Executive Assistant

2 mesi fa

Milano, Italia Eendigo A tempo pieno

Overview We are seeking a highly organized and proactive Executive Assistant to provide comprehensive support to our corporate and executive operations.
This role involves a blend of corporate administrative responsibilities and direct assistance to the CEO, ensuring seamless coordination of tasks and processes across multiple functions.
Core Activities Corporate Support The Executive Assistant will play a pivotal role in supporting recruitment processes by liaising with recruitment agencies, publishing job postings on platforms such as LinkedIn, and shortlisting candidates.
This includes managing pre-selection assessments, entering candidate information and evaluations into the company database, and maintaining an organized repository of candidate CVs.
Additionally, the role involves scheduling interviews and updating recruitment agencies about progress and outcomes.
For selected freelancers, the assistant will handle documentation such as engagement letters, NDAs, and codes of conduct, and will oversee the onboarding process.
In managing contracts and documents, the Executive Assistant will ensure that contract templates are updated and that the signature process for all agreements is completed accurately and in a timely manner.
The role also includes responsibilities in social media management, which involves uploading content to platforms such as LinkedIn and the company website, as well as coordinating the creation of content to maintain a consistent and professional online presence.
Executive Support The Executive Assistant will directly support the CEO by organizing travel arrangements, managing schedules, and coordinating interactions with clients and providers.
Occasionally, the role may require assisting the CEO with specific projects or topics, providing flexibility and adaptability to the dynamic nature of executive-level operations.
Ideal Candidate The ideal candidate is detail-oriented, highly organized, and capable of managing multiple priorities simultaneously.
Strong communication skills, discretion in handling confidential information, and proficiency in tools like Microsoft Office and online platforms are essential.
A proactive approach and the ability to anticipate the needs of both the corporate and executive functions will be key to success in this role.
Requirements The ideal candidate will possess the following qualifications and skills: Proficiency in English, both written and spoken, to ensure clear communication with internal and external stakeholders.
Strong skills in Microsoft Office Suite, particularly Excel, Word, and PowerPoint.
Exceptional attention to detail, ensuring accuracy in documentation, scheduling, and correspondence.
Organizational prowess, with the ability to manage multiple tasks and prioritize effectively in a dynamic environment.
Strong interpersonal skills, with the ability to communicate and collaborate effectively with various teams and external partners.
Experience in managing confidential information with a high level of discretion and professionalism.
Familiarity with social media platforms such as LinkedIn and website management tools is a plus.
Working schedule Full time Monday to Friday 9am -13h and 14h to 18h Part time: Monday to Friday 9am -13h or 14h to 18h Start date: immediate Contract type: Long term Service provider (commitment to minimum 2 years) This role is ideal for a self-motivated individual who thrives in a structured yet dynamic environment and enjoys contributing to the efficiency and success of a high-performing team.

  • Executive Assistant

    8 mesi fa

    Milano, Italia Oliver James Associates A tempo pieno

    On behalf of our client company, operating in the renewable energy sector, we are looking for an **Executive Assistant** figure who will support the CEO. The **Executive Assistant** will be responsible to provide high level confidential support to the Chief Executive Officer and to his Staff. The Executive assistant will provide a full and efficient...

  • Executive Assistant

    17 ore fa

    Milano, Italia HAYS A tempo pieno

    Personal Assistant - Assistente di Direzione - Executive Assistant **La tua nuova azienda** Per uno dei principali player dell’alta finanza internazionale, stiamo selezionando un/a Executive Assistant che vada a supportare uno dei partner più storici dell’azienda oltre che il suo ufficio sottostante. **Il tuo nuovo ruolo** Il ruolo prevede la gestione...

  • Executive Assistant

    4 settimane fa

    Milano, Italia Oliver James Associates A tempo pieno

    On behalf of our client company, operating in the renewable energy sector, we are looking for an **Executive Assistant** figure who will support the CEO.The**Executive Assistant** will be responsible to provide high level confidential support to the Chief Executive Officer and to his Staff.The Executive assistant will provide a full and efficient secretarial...

