Addetto/a Segreteria Organizzativa – Ufficio Formazione

L’Addetto/a Segreteria Organizzativa – Ufficio Formazione, con sede di lavoro a Massanzago (PD), opera in presenza con contratto full time e si occupa della gestione organizzativa e amministrativa delle attività formative, con particolare riferimento alla formazione in materia di salute e sicurezza sul lavoro. La persona rappresenta un punto di riferimento operativo per aziende clienti, partecipanti e docenti e segue il processo formativo dalla ricezione della richiesta fino alla conclusione e rendicontazione dell’attività. In particolare, si occupa di:
* ricevere e gestire le richieste dei clienti tramite telefono ed email, raccogliendo le informazioni necessarie e individuando correttamente le esigenze formative;
* predisporre offerte, preventivi e proposte economiche relative a corsi e percorsi formativi, sulla base delle esigenze del cliente, delle procedure e dei listini aziendali;
* supportare l’analisi dei fabbisogni e dei piani formativi delle aziende clienti;
* organizzare corsi di formazione in presenza e in videoconferenza, coordinando calendario, docenti, partecipanti, aule e attrezzature;
* gestire iscrizioni, convocazioni e comunicazioni con partecipanti, docenti e aziende clienti;
* predisporre e aggiornare la documentazione didattica e amministrativa necessaria allo svolgimento dei corsi;
* predisporre e avviare webcall e sessioni formative in videoconferenza, fornendo il necessario supporto organizzativo a docenti e partecipanti;
* monitorare presenze, scadenze, documentazione e corretta conclusione delle attività formative;
* predisporre report, riepiloghi e rendicontazioni delle attività svolte;§
* gestire l’aula formativa, verificandone preventivamente l’ordine, la corretta predisposizione e la disponibilità di attrezzature, materiali e documentazione necessari allo svolgimento del corso; accogliere i partecipanti e il formatore, fornendo il supporto organizzativo necessario per garantire il regolare avvio e svolgimento dell’attività formativa.
* gestire l’archiviazione digitale e documentale e mantenere aggiornati i dati nei gestionali aziendali;
* rispondere alle richieste telefoniche ed email, fornendo una prima risposta al cliente o indirizzando correttamente le esigenze che richiedono il coinvolgimento di altre figure aziendali;
* collaborare con il team dell’Ufficio Formazione per migliorare l’organizzazione e l’efficienza dei processi. La figura ricercata dovrà progressivamente acquisire la capacità di gestire con autonomia una richiesta formativa, dalla raccolta delle esigenze e predisposizione dell’offerta fino all’organizzazione, realizzazione e chiusura dell’attività, garantendo precisione, puntualità e qualità del servizio al cliente. QUALIFICHE RICHESTE:
* Ottime capacità di organizzazione, pianificazione e gestione delle priorità, anche in presenza di più attività e scadenze contemporanee.
* Precisione, attenzione ai dettagli e capacità di portare a conclusione le attività affidate.
* Buone capacità di comunicazione scritta e telefonica e predisposizione alla relazione con aziende clienti, partecipanti e docenti.
* Capacità di comprendere le esigenze del cliente, raccogliere le informazioni necessarie e predisporre offerte e preventivi in autonomia, nel rispetto delle procedure e delle condizioni commerciali definite dall’azienda.
* Buona padronanza degli strumenti informatici d’ufficio, in particolare fogli di calcolo, posta elettronica, calendari, gestione file e documenti.
* Dimestichezza con piattaforme di videoconferenza e strumenti digitali per l’organizzazione di meeting e corsi online.
* Capacità di predisporre documenti, riepiloghi e report.
* Attitudine al problem solving, autonomia operativa e capacità di lavorare in team.
* Buona capacità di apprendimento e disponibilità ad acquisire conoscenze specifiche relative alla normativa sulla formazione in materia di salute e sicurezza sul lavoro. Costituiscono titolo preferenziale:
* esperienza precedente in segreteria organizzativa, società di formazione o uffici formazione aziendali;
* esperienza nella predisposizione di offerte commerciali e preventivi ;
* esperienza nel settore della formazione sulla salute e sicurezza sul lavoro;
* conoscenza di base del D.
Lgs. 81⁄2008 e della normativa relativa alla formazione dei lavoratori;
* esperienza nell’utilizzo di gestionali per la formazione;
* esperienza nella lettura e gestione di piani formativi aziendali. COSA OFFRIAMO
• Assunzione a tempo pieno – CCNL Terziario/Commercio;
• inquadramento e RAL commisurati al profilo, all’esperienza, alle qualifiche e al livello di autonomia;
• formazione continua e aggiornamento professionale;
• concrete possibilità di crescita professionale;
• welfare aziendale;
• inserimento in un team multidisciplinare;
• attività e progetti presso aziende di differenti settori produttivi. 📍 Sede: Massanzago (PD) 🕐 Orario: lunedì-venerdì, 8:30-13:00 | 13:30-17:00 SELEZIONE Le candidature saranno valutate preliminarmente e saranno contattati per l