Assistant / Executive Assistant to CEO

2 giorni fa

Roma, Italia BLUDENTAL A tempo pieno

Bludental Clinique italia, affermato network di cliniche odontoiatriche è alla ricerca di un executive assistant da inserire nel suo team.
Mansioni e responsabilità
Organizzazione di riunioni per il CEO(interne ed esterne)
Organizzazione, follow-up e modifiche delle riunioni ricorrenti con i membri dell'Executive Committee (Ex Co) individualmente
Organizzazione, follow-up e modifiche delle riunioni ricorrenti organizzate o richieste dal CEO (tutte pianificate a partire dall'agenda del CEO)
Prenotazione delle sale riunioni • Verifica delle sale e delle attrezzature audio/video per incontri di alto livello
Prenotazione di voli, treni, taxi e altri mezzi di trasporto (online e offline tramite agenzia viaggi) • Preparazione del programma di viaggio dettagliato
Verifica di tutti gli aspetti organizzativi in loco (prenotazione sale riunioni, catering, trasporti locali, prenotazione cene, ecc.)
Follow-up e gestione di modifiche dell'ultimo minuto al programma
Check-in dei voli
Gestione delle pratiche per il visto
Organizzazione delle riunioni mensili dell'Ex Co e di qualsiasi altra riunione correlata
Preparazione dell'agenda dell'Ex Co
Invio di inviti calendario agli ospiti esterni
Presenza e assistenza completa durante ogni riunione
Organizzazione del programma di onboarding per i nuovi membri dell'Ex Co
Primo contatto confidenziale con i nuovi membri dell'Ex Co (es. organizzazione del viaggio di ricollocamento, programma, prenotazione voli e trasferimenti)
Organizzazione degli incontri annuali off-site: Ricerca e verifica della location e Definizione del programma e gestione degli aspetti logistici

Competenze
Ottima padronanza del pacchetto Office (Excel, Power Point, Outlook).
Buona conoscenza di software di gestione agenda e project management
Conoscenza fluente della lingua inglese
Eccellenti capacità organizzative e di problem solving.
Riservatezza e affidabilità.
Comunicazione chiara ed efficace.
Gestione delle priorità e resistenza allo stress.
Flessibilità e orientamento al risultato.

Esperienze e abilità
Esperienza pregressa di almeno 3 in ruoli di Executive Assistant, Personal Assistant o Office Manager a diretto supporto di Top Management (CEO, Direttori Generali o membri del Board).
Esperienza maturata in contesti multinazionali o corporate complessi, con reporting internazionale.
Comprovata esperienza nella gestione di comitati esecutivi e consigli di amministrazione, inclusa la preparazione di materiali confidenziali e la gestione della logistica di alto livello.
Background nella coordinazione di eventi aziendali, trasferte internazionali e programmi di onboarding per dirigenti.
Esperienza nella gestione di informazioni sensibili e relazioni con stakeholder esterni, quali consulenti, studi legali, investitori e partner istituzionali.

  • Business & Executive Assistant to CEO

    5 giorni fa

    Roma, Italia No company A tempo pieno

    We are a leading Italian company operating in the ICT consulting industry , partnering with top-tier clients on digital transformation and innovation programs. To further strengthen our leadership team, we are seeking a Business & Executive Assistant to the CEO — a dynamic professional who will play a key role in supporting strategic and operational...

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    6 giorni fa

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    4 giorni fa

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    1 settimana fa

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    1 settimana fa

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    1 giorno fa

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    6 giorni fa

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