  • Executive Assistant

    7 mesi fa

    Milano, Italia IN OPERA SPA A tempo pieno

    In Opera Spa, Agenzia per il Lavoro, ricerca per Importante Azienda Cliente: **EXECUTIVE ASSISTANT** La risorsa dovrà svolgere le seguenti attività: - assistere il CEO nella gestione degli appuntamenti - monitorare le attività inevase, comunicare le urgenze ecc - **Requisiti richiesti**:_ - _disponibilità immediata_ - _preferibile esperienza pregressa...

  • Executive Assistant

    3 giorni fa

    Milano, Italia IN OPERA SPA A tempo pieno

    In Opera Spa, Agenzia per il Lavoro, ricerca per Importante Azienda Cliente: **EXECUTIVE ASSISTANT** La risorsa dovrà svolgere le seguenti attività: - assistere il CEO nella gestione degli appuntamenti - monitorare le attività inevase, comunicare le urgenze ecc - **Requisiti richiesti**:_ - _disponibilità immediata_ - _preferibile esperienza pregressa...

  • Executive Assistant

    13 ore fa

    Milano, Italia In Opera Spa A tempo pieno

    In Opera Spa, Agenzia per il Lavoro, ricerca per Importante Azienda Cliente:**EXECUTIVE ASSISTANT**La risorsa dovrà svolgere le seguenti attività:- assistere il CEO nella gestione degli appuntamenti- monitorare le attività inevase, comunicare le urgenze ecc- **Requisiti richiesti**:_- _disponibilità immediata_- _preferibile esperienza pregressa nel...

  • Executive Assistant

    3 giorni fa

    Milano, Italia W EXECUTIVE S.R.L. A tempo pieno

    Il nostro cliente, operante nel settore Technology, che si caratterizza per un portafoglio diversificato di servizi e per una particolare attenzione al cliente, ricerca **un/a Executive Assistant** appartenente alla **Legge 68/99**. **Posizione**: La risorsa dovrà svolgere le seguenti attività: - gestione e supporto delle agende dei Partners -...

  • Executive Assistant

    3 giorni fa

    Milano, Italia In Opera Spa A tempo pieno

    In Opera Spa, Agenzia per il Lavoro, ricerca per Importante Azienda Cliente:**EXECUTIVE ASSISTANT**La risorsa dovrà svolgere le seguenti attività:- assistere il CEO nella gestione degli appuntamenti- monitorare le attività inevase, comunicare le urgenze ecc- **Requisiti richiesti**:_- _disponibilità immediata_- _preferibile esperienza pregressa nel...

  • Executive Assistant

    1 settimana fa

    Milano, Italia HAYS A tempo pieno

    Executive Assistant **La tua nuova azienda** Il nostro cliente è una realtà internazionale che opera da oltre 50 anni nel mercato della logística. Offre soluzioni intelligenti per ottimizzare i processi di distribuzione e spedizione per diverse tipologie di aziende. **Il tuo nuovo ruolo** L’Executive Assistant si occuperà di gestire molteplici...

  • Executive Assistant

    2 settimane fa

    Milano, Italia Loro Piana A tempo pieno

    **Position**: The Executive Assistant will provide full support to the Chief Communication & Image Office. By collaborating with other Executive Assistants, she/he will manage the organization and coordination of cross-department activities, the day-to-day calendar, meetings, business trip, expense reports among many other different...

  • Executive Assistant

    1 settimana fa

    Milano, Italia ICSMilan International School A tempo pieno

    We are seeking a bilingual (English/Italian) Executive Assistant (EA) to provide the Executive Principal with administrative/secretarial support and is responsible for the day-to-day management of the Executive Principal’s office. We expect flexbility, discretion and ability to work confidentially. Sense of initiative, willing to adapt to a fast changing...

