Executive Office Assistant

5 giorni fa

Milan, Provincia di Milano, Italia Moleskine A tempo pieno

Scope of the role The Executive Assistant provides support to CEO and Top Management (ExCo team), ensuring efficiency, organization, and confidentiality. This role is responsible for managing agenda, business travels, preparing strategic documents and meetings, and facilitating internal and external communication. Main responsibilities Supporting CEO Proactive and organized management of the CEO’s calendar, efficiently scheduling meetings and calls; Manage travel arrangements and itineraries (flights, visa, accommodations booking etc), according with the internal travel policy; Support preparation of high-quality presentations and materials for strategic meetings (Board, town halls, etc.), timely and proactively gathering documentation from relevant stakeholders; Assist the CEO in preparing high-level meetings with strategic stakeholders by gathering key insights on individuals and companies involved, ensuring well-informed and impactful discussions; Screen phone calls, deal with incoming correspondence, meet and greet visitors and clients; Manage the CEO’s signature process (preparation and verification of documents to be signed). Supporting leadership team (ExCo) Manage travel arrangements and itineraries (flights, visa, accommodations booking etc), according with the internal travel policy; Support preparation of high-quality presentations and materials for strategic meetings, timely and proactively gathering documentation from relevant stakeholders; Assist the ExCo members in preparing high-level meetings with strategic stakeholders by gathering key insights on individuals and companies involved, ensuring well-informed and impactful discussions. Supporting strategic meetings and admin tasks Supporting the organization of strategical meetings (Board meetings, Townhalls, ExCo meeting etc), including planning the agenda, sending invitations, requesting IT support, organizing catering services… Collect contributions from various departments for strategic meeting presentations, ensuring deadlines are met, coordinating the overall process, and guaranteeing the quality of the final deliverable; Handle administrative tasks related to executive support, including expense reports, PO and invoice processing, document management. Requirements: Fluency in English (written and spoken) At least 1 year of experience in the role Excellent knowledge of MS Office and digital tools. Strong organizational and problem-solving skills. Discretion, proactivity, attention to detail Team player What we will offer fixed term contract of 1 year Unique brand to discover Discount on our products Dynamic atmosphere in an international environment Opportunity to influence and became a decision maker Competitive Smart Working Policy Moleskine is an equal opportunities employer. We recognize and celebrate the benefits that diversity brings to our workplace, our business and our customers. We welcome and will consider all applications regardless of race and nationality, religion, color, sex, parental status, sexual orientation, gender identity, gender expression, age, status as an individual with a disability, or any other legally protected characteristics.

  • Executive e Office Assistant

    3 settimane fa

    Milan, Lombardy, Italy, Provincia di Milano RAD Cyber Security A tempo pieno

    RAD, azienda di sicurezza informatica, è alla ricerca di una figura da inserire in stage come Executive e Office Assistant. Le principali attività saranno: Gestione delle attività di Reception (centralino, posta, corriere, ecc) Accoglienza clienti Gestione ufficio (ordini cancelleria, etc) Gestione tutte le attività quotidiane Supporto all'ufficio...

  • Executive Assistant

    2 giorni fa

    Milan, Provincia di Milano, Italia Antal International A tempo pieno

    Per la sede italiana di un importante gruppo assicurativo internazionale, siamo alla ricerca di un/a Executive Assistant con esperienza consolidata nel settore. Attività richieste per il ruolo: Attività di segreteria generale (pianificazione dell'ordine del giorno, organizzazione delle riunioni ecc.) Organizzazione e gestione agenda del DG (organizzazione...

  • Executive & Personal Assistant

    3 ore fa

    Milan, Provincia di Milano, Italia Vincenzo Dascanio Group A tempo pieno

    Descrizione dell’opportunità Vincenzo Dascanio Holding S.p.A. , realtà leader nel settore del lifestyle di alta gamma, nasce dalla visione creativa di Vincenzo Dascanio, ed oggi rappresenta un ecosistema in continua evoluzione che abbraccia eventi, hospitality, retail e food & beverage. Con un’identità forte e riconoscibile, ilgruppo porta avanti...

  • Executive Assistant

    2 giorni fa

    Milan, Provincia di Milano, Italia RSM Italy A tempo pieno

    ''Experience RSM, Experience The Power of Being Understood'' Se il tuo obiettivo è crescere professionalmente, in un ambiente dinamico e competitivo, capace di premiare l’impegno e la dedizione, RSM è la tua opportunità. La nostra volontà è di formare talenti e garantire percorsi di carriera personalizzati e stimolanti. Ricerchiamo una figura di...

  • COORDINATOR & EXECUTIVE ASSISTANT - VGROUP

    5 giorni fa

    Milan, Provincia di Milano, Italia Italian Exhibition Group SpA A tempo pieno

    Per MyPlant & Garden, la più importante fiera professionale dell’orto-florovivaismo, del garden e del paesaggio in Italia , organizzata da V Group parte di Italian Exhibition Group S.p.A ., siamo alla ricerca di un/a COORDINATOR & EXECUTIVE ASSISTANT da inserire negli uffici di Milano. Il/la candidato/a avrà la possibilità di formarsi lavorando su...

  • COORDINATOR & EXECUTIVE ASSISTANT | PART-TIME

    2 giorni fa

    Milan, Provincia di Milano, Italia Italian Exhibition Group SpA A tempo pieno

    Per MyPlant & Garden, la più importante fiera professionale dell’orto-florovivaismo, del garden e del paesaggio in Italia , organizzata da V Group parte di Italian Exhibition Group S.p.A ., siamo alla ricerca di un/a COORDINATOR & EXECUTIVE ASSISTANT da inserire negli uffici di Milano. Il/la candidato/a avrà la possibilità di formarsi lavorando su...

  • Temporary Assistant Office Manager

    4 settimane fa

    Milan, Lombardy, Italy, Provincia di Milano Wise Equity A tempo pieno

    Descrizione dell'azienda Wise Equity è una società con sede a Milano composta da professionisti con lunga esperienza maturata nel campo della consulenza, dell'investment banking e dell'industria. Investiamo nell'eccellenza italiana, concentrandoci su leader di mercato orientati all'export e attivi in specifiche nicchie di mercato con piani industriali...

  • Administration Assistant

    7 giorni fa

    Milan, Provincia di Milano, Italia Jungle A tempo pieno

    Jungle cerca un Administration Assistant. In Jungle stiamo cercando una figura di supporto all’area Amministrazione che prenda in carico la gestione degli acquisti e coordini la relazione con il reparto Produzione, sotto la supervisione dell’Administration Manager. Dove: Milano, full presence Cosa farai: Gestione degli acquisti di materiali per eventi e...

  • Production Assistant

    1 settimana fa

    Milan, Lombardy, Italy, Provincia di Milano ARENA MILANO A tempo pieno

    PRODUCTION ASSISTANT Team: Production (Venue) Arena Milano (Milano) ✨ Data di inizio ideale: Gennaio/Febbraio 2026 Missione del Ruolo: Siamo alla ricerca di un* Production Assistant che affianchi il Production Manager nella gestione operativa e organizzativa delle attività produttive della venue. Questa risorsa sarà coinvolta in tutte le fasi di...

  • Executive Assistant

    4 settimane fa

    Milan, Lombardy, Italy, Provincia di Milano Limitless Innovation A tempo pieno

    About the job Limitless is an élite advisory firm offering open innovation services to the most cutting-edge scaleups and companies in the Fashion and Luxury Industry . We are a fast-growing and fully remote company, working with leading Brands, Foundations, and Universities across the global fashion innovation ecosystem. Our projects and events span the...