Addetto/a amministrazione junior

IFAB è una fondazione privata con sede a Bologna che promuove la ricerca e l'innovazione nelle tecnologie di Big Data, Intelligenza Artificiale e supercalcolo. Opera come punto di riferimento tra il mondo della ricerca e il tessuto industriale e istituzionale, partecipando a network nazionali ed europei di primo piano (Centro Nazionale HPC, EuroCC Italy, IT4LIA AI Factory). Le sue aree di ricerca spaziano dall'HPC e dal Quantum Computing alle scienze della vita, dall'ambiente e clima alle sfide sociali, fino alla scienza dello spazio.

L'area Amministrazione, Legale e Compliance

Amministrazione: gestione dei Soci, supporto agli organi di governance (CdA e Assemblea), gestione finanziaria e rendicontazione dei progetti, flussi finanziari (incassi e pagamenti), adempimenti fiscali e contabili, adempimenti generali di natura amministrativa;

Legale: conformità normativa delle attività e dei progetti, GDPR, definizione e gestione degli aspetti contrattuali;

Compliance: formalizzazione e aggiornamento di politiche e procedure interne, Modello 231 e Codice Etico, rapporti con l'Organismo di Vigilanza, Gender Equality Plan, documentazione antimafia e conflitto di interesse, certificazioni UNI/ISO.

La figura ricercata, responsabilità e attività principali
Al fine di consolidare l'apparato operativo della Fondazione, stiamo cercando una risorsa da inserire nell'area Amministrazione che, in affiancamento alla Responsabile dell'area, gestisca attività di

amministrazione generale e attività collaterali relative alla rendicontazione economica delle spese, quali ad esempio:

Adempimenti amministrativi per la regolare e ordinata conduzione quotidiana della sede e del luogo di lavoro (solo a titolo di esempio: programmazione visite mediche del lavoro del personale, raccolta e certificati sulla sicurezza, ordinazione buoni pasto mensili, gestione della prenotazione delle sale e degli uffici, ecc.)

Supporto nelle attività di raccolta della documentazione amministrativa e tenuta del relativo archivio digitale (e/o, ove previsto, di quello cartaceo), anche a fine di rendicontazione;

Gestione e aggiornamento di scadenziari, registri e database di scadenze degli adempimenti amministrativi

Supporto nella raccolta e classificazione della documentazione di spesa relativa a progetti finanziati

Qualifiche di studio richieste
Stiamo cercando un/una studente/ssa, anche in corso di laurea e a una prima esperienza lavorativa, a supporto dell'area amministrazione: non è indispensabile l'avvenuto conseguimento di un particolare titolo di studio, ma è preferibile che sia affine a quello economico e/o amministrativo, potendo prendersi in considerazione profili con formazione umanistica o settori analoghi.

Competenze tecniche richieste

Pacchetto Office e nello specifico Microsoft Excel;

Capacità di utilizzo consapevole di strumenti di IA generativa (es. ChatGPT, Claude, Copilot);

Conoscenza della lingua inglese con capacità di lettura di documentazione tecnica.

Competenze trasversali

Precisione, attenzione al dettaglio e orientamento alla qualità;

Capacità organizzativa e di gestione delle priorità in contesti multi-progetto;

Riservatezza e rispetto dei vincoli di confidenzialità nella gestione di dati sensibili;

Proattività e propensione all'apprendimento continuo;

Capacità di lavorare in team e di interfacciarsi con interlocutori diversi;