Office Manager, Italy

3 settimane fa

Treviso, Italia Salomon A tempo pieno
Job Description

We are looking for our new Office Manager in Treviso, Italy

Here are the main responsibilities of the role:

Facilities Management

  • Acts as the local contact for landlords and attends relevant meetings.
  • Manages lease renewals and maintenance contracts, including budget oversight.
  • Coordinates with contractors for site repairs and handles purchase orders and invoices.
  • Oversees security and CCTV systems.

Health and Safety

  • First point of contact for all H&S matters.
  • Manages local H&S policy, risk assessments, and compliance with legal regulations.
  • Coordinates with external H&S contractors and organizes mandatory training and medical checks.
  • Responsible for fire drills, alarm systems, and office keys.

Administrative Support

  • Manages legal entity compliance and local authority correspondence.
  • Handles administrative tasks for special projects and local needs.

Car Fleet Administration

  • Manages local car fleet, including ordering, delivery, and insurance.
  • Coordinates car tax payments and fines.

Reception and Administration Duties

  • Answers calls, welcomes visitors, and maintains visitor logs.
  • Manages post, meeting room bookings, and ensures a clean office space.

Insurance

  • Manages local insurance policies and annual renewals.

 

Stiamo cercando il nostro nuovo Office Manager a Treviso, Italia

Ecco le principali responsabilità del ruolo:

Gestione delle Strutture

  • Contatto locale per il proprietario e partecipazione agli incontri.
  • Gestione dei contratti di locazione e manutenzione, inclusa la gestione del budget.
  • Coordinamento con fornitori esterni per riparazioni e gestione degli ordini di acquisto.
  • Supervisione della sicurezza e del sistema di videosorveglianza.

Salute e Sicurezza (H&S)

  • Primo punto di contatto per tutte le questioni di H&S.
  • Gestione della policy locale di H&S, valutazioni dei rischi e conformità legale.
  • Coordinamento con professionisti esterni e organizzazione di formazione e controlli medici.
  • Responsabile delle esercitazioni antincendio e della gestione del sistema di allarme e delle chiavi.

Supporto Amministrativo

  • Gestione della conformità legale e della corrispondenza con le autorità locali.
  • Amministrazione e documentazione per procedure specifiche e progetti speciali.

Amministrazione del Parco Auto

  • Gestione del parco auto locale, inclusi ordini, consegne e assicurazioni.
  • Coordinamento dei pagamenti delle tasse automobilistiche e delle multe.

Mansioni di Reception e Amministrazione

  • Risposta al telefono, accoglienza dei visitatori e gestione del registro dei visitatori.
  • Gestione della posta, delle prenotazioni delle sale riunioni e mantenimento dello spazio di lavoro.

Assicurazioni

  • Gestione delle assicurazioni locali e dei rinnovi annuali.

Qualifications

Required skills and competencies:

  1. Collaboration: the ideal candidate will volunteer help or ideas to benefit colleagues and share best practices across the business.
  2. Communication: the ideal candidate will be able to communicate in a clear way to a variety of audiences.
  3. Relationship building: the ideal candidate will build relationships and foster proactive communication between stakeholder groups.
  4. Process orientation: the ideal candidate will ensure Standards Are Met and that everyone adheres to defined business processes, including reporting processes and standards.

Language: native Italian and professional/fluent English

The ideal candidate will have 5+ years of administrative experience, ideally with facilities management responsibility.

 

Competenze e capacità richieste:

  1. Collaborazione: il candidato ideale offrirà volontariamente aiuto o idee per beneficiare i colleghi e condividerà le migliori pratiche in tutta l’azienda.
  2. Comunicazione: il candidato ideale sarà in grado di comunicare in modo chiaro a una varietà di pubblici.
  3. Costruzione di relazioni: il candidato ideale costruirà relazioni e favorirà una comunicazione proattiva tra i gruppi di stakeholder.
  4. Orientamento ai processi: il candidato ideale garantirà che gli standard siano rispettati e che tutti aderiscano ai processi aziendali definiti, inclusi i processi e gli standard di reporting.

Lingua: italiano madrelingua e inglese professionale/fluent.

Il candidato ideale avrà oltre 5 anni di esperienza amministrativa, preferibilmente con responsabilità nella gestione delle strutture.



Additional Information

Permanent contract, Full Time

Job located in Treviso, Italy.

 

Contratto a tempo indeterminato, Full Time

Lavoro situato a Treviso, Italia.

 

  • Office Manager, Italy

    2 settimane fa

    Treviso, Italia Sportyjob A tempo pieno

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    3 settimane fa

    Treviso, Italia Salomon A tempo pieno

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    Treviso, Italia Salomon A tempo pieno

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    Treviso, Italia Salomon A tempo pieno

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    3 settimane fa

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  • Office Manager, Italy

    5 giorni fa

    Treviso, Italia Salomon A tempo pieno

    Company Description Amer Sports is a sporting goods company with internationally recognized brands including Salomon, Arc'teryx, Peak Performance, Atomic and Wilson. "The Mountain Sport Company", Salomon was born in 1947 in the heart of the French Alps and the birthplace of modern alpinism. Salomon's commitment to innovative design and passion for mountain...

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    4 giorni fa

    Treviso, Italia Salomon A tempo pieno

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    7 giorni fa

    Treviso, Italia Salomon A tempo pieno

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    Treviso, Italia Salomon Group A tempo pieno

    Amer Sports è un'azienda di articoli sportivi con marchi riconosciuti a livello internazionale, tra cui Salomon, Arc'teryx, Peak Performance, Atomic e Wilson."Il Mountain Sport Company", Salomon è nata nel 1947 nel cuore delle Alpi francesi.L'impegno di Salomon per il design innovativo e la passione per gli sport di montagna ha creato una vasta gamma di...

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    2 settimane fa

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    2 settimane fa

    Treviso, Italia Amer Sports A tempo pieno

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