Administrative Assistant

Siamo IZILab Siamo una startup tecnologica orientata ai dati che unisce la ricerca socio-economica, statistica e geospaziale alla consulenza strategica. Offriamo analisi, ricerche, workshop e dashboard interattive, supportando il pensiero orientato al futuro e la pianificazione strategica in ambito pubblico e privato. Nel team di IZILab, professionistə della ricerca, data scientist e consulentə strategicə collaborano, attraverso un approccio multidimensionale e innovativo basato sull’integrazione di AI, deep learning, big data, service design, foresight e design thinking. Siamo nati come laboratorio R&D e siamo parte dell’Association of Professional Futurists (APF). Cosa cerchiamo Stiamo cercando una figura di Addetto/a Amministrazione e Gestione Operativa che supporti la crescita e l’organizzazione interna di IZILab, affiancando il team nella gestione amministrativa, contabile e burocratica dei progetti. Cerchiamo una persona precisa, affidabile e proattiva, capace di muoversi tra scadenze, rendicontazioni e processi amministrativi, mantenendo una visione d’insieme del funzionamento operativo della società e facilitando la collaborazione tra team, clienti e fornitori. Di cosa ti occuperai Gestione amministrativa ordinaria (fatturazione attiva e passiva, prima nota, archiviazione documentale); Supporto alle attività di rendicontazione di progetti finanziati , bandi pubblici e fondi europei/regionali; Predisposizione e gestione di contratti, incarichi professionali e documentazione di progetto; Monitoraggio di budget, flussi di cassa e scadenze amministrative; Coordinamento con commercialista e consulenti esterni per adempimenti fiscali, previdenziali e amministrativi; Gestione delle pratiche MEPA e procedure legate alla PA (ordini, contratti, documentazione); Raccolta, controllo e organizzazione dei giustificativi di spesa; Supporto alla gestione delle risorse umane dal punto di vista amministrativo (collaborazioni, contratti, note spese); Cura delle relazioni con fornitori e partner per aspetti amministrativi e pagamenti; Supporto operativo interno nella pianificazione delle attività e nel coordinamento organizzativo. Competenze specifiche Esperienza minima (2–4 anni) in ambito amministrativo/contabile; Competenze di base nella gestione di fatturazione, prima nota e rendicontazione ; Conoscenza dei principali strumenti di contabilità digitale e gestionali (es. Sibill, Fatture in Cloud o software analoghi); Esperienza o interesse nella gestione amministrativa di bandi e finanziamenti pubblici ; Ottima capacità organizzativa e di gestione delle scadenze; Precisione, affidabilità e autonomia operativa; Buone competenze nell’uso di Excel/Google Sheets per monitoraggi finanziari e budget; Capacità comunicative e predisposizione al lavoro in team multidisciplinare; Familiarità con strumenti digitali collaborativi (Google Workspace, drive condivisi, tool di project management). Nice to have Esperienza nella gestione amministrativa di società o startup innovative; Conoscenza di procedure MEPA e rapporti con la Pubblica Amministrazione; Esperienza nella rendicontazione di progetti europei, nazionali o regionali; Nozioni di controllo di gestione o project management; Conoscenza di aspetti fiscali per liberi professionisti e collaborazioni; Interesse verso il mondo della ricerca, dell’innovazione e dei progetti a impatto sociale. Cosa offriamo Coinvolgimento in progetti di frontiera su AI, foresight, trasformazione urbana e sociale, con focus su città, migrazione, lavoro, turismo e cultura; Ambiente di lavoro ibrido (sede a Roma, apertura a candidature da tutta Italia); Orari flessibili , compatibili con attività di ricerca e progettazione; Cultura aperta, etica e orientata alla collaborazione e alla crescita; Attenzione al benessere personale e allo sviluppo professionale; Momenti di confronto e team-building; Inserimento part-time con possibilità di crescita interna; RAL commisurata all’esperienza e al profilo . In cosa crediamo Crediamo in un modello di impresa che va oltre il profitto: un ecosistema capace di generare valore diffuso, promuovere conoscenza condivisa e produrre impatto reale, orientato al futuro delle persone, delle organizzazioni e dei territori. Responsabilità : adottiamo un approccio etico alla gestione delle risorse, dei dati e dei processi amministrativi; Fiducia : operiamo con metodi trasparenti, accurati e verificabili; Sostenibilità : integriamo equità economica, attenzione sociale e consapevolezza ambientale nelle nostre scelte quotidiane. Per candidarsi Procedere tramite candidatura via LinkedIn oppure inviare CV a: amministrazione@izilab.it