RESPONSABILE AVANZAMENTO PRODUZIONE, SAL E CICLO ATTIVO

Responsabile Avanzamento Produzione SAL e Ciclo Attivo Ruolo trasversale per lo sblocco della produzione e l’accelerazione della fatturazione Società ICR Impianti e Costruzioni S.r.l. Area Controllo di Gestione, Produzione e Amministrazione Riporto Direzione Generale, con collegamento funzionale al Controllo di Gestione Interfacce interne Responsabili di Commessa, Direzione Tecnica, Direzione Operativa, Amministrazione, Contratti, Acquisti e Sicurezza Interfacce esterne Clienti, Direzioni Lavori, RUP, DEC, referenti amministrativi, mandatari RTI e partner di commessa Finalità del ruolo La risorsa presidia l’intero processo che trasforma la produzione eseguita in SAL approvati, Entrate Merci, autorizzazioni alla fatturazione e fatture emesse. Individua e rimuove le cause interne ed esterne che bloccano gli importi, coordina i soggetti coinvolti e assicura alla Direzione una previsione attendibile della fatturazione e degli incassi. Il ruolo non sostituisce la validazione tecnica del Responsabile di Commessa né le responsabilità contabili dell’Amministrazione. È il proprietario del processo end to end e risponde della sua tempestività, tracciabilità e corretta escalation. Responsabilità principali Monitoraggio della produzione Raccogliere mensilmente dai responsabili di commessa i dati della produzione eseguita. Confrontare produzione dichiarata, budget, contabilità di cantiere, ordini ricevuti e fatturazione. Individuare tempestivamente la produzione maturata ma non ancora inserita in SAL. Verificare la coerenza tra avanzamento fisico, avanzamento economico e documentazione disponibile. Aggiornare il registro aziendale della produzione residua e non fatturata. Attribuire a ogni importo bloccato una causa, un responsabile, un’azione e una data prevista di sblocco. Segnalare alla Direzione le produzioni prive di adeguato supporto tecnico o contrattuale. Predisposizione e sblocco dei SAL Predisporre, coordinare o verificare i SAL e la relativa documentazione giustificativa. Controllare computi metrici, libretti delle misure, rapportini, consuntivi, ordini di lavoro e verbali. Verificare la conformità del SAL a contratto, prezziari, ordini, varianti e autorizzazioni. Individuare anticipatamente documenti, firme e approvazioni mancanti. Assegnare le carenze documentali ai responsabili competenti con una scadenza precisa. Mantenere il calendario delle soglie e delle scadenze contrattuali per l’emissione dei SAL. Seguire il SAL fino alla firma e all’approvazione del soggetto competente. Documentazione a supporto Per ogni SAL la risorsa verifica, quando applicabile, la presenza di: contratto, allegati, ordine, ODA, NSO o Contratto Applicativo; computo metrico, contabilità lavori, libretto delle misure e rapportini; ordini di servizio, verbali di consegna e fine lavori; fotografie, dichiarazioni di conformità, certificazioni, schede tecniche e as built; autorizzazioni a varianti e maggiori lavorazioni; documentazione di sicurezza, subappalto e regolarità amministrativa; collaudo, regolare esecuzione, Entrata Merci o altro titolo autorizzativo alla fatturazione. Coordinamento interno Convocare incontri periodici con responsabili di commessa, Controllo di Gestione e Amministrazione. Richiedere formalmente i documenti mancanti indicando importo bloccato e conseguenza economica. Definire per ogni commessa il programma mensile di SAL e fatturazione. Supportare i responsabili di commessa nella corretta predisposizione della contabilità. Segnalare alla Direzione ritardi, omissioni o mancate risposte interne. Ottenere la validazione tecnica formale prima dell’invio definitivo del SAL. Rapporti con i clienti Mantenere un contatto costante con i referenti tecnici e amministrativi del cliente. Sollecitare l’esame dei SAL con un programma strutturato e richiedere riscontri scritti. Organizzare riunioni di sblocco per le posizioni di maggiore importo o anzianità. Predisporre verbali e riepiloghi degli impegni assunti dal cliente. Attivare progressivamente i livelli di escalation verso Direzione Lavori, DEC, RUP e direzione del cliente. Coinvolgere l’Ufficio Contratti per ritardi ingiustificati, riserve, diffide o contestazioni formali. Fatturazione e ciclo attivo Trasmettere tempestivamente all’Amministrazione SAL approvati e autorizzazioni alla fatturazione. Verificare la