Administration Support

Scopo
: La figura di Administration Support ha lo scopo di garantire un supporto amministrativo operativo e trasversale alle attività del Consorzio ERP Italia e di ERP Italia Servizi, assicurando la corretta gestione dei processi amministrativi, contabili e di fatturazione nel rispetto delle normative vigenti. Riportando direttamente all'Administration Manager, la risorsa opera a supporto del team in modo indipendente dalle singole società, contribuendo all'efficienza dei flussi amministrativi, alla correttezza dei dati contabili e al rispetto delle scadenze, fungendo da punto di riferimento operativo per le attività di ciclo passivo, fatturazione attiva, gestione fornitori e note spese. Il ruolo è chiave nel garantire continuità, precisione e affidabilità nei processi amministrativi, collaborando in modo strutturato con le diverse funzioni aziendali e supportando l'Administration Manager nelle attività di coordinamento e controllo.

Interfacce e riporti
:

·       Riporta all'Administration Manager

·       Si interfaccia con:

o  il team Administration del Consorzio ERP Italia e di ERP Italia Servizi;

o  le diverse funzioni aziendali coinvolte nei processi amministrativi e di fatturazione;

o  i fornitori per attività operative legate a fatturazione, scadenze e solleciti;

o  i dipendenti per la gestione delle note spese e il supporto amministrativo;

o  eventuali consulenti esterni e partner amministrativi, quando necessario.

Responsabilità
:

• Garantire il corretto supporto operativo ai processi amministrativi e contabili del Consorzio ERP Italia e di ERP Italia Servizi;
• Assicurare la corretta registrazione delle operazioni amministrative e contabili nel rispetto delle procedure interne e delle normative fiscali e IVA vigenti;
• Supportare la gestione del ciclo passivo, incluse la registrazione delle fatture passive nazionali, UE ed extra-UE relative a beni e servizi;
• Contribuire alla gestione del ciclo attivo, fornendo supporto operativo alle attività di fatturazione sotto la supervisione dell'Administration Manager;
• Collaborare alla gestione dei fornitori e degli ordini di acquisto, garantendo accuratezza dei dati e rispetto delle tempistiche;
• Supportare la predisposizione e il monitoraggio di scadenzari fornitori e clienti, collaborando con l'Administration Manager per le attività di pagamento e sollecito;
• Assicurare la corretta gestione e aggiornamento della documentazione amministrativa e dei file di controllo;
• Fornire supporto ai dipendenti per le attività amministrative di competenza, incluse le note spese, dopo adeguato affiancamento;
• Collaborare in modo trasversale con le diverse funzioni aziendali, contribuendo all'efficienza e alla continuità dei processi amministrativi.

Requisiti

• Diploma in Ragioneria o titolo di studio equivalente; costituisce titolo preferenziale una laurea in discipline economiche;
• Esperienza pregressa, anche di 2–4 anni, in ruoli amministrativi o contabili, preferibilmente in contesti strutturati o consulenziali;
• Buona conoscenza dei principali processi amministrativi (ciclo passivo e attivo);
• Familiarità con la registrazione di fatture passive e con la compilazione della prima nota;
• Buona padronanza di Excel (utilizzo di file di controllo e monitoraggio);
• Esperienza nell'utilizzo di gestionali amministrativi/contabili e sistemi di gestione ordini di acquisto;
• Buona conoscenza della lingua inglese, scritta e parlata, per la gestione di documentazione e fornitori esteri;
• Precisione, affidabilità e attenzione al dettaglio nella gestione delle attività operative e dei dati amministrativi.

Competenze trasversali

• Elevata precisione e attenzione al dettaglio nella gestione delle attività amministrative e contabili;
• Affidabilità e senso di responsabilità nel rispetto delle scadenze e delle procedure;
• Capacità di organizzazione del lavoro e di gestione efficace delle priorità;
• Attitudine al lavoro in team e alla collaborazione con interlocutori interni ed esterni;
• Buone capacità comunicative e relazionali, in particolare nel rapporto con fornitori e colleghi;
• Proattività e disponibilità ad apprendere nuovi processi e strumenti;
• Capacità di lavorare in modo trasversale su più attività e società, mantenendo ordine e visione d'insieme;
• Approccio problem solving e orientamento alla soluzione operativa.