Office Manager

5 mesi fa

Milano, Italia Outbrain Inc. A tempo pieno

OFFICE MANAGER - Part - time (21 hours per week)

**We are Outbrain.**
- Outbrain is the leading content discovery platform that powers personalised recommendations to content at the bottom of article pages on most of the leading online publisher websites. In Italy, we are working with publishers including Gedi, Il Sole 24 Ore, IDG, ANSA, Sport Network, and brands including Ikea, Volkswagen, Costa Crociere, P&G, Lavazza, Stellantis, and many others.
- An exciting opportunity has arisen for an Office Manager to join a dynamic and fast-paced global company on a part-time basis (21h per week), in our central Milan office.
- You will report to the Country Manager and provide support to the team by ensuring we have a first-class, unique environment.

**The job**:

- Ordering front office supplies, keeping inventory of stock and proper organisation of the office devices, stuff and personnel.
- Manage all office administrative activities, deliveries and shipments, ordering of office supplies, front desk tasks, welcoming guests and providing general support to visitors and personnel.
- Maintain the office condition and arrange necessary repairs
- Coordinate with IT department on all office equipment, personnel company devices (meeting rooms, devices, etc.) and tech related needs.
- Coordinate with HR on the onboarding/offboarding of new employees and support with HR tasks locally (e.g. meal vouchers monthly ordering).
- Coordinate with Procurement and Finance for contracts related topics and local activities agreed rates and payments.
- Liaising with the caretaker for the health and office landlord staff for office related topics, with external suppliers for security and other company needs.
- Organisation of events, team lunches or dinners, ad hoc caterings and other team activities.
- Support the Country Manager by assisting with expense reports, travel organisation, diary management and monthly timesheets.
- Coordinating the weekly team meeting by preparing the agenda, working with the team to get material ready on time, following up on action items.
- Coordinating the communications for the Italian team.
- Other ad hoc tasks and projects to support the CM or the team (e.g. documentation, payments, notary, post office, etc.).
- Be the main POC for other countries’ colleagues visiting local office and keeping the travel guide up to date.

**Desired skills and experience**:

- Office Support/management experience in a fast-paced, dynamic environment is required.
- Excellent verbal and written skills
- Super organised and is always one step ahead.
- Excited about the contribution you can make to Outbrain.
- High level of attention to detail and discretion
- Remains calm under pressure and is a people person.
- English level (at least B2) and knowledge in Excel, Word and Powerpoint

**More than snacks**
- Hybrid working: three days a week from the office and two from home
- Be part of our success with our equity program
- Wellbeing benefits like medical and dental
- Expand your toolbox with our mentorship program and internal learning tools
- Happy hoursand of course a fully stocked kitchen

**We Recommend #LifeAtOutbrain**
- Our company culture is welcoming, dynamic, diverse, global, and built on top performance.
- Our team is made up of individuals who are approachable, resourceful, passionate, and proactive. We foster a sense of belonging through our Employee Resource Groups -employee-led groups in which we debate topics and drive change. From OB Green (environmental), OB WE (women empowerment), OB Good (charitable initiatives) to OB4E (diversity, equity, and inclusion), you’ll be able to share your passions with likeminded people.
- Dive into the Outbrain experience via our **Instagram account**
- Hungry for more? Have a closer look at #LifeAtOutbrain exploring our **company manifesto**, **Youtube channel**, **Outbrain Culture blog** and social media channels; **Facebook**, **Instagram** and **LinkedIn

  • Office Manager

    5 mesi fa

    Milano, Italia HAYS A tempo pieno

    office manager - front and back office - segreteria - assistente amministrativo **La tua nuova azienda** Il nostro cliente è un’azienda leader mondiale nel settore della medicina estetica e della ricerca farmaceutica, per conto del quale siamo alla ricerca di un/una Office Manager per la sede di Milano. **Il tuo nuovo ruolo** La figura si occuperà...

  • Office Manager

    5 mesi fa

    Milano, Italia Ristorante Sold Out A tempo pieno

    **Posizione Lavorativa: Office Manager** Sei una persona organizzata, orientata ai dettagli e appassionata di gestione delle attività di ufficio? Se sì, potresti essere la persona giusta per il nostro team! Stiamo cercando un Office Manager dedicato ed efficiente per unirsi a noi e contribuire al nostro successo. **Mansioni e Responsabilità**: Come...

