Administrative & Operations Specialist

Ricercamy, l'head hunter trasparente creatore del metodo No Fee, è alla ricerca di un/una: Administrative & Operations Specialist – Process Optimization

L'esperienza richiesta ai candidati, così come le competenze e le qualifiche aggiuntive necessarie per questo lavoro, sono elencate di seguito.

Il nostro cliente

IoInvesto SCF , realtà in forte crescita nel settore della consulenza finanziaria indipendente, ci ha incaricato di ricercare una figura di Administrative & Operations Specialist da inserire nella propria struttura di Bergamo.

L'azienda IoInvesto SCF è una realtà in crescita che opera nel mondo della consulenza finanziaria indipendente, con una struttura organizzativa moderna e fortemente orientata alla digitalizzazione.

L'azienda conta oggi circa 20 collaboratori interni e oltre 100 consulenti, distribuiti principalmente da remoto, e negli ultimi anni ha investito in modo significativo nell'automazione dei processi e nello sviluppo di strumenti digitali proprietari.

Questo approccio ha trasformato profondamente anche il modo di lavorare dell'area amministrativa: molte attività che in passato richiedevano operatività manuale sono oggi automatizzate o supportate dalla tecnologia.

La nuova figura entrerà quindi in un contesto nel quale precisione, autonomia e capacità di migliorare ciò che già esiste sono più importanti della semplice esecuzione di attività ripetitive.

Administrative & Operations Specialist – Process Optimization

Cerchiamo una persona con un solido background amministrativo, abituata a gestire in autonomia attività diverse e a muoversi con naturalezza tra amministrazione, HR amministrativo e gestione operativa dell'ufficio.

Non è un ruolo di contabilità pura: bilancio e scritture contabili restano affidati al commercialista, così come l'elaborazione dei cedolini è gestita dal consulente del lavoro. È invece una posizione trasversale, con riporto diretto al CEO, nella quale la persona avrà la responsabilità operativa di numerosi processi aziendali e diventerà un punto di riferimento interno per farli funzionare in modo preciso ed efficiente.

La differenza rispetto a una classica posizione amministrativa? Non cerchiamo qualcuno che si limiti a eseguire una procedura. Cerchiamo qualcuno che, una volta imparata, sappia anche chiedersi: "Possiamo farla meglio?" L'azienda dispone già di procedure e processi strutturati; la persona verrà inserita attraverso un affiancamento diretto e avrà progressivamente la possibilità di proporre semplificazioni, automazioni e modalità di lavoro più efficienti.

Di cosa ti occuperai La posizione è volutamente trasversale e comprende principalmente:

HR Administration Gestione dei processi di onboarding e offboarding dei collaboratori. Predisposizione e gestione della documentazione contrattuale e delle integrazioni. Interfaccia con il consulente del lavoro per gli aspetti amministrativi del personale. Gestione di ticket restaurant e attività correlate. Gestione della documentazione relativa a salute e sicurezza, in collaborazione con i consulenti esterni. Supporto amministrativo alle persone presenti nella struttura.

Amministrazione e ciclo attivo Emissione e gestione delle fatture verso i clienti (ciclo attivo). Controllo degli incassi e riconciliazioni. Gestione di rimborsi e disdette. Verifica della correttezza dei dati e delle quadrature. Gestione delle attività amministrative legate alla rete di consulenti.

Ciclo passivo e rapporti con i professionisti esterni Gestione delle fatture dei fornitori. Predisposizione dei pagamenti a consulenti, collaboratori e dipendenti. Gestione dello scadenziario. Predisposizione della documentazione necessaria al commercialista. Interfaccia operativa con commercialista, consulente del lavoro e altri professionisti esterni.

Processi e organizzazione Gestione e aggiornamento delle procedure interne. Individuazione di passaggi ridondanti o attività che possono essere semplificate. Collaborazione con il CEO e il CTO nell'ottimizzazione dei flussi di lavoro. Supporto all'evoluzione degli strumenti digitali e delle piattaforme aziendali. Utilizzo degli strumenti di automazione e AI già presenti o progressivamente introdotti nell'organizzazione.

Office Management Gestione operativa dell'ufficio. Monitoraggio delle forniture e degli approvvigionamenti. Gestione dell'archiviazione documentale e delle necessità organizzative della sede. Supporto nell'organizzazione di riunioni, incontri ed eventi. Verifica che l'ufficio sia sempre operativo e funzionale.

Chi cerchiamo Il profilo ideale ha maturato almeno 3 anni di esperienza in ambito amministrativo, preferibilmente all'interno di realtà di piccole o medie dimensioni nelle quali abbia avuto modo di occuparsi di più attività e di seguire i processi con una visione completa. Non cerchiamo necessariamente la persona con il