Executive Assistant

Get AI-powered advice on this job and more exclusive features. Informazioni aggiuntive Unleash your potential with our Ayming Academy and Ayming Digital Academy Grow your career with our tailored support programs, My Professional Journey or MoveWithUS. Work your way: enjoy flexibility, inspiring and friendly spaces. Connect and celebrate through events and gatherings all year round (Webinars, “Coffee With” etc.) Ayming è una multinazionale specializzata in Servizi professionali per le aziende presente in 14 Paesi. In Italia, ci focalizziamo su tre aree di competenza: finanziamenti per l’innovazione, tributi ambientali e compliance internazionale in materia di IVA. Siamo la prima società di consulenza ad essere diventata una Società Benefit, e per questo ci impegniamo ogni giorno a promuovere un modello di business sostenibile, capace di generare risultati concreti e duraturi per i nostri Clienti. Cosa vuol dire lavorare in Ayming? Entrare a far parte di Ayming vuol dire avere l’opportunità di collaborare con un team giovane e dinamico che raccoglie con entusiasmo le nuove sfide e si approccia al mercato in modo proattivo e innovativo. Descrizione del lavoro Per il nostro team a Milano, siamo alla ricerca di un/una Executive Assistant & Office Manager . L’Office Manager & Executive Assistant garantisce il corretto funzionamento operativo e organizzativo della sede italiana, supportando il Country Manager e coordinando i processi di ufficio, i fornitori e le attività interfunzionali. È un punto di riferimento per la Direzione e per i diversi team aziendali, assicurando che le attività quotidiane si svolgano in modo efficiente, conforme alle procedure e in linea con gli standard aziendali. Responsabilità Principali: Supporto alla Direzione (Executive Assistant): gestione dell’agenda e degli appuntamenti della Country Manager, organizzazione di viaggi, trasferte e riunioni direzionali, inclusi plenari e board review. Preparazione documentazione, redazione verbali, follow‑up delle azioni e gestione delle firme su documenti. Curazione dei contenuti LinkedIn per conto della Country Manager. Gestione Ufficio e Servizi Generali: supervisione quotidiana della sede di Milano e coordinamento dei servizi generali e di facility management, gestione fornitori, manutenzione, reception e sicurezza. Logistica d’ufficio, gestione posta, corrieri, forniture e dispositivi ICT, aggiornamento e archiviazione contratti di fornitura. Identificazione di fornitori alternativi, negoziazione condizioni vantaggiose e ottimizzazione costi. Supporto HR e Onboarding: in collaborazione con HR, gestione onboarding/offboarding del personale, attivazione account IT, consegna materiali informatici e piano welcome call con il Country Manager. Aggiornamento procedure di onboarding e supporto alla gestione della flotta aziendale. Supporto Commerciale e Amministrativo: supporto operativo al Country Manager e ai membri del Comitato Direttivo nella relazione con clienti e partner, pianificazione incontri e appuntamenti, aggiornamento delle attività su Salesforce. Raccolta e archiviazione digitale della documentazione contrattuale, gestione firme e monitoraggio flussi documentali con il team Sales. Procedure, Qualità e Compliance: redazione, revisione e aggiornamento procedure operative aziendali, coordinamento attività interfunzionali per l’efficienza organizzativa, preparazione e gestione della verifica annuale ISO 9001 con consulenti esterni. Eventi, Comunicazione Interna e Supporto Operativo: organizzazione logistica di eventi aziendali, corsi di formazione e team building, contatto con consulenti esterni amministrativi, tecnici, sicurezza e salute. Qualifiche Il candidato ideale Esperienza pregressa di almeno 3‑5 anni in ruoli di Office Manager, Executive Assistant o simili. Ottime capacità organizzative e di gestione delle priorità. Padronanza dei principali strumenti digitali (Microsoft 365, Salesforce, strumenti di videoconferenza). Buona conoscenza della lingua inglese. Attitudine proattiva, precisione, riservatezza e forte orientamento al problem‑solving. Informazioni aggiuntive HR Policy Unleash your potential with our Ayming Academy and Ayming Digital Academy Grow your career with our tailored support programs, My Professional Journey or MoveWithUS. Work your way: enjoy flexibility, inspiring and friendly spaces. Connect and celebrate through events and gatherings all year round (Webinars, “Coffee With” etc.) Cosa offriamo Contratto a tempo indeterminato. Ambiente di lavoro internazionale e stimolante, con HQ in Francia. Modalità di lavoro ibrida: 4 giorni in ufficio (Milano), 1 giorno in smart working. Crescita professionale e formazione continua. Pronto a diventare un Aymer? Se vuoi entrare in un team dinamico, innovativo e internazionale, inviaci la tua candidatura. Non vediamo l’ora di conoscerti Seniority level Mid‑Senior level Employment type Full‑time Job function General Business and Administrative Industries Software Development and IT Services and IT Consulting Referrals increase your chances of interviewing at Ayming by 2x Get notified about new Executive Assistant jobs in Milan, Lombardy, Italy . #J-18808-Ljbffr