Executive office assistant

6 ore fa

Roma, Italia Moleskine A tempo pieno

Scope of the role The Executive Assistant provides support to CEO and Top Management (Ex Co team), ensuring efficiency, organization, and confidentiality. This role is responsible for managing agenda, business travels, preparing strategic documents and meetings, and facilitating internal and external communication. Main responsibilities Supporting CEO Proactive and organized management of the CEO’s calendar, efficiently scheduling meetings and calls; Manage travel arrangements and itineraries (flights, visa, accommodations booking etc), according with the internal travel policy; Support preparation of high-quality presentations and materials for strategic meetings (Board, town halls, etc.), timely and proactively gathering documentation from relevant stakeholders; Assist the CEO in preparing high-level meetings with strategic stakeholders by gathering key insights on individuals and companies involved, ensuring well-informed and impactful discussions; Screen phone calls, deal with incoming correspondence, meet and greet visitors and clients; Manage the CEO’s signature process (preparation and verification of documents to be signed). Supporting leadership team (Ex Co) Manage travel arrangements and itineraries (flights, visa, accommodations booking etc), according with the internal travel policy; Support preparation of high-quality presentations and materials for strategic meetings, timely and proactively gathering documentation from relevant stakeholders; Assist the Ex Co members in preparing high-level meetings with strategic stakeholders by gathering key insights on individuals and companies involved, ensuring well-informed and impactful discussions. Supporting strategic meetings and admin tasks Supporting the organization of strategical meetings (Board meetings, Townhalls, Ex Co meeting etc), including planning the agenda, sending invitations, requesting IT support, organizing catering services… Collect contributions from various departments for strategic meeting presentations, ensuring deadlines are met, coordinating the overall process, and guaranteeing the quality of the final deliverable; Handle administrative tasks related to executive support, including expense reports, PO and invoice processing, document management. Requirements Fluency in English (written and spoken) At least 1 year of experience in the role Excellent knowledge of MS Office and digital tools. Strong organizational and problem-solving skills. Discretion, proactivity, attention to detail Team player What we will offer fixed term contract of 1 year Unique brand to discover Discount on our products Dynamic atmosphere in an international environment Opportunity to influence and became a decision maker Competitive Smart Working Policy Moleskine is an equal opportunities employer. We recognize and celebrate the benefits that diversity brings to our workplace, our business and our customers. We welcome and will consider all applications regardless of race and nationality, religion, color, sex, parental status, sexual orientation, gender identity, gender expression, age, status as an individual with a disability, or any other legally protected characteristics. #J-18808-Ljbffr

  • Executive Assistant

    3 giorni fa

    roma, Italia Family Office A tempo pieno

    DescriptionStep into a role that stands at the intersection of luxury, precision, and global influence. As a Personal Assistant supporting a Forbes-listed businessman and his family, you will operate in a world where standards are uncompromising, expectations are elevated, and every detail matters.If you thrive in high-end environments, anticipate needs...

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    5 giorni fa

    Roma, Italia MAW A tempo pieno

    Il nostro cliente, azienda leader nel proprio settore, è alla ricerca di una Executive Assistant a supporto di uno dei membri del Board Aziendale. In qualità di Executive Assistant sarai il punto di riferimento per l’organizzazione e gestione delle attività del dirigente. In particolar modo curerai le seguenti attività : gestione dettagliata...

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    7 giorni fa

    Roma, Italia Massimiliano Fuksas A tempo pieno

    **EXECUTIVE ASSISTANT** Studio Fuksas is looking for an Executive Assistant to join its team in Rome. We are looking for an experienced and self motivated individual with previous international experience, preferably in architecture offices. **Main responsibilities** - Reception and general office activities - Manage the agendas of the CEO and its team -...

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    3 giorni fa

    Roma, Italia BLUDENTAL A tempo pieno

    Bludental Clinique italia, affermato network di cliniche odontoiatriche è alla ricerca di un executive assistant da inserire nel suo team.Mansioni e responsabilitàOrganizzazione di riunioni per il CEO(interne ed esterne)Organizzazione, follow-up e modifiche delle riunioni ricorrenti con i membri dell'Executive Committee (Ex Co)...

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    3 giorni fa

    Roma, Italia BLUDENTAL A tempo pieno

    Bludental Clinique italia, affermato network di cliniche odontoiatriche è alla ricerca di un executive assistant da inserire nel suo team.Mansioni e responsabilitàOrganizzazione di riunioni per il CEO(interne ed esterne)Organizzazione, follow-up e modifiche delle riunioni ricorrenti con i membri dell' Executive Committee (Ex Co)...

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    4 giorni fa

    Roma, Italia JR Italy A tempo pieno

    Amevista è una giovane e dinamica azienda operante nel settore dell'occhialeria di lusso, che distribuisce migliaia di brand nel campo della moda, distinguendosi per un'esperienza di acquisto personalizzata. In ottica di ampliamento dell'organico, ricerchiamo una figura di Executive Assistant . L'Executive Assistant avrà il compito di supportare il CEO in...

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    4 giorni fa

    Roma, Italia Page Personnel Italia A tempo pieno

    La risorsa selezionata si occuperà di: - Gestione agenda - Organizzazione delle riunioni - Prenotazione e gestione viaggi e trasferte - Gestione della documentazione Ottima opportunità professionale |Contest odinamico e internazionale - esperienza pregressa nel ruolo - ottima conoscenza della lingua inglese e del pacchetto office - riservatezza ed ottime...

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    5 giorni fa

    Roma, Italia BLUDENTAL A tempo pieno

    Bludental Clinique italia, affermato network di cliniche odontoiatriche è alla ricerca di un executive assistant da inserire nel suo team. Mansioni e responsabilità - Organizzazione di riunioni per il CEO(interne ed esterne) - Organizzazione, follow-up e modifiche delle riunioni ricorrenti con i membri dell’Executive Committee (ExCo) individualmente -...

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    1 giorno fa

    Roma, Italia BLUDENTAL A tempo pieno

    Bludental Clinique italia, affermato network di cliniche odontoiatriche è alla ricerca di un executive assistant da inserire nel suo team.Mansioni e responsabilità• Organizzazione di riunioni per il CEO(interne ed esterne)• Organizzazione, follow-up e modifiche delle riunioni ricorrenti con i membri dell'Executive Committee (ExCo) individualmente•...

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    4 giorni fa

    Roma, Italia BLUDENTAL A tempo pieno

    Bludental Clinique italia, affermato network di cliniche odontoiatriche è alla ricerca di un executive assistant da inserire nel suo team. Mansioni e responsabilità - Organizzazione di riunioni per il CEO(interne ed esterne)- Organizzazione, follow-up e modifiche delle riunioni ricorrenti con i membri dell'Executive Committee (ExCo) individualmente -...