  • Office Manager

    5 mesi fa

    Milano, Italia HAYS A tempo pieno

    Office manager; office **La tua nuova azienda** Il nostro cliente è un’importante azienda di Construction & Real Estate che opera da vari anni in tutto il territorio nazionale. **Il tuo nuovo ruolo** Per supportare il potenziamento della sede del cliente, Hays, società leader nella ricerca e selezione del personale, sta ricercando una figura di...

  • Office Manager

    5 mesi fa

    Milano, Italia Seltis Hub S.r.l. A tempo pieno

    **Seltis Management Search** ricerca per una realtà consulenziale un **OFFICE MANAGER** **Posizione**: A diretto supporto dei manager si occuperà di: - Accoglienza - Attività di receptionist - Allestimento sale riunioni - Gestione agende - Organizzazione trasferte (prenotazioni trasporti, hotel, ristoranti, etc.)- Gestione operativa fornitori -...

  • Office Manager

    5 mesi fa

    Milano, Italia Ecoconsult s.r.l. A tempo pieno

    Ecoconsult, primaria società di consulenza e formazione nei settori sicurezza, ambiente e qualità, ricerca, da inserire nel proprio organico un/a **Office manager**. - è diplomato/a; - ha buone conoscenze informatiche; - ha un'ottima conoscenza della suite Microsoft Office 360, in particolare Excel; - ha avuto precedente esperienza in ruoli di segreteria...

  • Office Manager

    5 mesi fa

    Milano, Italia Say What? A tempo pieno

    SAY WHAT, Agenzia di comunicazione di Milano ricerca Office Manager per inserimento in organico. Stiamo cercando una persona che possa entrare nel nostro gruppo di lavoro, gestendo e coordinando le attività quotidiane dell'ufficio e i fornitori di servizi. REQUISITI: - pregressa esperienza nel ruolo - ottimo utilizzo del pacchetto office e di Outlook -...

  • Office Manager

    4 mesi fa

    Milano, Italia Green Recruitment Company A tempo pieno

    Job title: Office Manager Location: Greater Milan Metropolitan Area (On-site) TGRC is working with a leading renewable energy specialist who is looking for an Office Manager to join their team.Responsibilities: Organising the office work cycle and ordering stationery and equipment.Perform basic bookkeeping activities (invoice registering, etc.).Overseeing...

  • Junior Office Manager

    5 mesi fa

    Milano, Italia GIGROUP A tempo pieno

    Per azienda leader internazionale nel settore dell’ingegneria impiantistica, che rappresenta lo spirito imprenditoriale del Gruppo nell’ Engineering, Procurement & Construction di progetti su larga scala in tutto il mondo ricerchiamo una figura di OFFICE MANAGER OTTIMO INGLESE Duties & **Responsibilities**: Oversees general office operations and gives...

  • Office Manager

    5 ore fa

    Milano, Italia Green Recruitment Company A tempo pieno

    Job title: Office Manager Location: Greater Milan Metropolitan Area (On-site) TGRC is working with a leading renewable energy specialist who is looking for an Office Manager to join their team. Responsibilities: Organising the office work cycle and ordering stationery and equipment. Perform basic bookkeeping activities (invoice registering, etc.). ...

  • Front Office Manager

    3 settimane fa

    Milano, Lombardia, Italia Russottigestionihotels A tempo pieno

    Front Office ManagerWe are seeking a highly skilled and organized Front Office Manager to join our team at the Russottigestionihotels Milan Marriott Hotel.Key Responsibilities:Maintain a high level of guest service as the driving philosophy of the hotel.Respond promptly to guest needs and ensure their satisfaction.Meet or exceed hotel guest satisfaction...

  • Office Manager

    5 mesi fa

    Milano, Italia HUNTERS GROUP A tempo pieno

    Il nostro cliente, studio professionale, in un’ottica di potenziamento della propria struttura ci ha incaricato di ricercare un/una: Office Manager **Posizione**: - Gestione di uno studio professionale: agende, controllo avanzamento lavori, etc; - Funzioni base di segreteria; - Gestione documentazione técnica; - Controllo attività. **Requisiti**: -...

