Assistant / Executive Assistant to CEO

20 ore fa

Roma, Italia BLUDENTAL A tempo pieno

Bludental Clinique italia, affermato network di cliniche odontoiatriche è alla ricerca di un executive assistant da inserire nel suo team.

Mansioni e responsabilità
• Organizzazione di riunioni per il CEO(interne ed esterne)
• Organizzazione, follow-up e modifiche delle riunioni ricorrenti con i membri dell’Executive Committee (ExCo) individualmente
• Organizzazione, follow-up e modifiche delle riunioni ricorrenti organizzate o richieste dal CEO (tutte pianificate a partire dall’agenda del CEO)
• Prenotazione delle sale riunioni • Verifica delle sale e delle attrezzature audio/video per incontri di alto livello
• Prenotazione di voli, treni, taxi e altri mezzi di trasporto (online e offline tramite agenzia viaggi) • Preparazione del programma di viaggio dettagliato
• Verifica di tutti gli aspetti organizzativi in loco (prenotazione sale riunioni, catering, trasporti locali, prenotazione cene, ecc.)
• Follow-up e gestione di modifiche dell’ultimo minuto al programma
• Check-in dei voli
• Gestione delle pratiche per il visto
• Organizzazione delle riunioni mensili dell’ExCo e di qualsiasi altra riunione correlata
• Preparazione dell’agenda dell’ExCo
• Invio di inviti calendario agli ospiti esterni
• Presenza e assistenza completa durante ogni riunione
• Organizzazione del programma di onboarding per i nuovi membri dell’ExCo
• Primo contatto confidenziale con i nuovi membri dell’ExCo (es. organizzazione del viaggio di ricollocamento, programma, prenotazione voli e trasferimenti)
• Organizzazione degli incontri annuali off-site: Ricerca e verifica della location e Definizione del programma e gestione degli aspetti logistici

Competenze
• Ottima padronanza del pacchetto Office (Excel, PowerPoint, Outlook).
• Buona conoscenza di software di gestione agenda e project management
• Conoscenza fluente della lingua inglese
• Eccellenti capacità organizzative e di problem solving.
• Riservatezza e affidabilità.
• Comunicazione chiara ed efficace.
• Gestione delle priorità e resistenza allo stress.
• Flessibilità e orientamento al risultato.

Esperienze e abilità
• Esperienza pregressa di almeno 3 in ruoli di Executive Assistant, Personal Assistant o Office Manager a diretto supporto di Top Management (CEO, Direttori Generali o membri del Board).
• Esperienza maturata in contesti multinazionali o corporate complessi, con reporting internazionale.
• Comprovata esperienza nella gestione di comitati esecutivi e consigli di amministrazione, inclusa la preparazione di materiali confidenziali e la gestione della logistica di alto livello.
• Background nella coordinazione di eventi aziendali, trasferte internazionali e programmi di onboarding per dirigenti.
• Esperienza nella gestione di informazioni sensibili e relazioni con stakeholder esterni, quali consulenti, studi legali, investitori e partner istituzionali.

  • Assistant / Executive Assistant to CEO

    16 ore fa

    Roma, Italia BLUDENTAL A tempo pieno

    Bludental Clinique italia, affermato network di cliniche odontoiatriche è alla ricerca di un executive assistant da inserire nel suo team. Mansioni e responsabilità • Organizzazione di riunioni per il CEO(interne ed esterne) • Organizzazione, follow-up e modifiche delle riunioni ricorrenti con i membri dell’Executive Committee (ExCo)...

  • Business & Executive Assistant to CEO

    3 settimane fa

    Roma, Italia No company A tempo pieno

    Overview Work mode: Full-Time | On-site with Travel Flexibility An Italian leading company in the ICT Consulting sector is looking for a highly motivated and skilled Business & Executive Assistant to the CEO to strengthen the strategic and operational support at the top level of the organization. If you're looking for a role that offers exposure to top...

  • Assistant / Executive Assistant to CEO

    2 settimane fa

    Roma, Italia DLA Piper A tempo pieno

    Overview Role Purpose We are seeking to hire an Executive Assistant to support our team in Rome Italy. Working at DLA Piper means joining a team of dedicated colleagues who believe in creating an environment of excellence boldness support and collaboration. As an Executive Assistant you will provide highly quality administrative support to Partners Lawyers...

  • Executive Assistant to CEO — Rome, Global Support

    4 settimane fa

    Roma, Italia Translated Srl A tempo pieno

    A leading company in AI-enabled translation services is seeking an Executive Assistant in Rome to support the CEO. The ideal candidate will have at least 3 years of experience in a similar role and must be adept at managing multiple requests. Key responsibilities include managing schedules, correspondence, and administrative tasks, along with a requirement...

  • Executive Assistant to CEO — Rome, Global Support

    4 settimane fa

    Roma, Italia Translated Srl A tempo pieno

    A leading company in AI-enabled translation services is seeking an Executive Assistant in Rome to support the CEO. The ideal candidate will have at least 3 years of experience in a similar role and must be adept at managing multiple requests. Key responsibilities include managing schedules, correspondence, and administrative tasks, along with a requirement...

  • Strategic Executive Assistant to CEO | Global Travel

    4 settimane fa

    Roma, Italia No company A tempo pieno

    A leading ICT consulting firm in Rome, Italy, seeks a Business & Executive Assistant to the CEO. The ideal candidate will provide strategic and operational support, manage the CEO's calendar, and coordinate international business trips. Must have a degree in Economics or Business Administration and 2 years in similar roles. This full-time role offers...

  • Strategic Executive Assistant to CEO | Global Travel

    4 settimane fa

    Roma, Italia No company A tempo pieno

    A leading ICT consulting firm in Rome, Italy, seeks a Business & Executive Assistant to the CEO. The ideal candidate will provide strategic and operational support, manage the CEO’s calendar, and coordinate international business trips. Must have a degree in Economics or Business Administration and 2+ years in similar roles. This full-time role offers...

  • Executive Assistant al CEO – Milano, viaggi internazionali

    2 settimane fa

    Roma, Italia SkillJob A tempo pieno

    Un'agenzia di selezione del personale è alla ricerca di un Executive Assistant per un'importante multinazionale nel settore edile a Milano. La risorsa supporterà il CEO nella gestione dell'agenda e delle attività quotidiane, e si occuperà della gestione di viaggi sia nazionali che internazionali. È richiesta una consolidata esperienza nel ruolo e ottime...

  • Executive Assistant

    11 ore fa

    Roma, Italia BLUDENTAL A tempo pieno

    Bludental Clinique italia, affermato network di cliniche odontoiatriche è alla ricerca di un executive assistant da inserire nel suo team. Mansioni e responsabilità - Organizzazione di riunioni per il CEO(interne ed esterne)- Organizzazione, follow-up e modifiche delle riunioni ricorrenti con i membri dell’Executive Committee (ExCo) individualmente -...

  • Executive Assistant

    10 ore fa

    Roma, Italia BLUDENTAL A tempo pieno

    Bludental Clinique italia, affermato network di cliniche odontoiatriche è alla ricerca di un executive assistant da inserire nel suo team. Mansioni e responsabilità - Organizzazione di riunioni per il CEO(interne ed esterne)- Organizzazione, follow-up e modifiche delle riunioni ricorrenti con i membri dell'Executive Committee (ExCo) individualmente -...