corretta emissione delle fatture rispetto a contratto, CIG, CUP, NSO, ODA e regime IVA. Prevenire i blocchi causati da errori formali o documentazione incompleta. Monitorare Entrate Merci, certificati di pagamento e autorizzazioni amministrative. Verificare la corrispondenza tra importi approvati, fatturati e incassati. Trasferire le fatture scadute al processo di recupero crediti con un dossier completo. Controllo di gestione e reporting Predisporre il forecast mensile e trimestrale di SAL, fatturazione e incassi. Analizzare lo scostamento tra produzione, SAL, fatturazione e incasso. Elaborare l’anzianità della produzione non fatturata e quantificare l’impatto finanziario dei blocchi. Classificare gli importi come sbloccabili, bloccati internamente, bloccati dal cliente, contestati, da verificare o a rischio. Presentare alla Direzione un cruscotto settimanale con priorità, responsabili e scadenze. Registro obbligatorio delle posizioni Per ogni importo non fatturato devono essere disponibili almeno i seguenti dati: Commessa e cliente Causa del blocco Responsabile di commessa Responsabile dello sblocco Importo Azione e scadenza Periodo di origine Data prevista SAL Data dell’ultima movimentazione Data prevista fatturazione Fase del processo Livello di rischio Documenti mancanti Note e comunicazioni inviate Sistema di escalation 3 giorni Sollecito operativo Responsabile interno o referente cliente 7 giorni Comunicazione formale con importo bloccato Responsabile di Commessa 15 giorni Riunione di sblocco Controllo di Gestione e area competente 30 giorni Escalation direzionale Direzione Generale e Ufficio Contratti Oltre 60 giorni Valutazione di riserva, diffida o contestazione Direzione e Legale Poteri organizzativi Richiedere documenti e aggiornamenti a tutti i responsabili di commessa. Assegnare scadenze interne e convocare riunioni di avanzamento. Accedere a contratti, contabilità, cartelle di commessa e dati economici. Richiedere chiarimenti ai referenti del cliente e formalizzare i solleciti. Sottoporre direttamente alla Direzione le posizioni bloccate. Proporre il blocco di nuove lavorazioni prive di ordine o copertura contrattuale. Richiedere il coinvolgimento dell’Ufficio Contratti o Legale. Requisiti richiesti Diploma tecnico, laurea in Ingegneria tecnica, Economia o formazione equivalente. Esperienza di almeno cinque anni in imprese di costruzioni, impiantistica, manutenzione o facility management. Esperienza nella contabilità lavori e nella predisposizione di SAL. Conoscenza di contratti pubblici e privati, computi metrici, ordini, capitolati e prezziari. Conoscenza del ciclo attivo e dei processi di fatturazione. Ottima conoscenza di Excel e capacità di elaborare dashboard e report direzionali. Esperienza nei rapporti con Direzioni Lavori, RUP, DEC e uffici amministrativi dei clienti. Capacità di gestire contemporaneamente numerose commesse e importi rilevanti. Requisiti preferenziali Esperienza in commesse pubbliche Conoscenza , TeamSystem o altri sistemi ERP e software di contabilità lavori. Esperienza in Accordi Quadro, RTI e contratti multisito. Conoscenza di NSO, ODA, CIG, CUP, Entrata Merci, varianti, riserve e maggiori lavorazioni. Competenze personali Forte orientamento al risultato e alla liquidità aziendale. Precisione, autorevolezza e fermezza nei solleciti. Capacità di negoziazione e gestione di interlocutori complessi. Approccio analitico e capacità di individuare rapidamente cause e responsabilità dei blocchi. Resistenza alla pressione e capacità di lavorare per scadenze e priorità. Comunicazione scritta chiara e adeguata alla formalizzazione contrattuale. Mappare tutta la produzione non fatturata attribuendo causa, responsabile e data di sblocco. Ridurre la produzione con anzianità superiore a 90 giorni. Introdurre una checklist SAL unica per tutte le commesse. Predisporre un calendario mensile di SAL e fatturazione. Attivare un cruscotto settimanale per la Direzione. Formalizzare il sistema di escalation verso responsabili interni e clienti. Migliorare l’attendibilità del forecast di fatturazione e ridurre i SAL sospesi per carenze documentali. Inquadramento Si ricerca una figura deguata e capacità di coordinamento trasversale. L’inquadramento e il trattamento economico saranno definiti in funzione dell’esperienza e dei risultati documentabili. Il ruolo avrà elevata visibilità verso la D...