  • Office Manager

    3 settimane fa

    Milano, Italia Pharma Point Srl A tempo pieno

    Per conto di una società leader nella ideazione, sviluppo e commercializzazione di metodi di ripresa video in ambito medico chirurgico e nel settore della formazione medico-scientifica, in un'ottica di sviluppo ricerchiamo un*OFFICE MANAGERLa risorsa avrà la responsabilità di garantire il funzionamento e l'efficace organizzazione di tutte le attività a...

  • Executive Assistant

    4 settimane fa

    Milano, Italia BEAR Project Management A tempo pieno

    Siamo alla ricerca di un Executive Assistant & Office Manager altamente organizzato e proattivo per gestire le attività quotidiane del nostro ufficio. La risorsa si occuperà di coordinare le operazioni amministrative, supervisionare il personale di supporto, gestire la corrispondenza e le forniture, oltre a garantire un ambiente di lavoro efficiente e...

  • Office Manager

    2 mesi fa

    Milano, Italia Staff S.P.A. Filiale Di Milano A tempo pieno

    Staff Agenzia per il lavoro, filiale di Milano, ricerca per azienda cliente un/una:OFFICE MANAGER LUOGO DI LAVORO: MILANO La figura inserita si occuperà di: Gestione contratti d'acquisto, gestione fornitori, gestione della cancelleriaCoordinamento con studio di consulenza esternoGestione delle banche e pagamentiGestione delle fatture fornitoriViene...

  • Office Manager

    5 mesi fa

    Milano, Italia AXL Spa - Agenzia per il lavoro A tempo pieno

    AxL SpA-Business Unit di Milano, per una società operante nel settore cosmetico un/una: OFFICE MANAGER La risorsa si occuperà delle seguenti attività: - Ritiro pacchi e corrispondenza; - Accoglienza ospiti; - Prenotazione viaggi e pernottamenti; - Compilazione Verbali di Consegna; - Apertura e chiusura ufficio; L'offerta prevede un’assunzione diretta...

  • Office Manager

    3 settimane fa

    Milano, Italia Pharma Point Srl A tempo pieno

    Per conto di una società leader nella ideazione, sviluppo e commercializzazione di metodi di ripresa video in ambito medico chirurgico e nel settore della formazione medico-scientifica, in un'ottica di sviluppo ricerchiamo un* OFFICE MANAGER La risorsa avrà la responsabilità di garantire il funzionamento e l'efficace organizzazione di tutte le attività a...

  • Office Manager

    3 settimane fa

    Milano, Italia Pharma Point Srl A tempo pieno

    Per conto di una società leader nella ideazione, sviluppo e commercializzazione di metodi di ripresa video in ambito medico chirurgico e nel settore della formazione medico-scientifica, in un'ottica di sviluppo ricerchiamo un*OFFICE MANAGERLa risorsa avrà la responsabilità di garantire il funzionamento e l'efficace organizzazione di tutte le attività a...

  • Assistant Office Manager

    3 settimane fa

    Milano, Italia Hays A tempo pieno

    La tua nuova azienda Per importante fondo di investimento in centro a Milano stiamo ricercando una assistant office manager.Il tuo nuovo ruolo Lavorando con la office manager, ti occuperai di:Gestire e coordinare tutte le attività inerenti al Front office;Garantire l'efficienza operativa dell'ufficio, ottimizzando i processi di accoglienza e prenotazione...

  • Office Manager

    2 settimane fa

    Milano, Lombardia, Italia Akrion Technologies Inc. A tempo pieno

    Job Summary:Akrion Technologies Inc. is seeking a highly organized and proactive Office Manager to oversee the daily operations of our Milan office. The ideal candidate will be responsible for bookkeeping, administrative management, and acting as a liaison between our Italian subsidiary and the parent company's finance, administration, and HR departments.Key...

  • Executive Assistant

    4 settimane fa

    Milano, Italia Bear Project Management A tempo pieno

    Siamo alla ricerca di un Executive Assistant & Office Manager altamente organizzato e proattivo per gestire le attività quotidiane del nostro ufficio. La risorsa si occuperà di coordinare le operazioni amministrative, supervisionare il personale di supporto, gestire la corrispondenza e le forniture, oltre a garantire un ambiente di lavoro efficiente e...