Business Support

Office Coordinator - Operational Coordinator - Business Operations - Business Support - Executive Assistant

La tua nuova azienda

Il nostro cliente è una società multinazionale tedesca operante nel settore farmaceutico.

In ottica di ampliamento dell'organico della filiale italiana, attualmente in fase di start-up, siamo alla figura di una figura trasversale di Business Support e Office Manager.

Il tuo nuovo ruolo

La figura svolgerà un ruolo chiave nel supportare il Country Head e il team italiano in crescita in tutti gli aspetti organizzativi, amministrativi e operativi, garantendo un coordinamento fluido tra la struttura locale e la sede centrale globale.

Questa posizione richiede un professionista proattivo e operativo, capace di gestire più priorità, favorire la collaborazione tra i reparti e assicurare l'efficienza quotidiana in un ambiente dinamico e in rapida evoluzione, che combina l'agilità di una start-up con la struttura e il supporto di un'organizzazione internazionale.

Principali responsabilità:

• Agire come punto di coordinamento centrale tra il team italiano e i dipartimenti globali (Finanza, HR, Legale, Regolatorio, Supply Chain, Marketing e Affari Medici), garantendo comunicazioni tempestive e allineamento operativo;
• Supportare il Country Head con la gestione del budget, preparazione di report, analisi dati vendita, presentazioni e sintesi per riunioni locali e globali;
• Interfacciarsi con partner esterni locali (contabilità, legale, payroll, HR, fiscali e fornitori di servizi), assicurando una collaborazione fluida e la conformità alle normative italiane;
• Contribuire a progetti operativi trasversali, garantendo la priorità, il monitoraggio e la consegna secondo le scadenze;
• Supportare l'onboarding dei nuovi collaboratori e mantenere documentazione HR accurata, contratti e flussi di comunicazione interna;
• Coordinare l'organizzazione di riunioni interne ed esterne, nonché eventi nazionali e internazionali;
• Gestire l'amministrazione generale dell'ufficio, gli acquisti e i contratti relativi a fornitori, spazi di coworking, veicoli aziendali (leasing) e servizi;
• Supportare l'onboarding dei nuovi collaboratori e mantenere documentazione HR accurata, contratti e flussi di comunicazione interna;
• Gestire informazioni riservate con discrezione e professionalità, assicurando elevati standard di integrità e affidabilità.
• Fornire supporto diretto al Country Head, inclusa la gestione dell'agenda, organizzazione dei viaggi, preparazione delle riunioni e attività di follow-up (attività residuale).

Sede di lavoro: Milano (Zona Bicocca).

Di cosa hai bisogno per aver successo

Il/la nostro/a candidato/a ideale:

• Ha conseguito un titolo di Laurea, preferibilmente in Amministrazione, Economia o affini;
• Ha una comprovata esperienza pregressa di almeno 8 anni in ruoli di office management / coordinamento amministrativo / supporto esecutivo, all'interno di contesti internazionali e/o start-up del settore healthcare;
• Inglese fluente obbligatorio; la conoscenza del tedesco sarà considerata un plus
• Eccellenti competenze analitiche: gestione budget, lettura e analisi dati, reportistica;
• Ottime capacità organizzative e di gestione del tempo, con un approccio strutturato e disciplinato;
• Eccellenti abilità interpersonali e comunicative, in grado di interagire con sicurezza con stakeholder locali e globali;
• Elevata flessibilità, proattività e attitudine al problem-solving;
• Mentalità operativa e volontà di assumersi responsabilità in un'organizzazione snella e in rapida crescita;
• Ottima padronanza del pacchetto Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).

Cosa devi fare ora

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