Customer Exams Specialist

Chi Siamo

Aladia è protagonista nel settore dell'istruzione a distanza. Come leader dell'EdTech in Italia aiutiamo migliaia di studenti adulti a conseguire il diploma con un metodo smart e flessibile, e offriamo percorsi di recupero anni: nella nostra filosofia nessuno deve essere lasciato indietro. Siamo un team dinamico e in continua espansione. Per noi la tecnologia non è solo uno strumento, ma un elemento che, se utilizzato nel modo giusto, può aiutare tantissime persone a coronare i propri sogni e a crescere nella vita.

Chi stiamo cercando?

Entrerai nel Dipartimento Customer, Team Exams: il team che accompagna ogni studente dall'iscrizione all'esame fino alla collocazione in una sede d'esame, e che ne cura il ritorno l'anno successivo. Siamo il punto di raccordo tra studente, scuola sede d'esame e Aladia, e su date, ammissioni e documenti non lasciamo nulla al caso. Il ruolo ha un focus principale sugli Esami, ma vive all'interno del Dipartimento Customer: su richiesta del tuo Team Lead, e in particolare nei periodi di maggior carico, darai supporto anche al team di Customer Success, seguendo gli studenti nel loro percorso di studio. Cerchiamo quindi una persona rigorosa sulle pratiche, ma anche capace di ascoltare e accompagnare lo studente.

Il ruolo

Come Customer Exams Specialist gestirai in autonomia le posizioni d'esame degli studenti, tracciate sul nostro CRM (Close):

• Presa in carico: apri la posizione e verifichi indirizzo di studi, annualità e sede di preferenza.
• Istruttoria: individui la sede idonea, verifichi i requisiti di ammissione (idoneità, esami integrativi, cambi di indirizzo) e chiedi allo studente una conferma inequivocabile.
• Rapporti con le sedi: tutte le comunicazioni passano via mail ufficiale, con studente, sede e Aladia in copia. Solleciti ammissioni e date e presidi le scritture private.
• Scadenze: 30 aprile per le idoneità, 15 giugno per gli integrativi, date dalla sede entro 20 giorni. Nessuna posizione resta ferma oltre la soglia.
• Re-iscrizioni: dopo gli esiti contatti gli studenti con titolo a proseguire e passi il testimone al team Sales per la chiusura.
• Tieni aggiornato lo stato di ogni posizione e prepari il riepilogo settimanale.

Non gestisci pagamenti e non trasmetti documenti al posto dello studente: presidi, orienti e tracci.

Supporto al Customer Success (su richiesta)

Oltre alle Posizioni d'esame, quando richiesto affiancherai il Team Customer Success, che segue lo studente durante tutto l'anno. In queste attività:

• Assistenza agli studenti: rispondi alle richieste via mail e telefono (accesso alla piattaforma, calendario delle lezioni, materiali, informazioni sul percorso) e le risolvi o le smisti al team competente.
• Onboarding: accogli i nuovi iscritti, spieghi come funzionano piattaforma, lezioni e percorso d'esame, e verifichi che abbiano tutto il necessario per partire.
• Monitoraggio della frequenza: controlli presenza alle lezioni e avanzamento, e contatti in modo proattivo gli studenti poco attivi o a rischio abbandono per capire cosa li blocca e rimetterli in carreggiata.
• Check-in periodici: fai il punto con gli studenti sull'andamento del percorso e sulla preparazione all'esame, raccogliendo feedback utili a migliorare il servizio.
• Escalation: riconosci i casi delicati (reclami, situazioni personali complesse, richieste amministrative) e li passi tempestivamente a chi di competenza, senza lasciare lo studente senza risposta.
• Tracciamento: registri ogni contatto e il relativo esito sul CRM (Close), così che chiunque nel dipartimento abbia un quadro aggiornato dello studente.

Con chi collaborerai?

• Il tuo Team Lead e l'Head of Department Customer, per priorità e allineamenti settimanali, inclusa la ripartizione del tempo tra Exams e Customer Success.
• Customer Success: sia per frequenza e situazione dello studente, sia operando direttamente al loro fianco quando richiesto.
• Sales, solo per le re-iscrizioni.
• Le segreterie delle scuole sede d'esame, ogni giorno via mail e PEC.
• Lavoriamo full remote: Google Workspace, Meet, Close e ClickUp.

Potresti essere la persona giusta se...

Ti senti a tuo agio tra norme, scadenze e pratiche. Sai leggere una circolare ministeriale e tradurla in un'azione concreta, sei preciso/a fino alla virgola e sai essere fermo/a ma cortese con una segreteria che non risponde. Ti piace vedere una coda di pratiche che si svuota. Allo stesso tempo hai empatia e pazienza con le persone: sai spiegare con parole semplici un passaggio burocratico a uno studente adulto che lavora, ha una famiglia o torna a studiare dopo anni, e sai motivarlo quando perde il ritmo. Pass