  • Categorie Protette

    1 settimana fa

    Milano, Italia Page Personnel Italia A tempo pieno

    La risorsa dovrà supportare l'EA dell'Amministratore Delegato svolgendo le seguenti attività: - supporto alla gestione dell'agenda - organizzare meeting interni ed esterni - prenotare ed organizzare viaggi e trasferte - gestire i requisiti per i visti e check documentazione - orfinazione di forniture per ufficio: cancelleria, generi alimentari - spese di...

  • Categorie Protette

    4 giorni fa

    Milano, Italia Page Personnel Italia A tempo pieno

    La risorsa svolgerà le seguenti attività: - gestione dell'agenda e supporto amministrativo di uno o più direttori - organizzare meeting interni ed esterni - prenotare complessi viaggio - controllo e registrazione note spese - gestire i requisiti per i visti e check documentazione - ordinazione di forniture per ufficio: cancelleria, generi alimentari -...

  • Categorie Protette

    1 settimana fa

    Milano, Italia Page Personnel Italia A tempo pieno

    gestione delle rispettive agende lavorative e supporto nell'organizzazione della vita personale - organizzazione e gestione trasferte e viaggi ( prenotazione aerei; taxi; auto; hotel; ristoranti) - gestione appuntamenti - organizzazione e gestione di eventi - collaborazione e supporto a tutto il team A&S - gestione telefonate e corrispondenza Azienda del...

  • Categorie Protette

    3 giorni fa

    Milano, Italia Page Personnel Italia A tempo pieno

    La risorsa dovrà supportare l'EA dell'Amministratore Delegato svolgendo le seguenti attività: - supporto alla gestione dell'agenda - organizzare meeting interni ed esterni - prenotare ed organizzare viaggi e trasferte - gestire i requisiti per i visti e check documentazione - orfinazione di forniture per ufficio: cancelleria, generi alimentari - spese di...

  • Categorie Protette

    1 giorno fa

    Milano, Italia Page Personnel Italia A tempo pieno

    La risorsa svolgerà le seguenti attività: - gestione dell'agenda e supporto amministrativo di uno o più direttori - organizzare meeting interni ed esterni - prenotare complessi viaggio - controllo e registrazione note spese - gestire i requisiti per i visti e check documentazione - ordinazione di forniture per ufficio: cancelleria, generi alimentari -...

  • Executive Assistant

    14 ore fa

    Milano, Italia W Executive S.R.L. A tempo pieno

    Il nostro cliente, operante nel settore Technology, che si caratterizza per un portafoglio diversificato di servizi e per una particolare attenzione al cliente, ricerca **un/a Executive Assistant** appartenente alla **Legge 68/99**.**Posizione**:La risorsa dovrà svolgere le seguenti attività:- gestione e supporto delle agende dei Partners- organizzazione...

  • Executive Assistant

    1 settimana fa

    Milano, Italia Hays A tempo pieno

    Executive Assistant**La tua nuova azienda**Il nostro cliente è una realtà internazionale che opera da oltre 50 anni nel mercato della logística.Offre soluzioni intelligenti per ottimizzare i processi di distribuzione e spedizione per diverse tipologie di aziende.**Il tuo nuovo ruolo**L'Executive Assistant si occuperà di gestire molteplici attività, tra...

  • Office Management/executive Assistant

    7 mesi fa

    Milano, Italia PLU Top Assistant GmbH A tempo pieno

    Partly remote/hybrid, fulltime 32-40h/w, permanent employment contract This is your turn: Are you looking for an international work environment? Do you want to work in a team which encourages ownership and the values of modern and agile leadership? New work is not a trend, it is their success factor. To benefit from it, you contribute with full motivation...

  • Office Management/Executive Assistant

    2 giorni fa

    Milano, Italia Plu Top Assistant Gmbh A tempo pieno

    Partly remote/hybrid, fulltime 32-40h/w, permanent employment contractThis is your turn: Are you looking for an international work environment?Do you want to work in a team which encourages ownership and the values of modern and agile leadership?New work is not a trend, it is their success factor.To benefit from it, you contribute with full motivation and...