Front Office Manager

Overview Chi siamo? aparto è un fornitore di alloggi e servizi per studenti con sede nel Regno Unito e in Irlanda, che offre esperienze straordinarie in tutte le sue comunità investendo nelle proprie persone, nelle proprie strutture e nel proprio marchio. Si tratta di un'opportunità di lavoro davvero entusiasmante e stimolante, nonché di una fantastica occasione per vivere un'esperienza professionale unica. aparto crede nelle case per studenti, non solo in semplici stanze, e desidera offrire la migliore esperienza possibile. Ci impegniamo a migliorare costantemente, raccogliendo i feedback dei nostri team, dei nostri residenti e dei nostri partner commerciali. Il nostro obiettivo è fornire luoghi sicuri e divertenti in cui vivere e lavorare. Responsibilities Le tue principali responsabilità includeranno Gestione Front Office, Gestione dell'Esperienza degli Ospiti, Supporto Operativo e Organizzativo, Prenotazioni e Gestione dei Pagamenti, Marketing e Promozione e Amministrazione e Reportistica. Gestione Front Office Supervisionare e coordinare il team della reception, garantendo un servizio clienti di alta qualità e un funzionamento quotidiano regolare sia per gli ospiti dell'Ostello che per gli Studenti. Gestire il check-in e il check-out degli ospiti (Ostello e Studentato) e risolvere tempestivamente eventuali problemi relativi al loro soggiorno. Monitorare il sistema di prenotazione e l'occupazione delle camere, ottimizzando la disponibilità in base alla domanda. Gestione dell'Esperienza degli Ospiti Assicurare che ogni ospite riceva un caloroso benvenuto e un'esperienza indimenticabile durante il suo soggiorno. Rispondere prontamente a domande, richieste e problemi degli ospiti, fornendo soluzioni che diano priorità alla soddisfazione e al comfort. Promuovere un'atmosfera amichevole e inclusiva, in cui ogni ospite, sia esso uno studente o un viaggiatore internazionale, si senta apprezzato e parte di una comunità accogliente. Incentivare interazioni positive e suggerire attività che migliorino il soggiorno e incoraggino il coinvolgimento degli ospiti. Agire come Brand Ambassador, rappresentando i valori aziendali e gli standard di eccellenza in tutte le comunicazioni e interazioni con gli ospiti. Supporto Operativo e Organizzativo Sorvegliare e mantenere la pulizia e l'ordine nella reception e nelle aree comuni. Lavorare a stretto contatto con l'AGM (Assistant General Manager) e il team di Housekeeping per assicurare che le camere siano preparate e soddisfino gli standard di qualità. Garantire la disponibilità a coprire turni non standard (inclusi weekend, festivi e orari serali), quando necessario per assicurare la continuità del servizio. Assicurare presenza costante al front desk e coinvolgimento diretto nelle attività quotidiane del reparto. Essere disponibile per turni AM/PM per garantire continuità operativa in caso di necessità. Supportare il front desk nei momenti di picco per mantenere la struttura sempre pienamente operativa. Gestire attivamente i picchi di lavoro, intervenendo personalmente nelle fasi più intense di check-in, check-out e assistenza clienti. Supportare l'AGM nella gestione della formazione del team di front desk, con affiancamento diretto nelle attività operative e sviluppo continuo delle competenze tecniche e delle soft skill (comunicazione con l’ospite, gestione dei conflitti, problem solving, teamwork e capacità di adattamento). Assumere il ruolo di Deputy Manager "on duty" durante i weekend (se necessario), con responsabilità di supervisione dell’intera struttura, gestione delle criticità operative e supporto ai reparti in assenza della direzione. Prenotazioni e Gestione dei Pagamenti Gestire le prenotazioni online e telefoniche, rispondere alle richieste via e-mail e mantenere aggiornato il sistema di prenotazione. Garantire un'elaborazione e una fatturazione accurate dei pagamenti, risolvendo eventuali discrepanze o problemi relativi. Fornire report periodici sulle prenotazioni e sull'occupazione al team di gestione. Marketing e Promozione Collaborare con il team di marketing per sviluppare strategie di promozione dell'immobile e di miglioramento della sua immagine. Promuovere attività ed eventi sociali per gli ospiti per favorire l'interazione e il coinvolgimento della comunità. Gestire la comunicazione con gli ospiti attraverso i canali digitali e i social media, mantenendo un'immagine positiva della proprietà. Amministrazione e Reportistica Gestire le attività amministrative relative al front office, inclusa la gestione delle risorse e delle forniture. Generare report settimanali/mensili sulle prestazioni del front office, suggerendo miglioramenti nelle operazioni e nell'efficienza. Qualifications Specifiche della Persona (Requisiti) Almeno 2-3 anni di esperienza in un ruolo di supervisione all'interno del settore dell'ospitalità (preferibilmente in ostelli, alloggi per studenti o ambienti simili). Ottime capacità di leadership e gestione del team. Familiarità con i sistemi di gestione delle prenotazioni (PMS) e i software di front office in generale. Ottima conoscenza sia dell'italiano che dell'inglese (le lingue aggiuntive costituiscono un vantaggio). Forti capacità comunicative, organizzative e di risoluzione dei problemi (problem solving). Capacità di lavorare bene in un team, gestire più priorità e adattarsi in un ambiente frenetico. Una vera passione per l'ospitalità, soprattutto in contesti dinamici e internazionali. Comprovata esperienza nella fornitura di un eccellente servizio clienti. Closing At Hines, we strive for excellence as a leading global real estate investment manager, driven by our by our belief that real estate is fundamentally about people. Our diverse portfolio spans $93.2 billion¹ of assets across such property types as living, office, retail, mixed-use, logistics and life science projects – all designed to enhance value, connection and inspiration. Our strategic approach integrates local expertise with global knowledge, taking calculated risks aligned with our convictions to exceed expectations and tailor solutions to our clients' needs. While our projects are renowned for enhancing cities and pioneering sustainable practices, we recognize that the true driving force behind Hines' success is our 5,000 dedicated employees in 30 countries who draw on our 65-year history to build the world forward. This is why we prioritize investing in our people, offering comprehensive training, competitive compensation, robust benefits and generous vacation packages. By centering our focus on the growth and wellbeing of our team, we cultivate an inclusive environment where everyone, including our clients, can thrive. Hines is proud to be named to Fast Company’s prestigious annual list of the World’s Most Innovative Companies for 2024. ¹Includes both the global Hines organization and RIA AUM as of December 31, 2023. We are an equal opportunity employer and support workforce diversity. No calls or emails from third parties at this time please. #J-18808-Ljbffr