha reso questo annuncio forse uno dei più complessi mai scritti per la nostra povera recruiter, ma ci proviamo:

• Gestione documentale e archiviazione: organizzazione archivi digitali e fisici, aggiornamento versioni, reperibilità documentale
• Gestione PEC e comunicazioni formali: smistamento corrispondenza, redazione comunicazioni a fornitori, professionisti e istituzioni
• Amministrazione trasversale: gestione scadenzari, contratti, modulistica, monitoraggio adempimenti periodici
• Area cantieri e ristrutturazioni: supporto tecnico-amministrativo, contratti di appalto, ordini firmati, rapporti con direttori lavori, avanzamenti SAL, gestione fornitori
• Area assicurativa: gestione polizze immobili e flotte, sinistri, scadenze, rinnovi e variazioni
• Contabilità di base: prima nota, registrazioni fatture e note spese, DDT, riconciliazioni elementari
• Rapporti bancari: apertura/chiusura conti, interfaccia con istituti bancari
• Contrattualistica fornitori: predisposizione e aggiornamento contratti, raccolta documentazione
• Supporto ai processi aziendali trasversali: raccordo tra funzioni interne, supervisione logistica, contatto con consulenti esterni
• Reporting e controllo processi: raccolta dati, predisposizione report

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REQUISITI

Come detto non ci aspettiamo che tu sia già autonoma/o in tutto: sotto riportiamo una scala di priorità delle competenze tecniche necessarie, affinché tu possa capire se l'attuale assetto di competenze che possiedi sia compatibile con quello di cui abbiamo bisogno:

Competenze fondamentali (autonomia completa)

- Gestione documentale e archiviazione in modo preciso

- Gestione contratti aziendali / scadenze interne

- Gestione PEC e comunicazioni formali

- Raccordo interfunzionale tra aree aziendali (probabilmente, la più importante: aver già ricoperto ruoli trasversali e multi-funzionali: saper gestire tante attività diverse e importanti, fare da raccordo tra colleghi della contabilità, direttori degli alberghi, fornitori e consulenti. Questa capacità di coordinamento e sintesi tra funzioni è il cuore del ruolo)

Competenze importanti (buona autonomia)

- Reporting e controllo processi: raccolta dati, predisposizione report

- Contabilità di base: prima nota, registrazioni, note spese, DDT, riconciliazioni

- Compliance e sicurezza: privacy, sicurezza sul lavoro, conoscenza base normativa

Competenze plus / se non le possiedi, ti possiamo formare

- Area Cantieri: supporto tecnico-amministrativo, ordini, contratti, rapporti con direttori lavori

- Area Assicurativa: gestione polizze, sinistri, scadenze, rapporti broker

- Rapporti bancari: apertura chiusura conti, gestioni rapporti con le banche

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OFFERTA CONTRATTUALE

CCNL Industria Turistica – Federturismo

Contratto Tempo Determinato 6 mesi con prospettiva di stabilizzazione

Livello C/1

RAL 25.000–27.000 euro

Buoni pasto 8 euro per ogni giorno di lavoro

Orario 9–18, con pausa pranzo

... E PER PRANZO? Hai a disposizione sia i buoni pasto da €8 al giorno ma, in aggiunta, hai anche la possibilità di pranzare nella nostra "quasi mensa aziendale", che altro non è che un bistrot partner del gruppo (situato proprio sotto la nostra sede).

Niente più schiscetta, a meno che tu non voglia proprio sfoggiare il tuo pollo e riso super "fit".

In quel caso, onore a te (ma noi diamo un'occhiata al menù del giorno).

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CHI SIAMO

Siamo BusinessPro Italia, per gli amici BPI.

Nati nel 1996 e lavoriamo nel cuore di Roma, in Via Firenze 32, dove si trova la nostra sede centrale (Zona Repubblica).

Ci occupiamo della gestione contabile, amministrativa e operativa di un gruppo di strutture alberghiere e immobiliari (dagli hotel 4 stelle agli ostelli sociali, passando per i condomini e palestre). Il team amministrativo è composto da una quindicina di persone. C'è chi lavora con noi da più di un ventennio e chi è cresciuto partendo da zero.

Ah, e sì: abbiamo il biliardino. Ma sappiamo bene che non basta quello per creare un ambiente sano. Ci lavoriamo ogni giorno.

PS: abbiamo anche il fantacalcio aziendale, dove ogni lunedì mattina si piangono sconfitte e si esulta per gol inutili. Perché alla fine, anche tra una scadenza e una fattura, ridere insieme aiuta.

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COME CANDIDARSI - Per candidarti, invia il tuo CV attraverso la piattaforma INDEED e rispondi al breve questionario che seguirà. Non accettiamo candidature via telefono o via e-mail: preferiamo riceverle da un unico canale.

Speriamo che il nostro annuncio risulti chiaro e completo, ma per qualsiasi domanda sulla selezione, ti preghiamo di utilizzare solo e soltanto questo indirizzo:

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UNA NOTA FINALE (IMPORTANTE) - Se sei arrivato/a fin qui, è perché probabilmente ti interessa non solo il ruolo, ma il tipo di posto in cui andresti a lavorare. E questo ci fa piacere, perché anche noi siamo curiosi delle persone che vogliono unirsi a noi.

Puoi farti un'idea visitando online le strutture che gestiamo, come The RomeHello, un ostello pieno di arte urbana e persone da ogni angolo del mondo, o anche Hotel Artemide Roma Centro, Hotel Spadai a Firenze.

Non cerchiamo cloni, non cerchiamo curriculum perfetti: cerchiamo persone in gamba, curiose, corrette, che abbiano voglia di crescere.

Questo annuncio è aperto a tutti, senza distinzioni di genere, età o provenienza.

Il nostro obiettivo è quello di dare a tutti un feedback, ma se dovessimo metterci un po' di più del previsto — o se ci dovesse sfuggire qualche risposta — ve ne chiediamo scusa fin da ora. Faremo del nostro meglio, con cura e riconoscenza per il tempo che ci avete dedicato.

Contratto di lavoro: Tempo pieno, Tempo determinato

Durata contratto: 6 mesi

Retribuzione: €25.000,00 - €27.000,00 all'anno

Benefit:

• Buoni pasto

Domande di preselezione:

• La nostra sede è in Via Firenze 32 – Roma (Metro Repubblica). Quanto tempo impiegheresti indicativamente per il tragitto casa–lavoro?
• Hai piena autonomia in attività come gestione archivio cartaceo e digitale, gestione PEC e contrattualistica aziendale? Raccontaci brevemente la tua esperienza.
• Hai già ricoperto un ruolo trasversale e di raccordo tra diverse aree aziendali? Se sì, descrivici brevemente in quali contesti e quali attività gestivi.
• Hai autonomia nella contabilità di base (prima nota, DDT, fatture, riconciliazioni)?
• Nelle tue esperienze precedenti sei stato/a referente per attività di compliance (privacy, sicurezza sul lavoro)?
• Possiedi competenze plus come gestione amministrativa di cantieri o gestione area assicurativa?
• Spazio libero: c'è qualcosa in più che vorresti raccontarci di te? Motivazioni, interessi o esperienze che ritieni importanti.
• Da quando saresti disponibile per l'inserimento? Indica per favore l'eventuale periodo di preavviso.