Segreteria Amministrativa/Organizzativa

Stiamo cercando una figura professionale da inserire nella struttura operativa di ISI nel ruolo di segreteria amministrativa/organizzativa, con competenze consolidate e uno spirito dinamico, che desideri lavorare in un ambiente stimolante e orientato al settore tecnico. Attività principali ● Utilizzo del software gestionale in dotazione all’Associazione, posta elettronica ordinaria e certificata, archiviazione dati e documenti. ● Registrazione e gestione dei contratti con collaboratori, consulenti e fornitori. ● Redazione di lettere, circolari, e-mail, comunicazioni e convocazioni istituzionali in maniera chiara e professionale. ● Supporto alla Direzione e alla Presidenza nei rapporti istituzionali, commerciali e organizzativi. ● Gestione e archiviazione di pratiche amministrative (domande di iscrizione ecc.) in collaborazione con tesoriere e studio commercialista. ● Gestione di fatture, ricevute, pagamenti e contabilità di base, inclusa la preparazione di documenti per la reportistica contabile. ● Assistenza logistica e organizzativa, prima e durante gli eventi associativi, eventi pubblici e fiere di settore, con disponibilità a presenziare all’interno del territorio nazionale. ● Supporto alla struttura operativa di ISI nella gestione degli adempimenti ordinari e straordinari e predisposizione in autonomia di procedure organizzative/amministrative e relativi strumenti a supporto (strutture concettuali di pagine/portali web, registri, tabelle ecc.). ● Servizio di front-office per Associati, Istituzioni, partner e fornitori. ● Gestione professionale delle chiamate durante gli orari di apertura al pubblico, secondo un piano settimanale definito. ● Eventuale presenza operativa presso la sede istituzionale dell’Associazione, in base alle esigenze. Requisiti ● Ottima padronanza del pacchetto Office (Word, Excel, PowerPoint). ● Buona competenza nell’uso e configurazione del software gestionale in dotazione all’Associazione con capacità di organizzare e ottimizzare i flussi di lavoro e la gestione dei dati. ● Ottima competenza nella predisposizione di sondaggi (es. Google form) e più in generale di strumenti per il lavoro in condivisione (Google drive, 365 ecc.). ● Ottima competenza nell’uso di strumenti per la gestione della posta elettronica, in particolare Outlook, e per la gestione di caselle condivise, calendari e comunicazioni ufficiali. ● Precisione e capacità di lavorare in autonomia rispettando scadenze e priorità. ● Ottime doti comunicative sia scritte che orali, per relazionarsi con Associati, Istituzioni e fornitori. ● Problem-solving e flessibilità nel gestire imprevisti. ● Capacità di organizzare e gestire riunioni inclusa la stesura dei verbali. ● Conoscenza di base della contabilità (fatturazione, bilanci, registrazioni entrate/uscite). ● Attitudine al lavoro in team e al coordinamento di attività complesse. ● È richiesta la conoscenza della lingua inglese, almeno a livello intermedio, per la gestione di eventuali comunicazioni internazionali. Tipologia di collaborazione ● Collaborazione professionale con partita IVA Orario di lavoro ● Dal lunedì al venerdì
- Dalle 9:30 alle 13:00 Cosa offriamo ● Collaborazione con l’Associazione Nazionale di riferimento nel suo settore. ● Opportunità di crescita professionale e confronto con un network di alto livello. ● Un ambiente professionale e collaborativo, caratterizzato da attività eterogenee e stimolanti.