Office Assistant

3 mesi fa

Milano, Italia JLL A tempo pieno

JLL supports the Whole You, personally and professionally.
**Job Title**: Office Assistant - Facilities Management Services
**About JLL**: At JLL, we’re committed to reshaping the way people, property, and ideas intersect. We partner with clients to deliver innovative real estate solutions that enhance productivity and sustainability.
**Position Overview**: JLL is seeking a dedicated Office Assistant to support our facilities management team. This role will play a crucial part in maintaining efficient office operations and enhancing the overall workplace experience for our clients.
**Key Responsibilities**:Reception and Administrative Support**:
Greet and direct visitors, ensuring a professional and welcoming experience.
Handle incoming calls and correspondence efficiently, redirecting as needed.
Organize and schedule meetings, conferences, and appointments.
**Facilities Coordination**:
Support the upkeep of office cleanliness, safety, and functionality.
Collaborate with vendors for maintenance, repairs, and procurement of supplies.
Track and manage office supplies inventory effectively.
**Support Services**:
Assist with space planning and facilitate office layout adjustments.
Coordinate internal moves and workstation setups.
Implement and maintain security protocols, including access control.
**Event and Project Assistance**:
Manage logistics for on-site meetings, events, and training sessions.
Assist with facility-related projects to ensure timely and successful completion.
**Communication and Reporting**:
Communicate effectively with internal teams and external service providers.
Prepare and maintain facilities-related reports and documentation.
**Continuous Improvement**:
Proactively identify opportunities for process improvement and operational efficiencies.
Offer ideas to improve workplace environments and service delivery.

**Qualifications**:
High school diploma or equivalent; additional education or certification in facilities management is advantageous.
Experience as an office assistant or in a similar administrative role.
Strong organizational skills and the ability to multitask.
Excellent verbal and written communication skills.
Proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook).
Collaborative team player with a focus on customer service.
Familiarity with facilities management software and tools is preferred.
**Working Conditions**:
Mainly an on-site role with physical activity related to office setup and supply management.
Standard business hours with some flexibility for urgent facility needs.
Why Join JLL?
Be part of a global leader in real estate services, committed to innovation and excellence.
Work with a dynamic team focused on professional growth and client satisfaction.
Competitive salary and comprehensive benefits package.
LI-FT1
Personalized benefits that support personal well-being and growth:
JLL recognizes the impact that the workplace can have on your wellness, so we offer a supportive culture and comprehensive benefits package that prioritizes mental, physical and emotional health.
About JLL
- We’re JLL—a leading professional services and investment management firm specializing in real estate. We have operations in over 80 countries and a workforce of over 102,000 individuals around the world who help real estate owners, occupiers and investors achieve their business ambitions. As a global Fortune 500 company, we also have an inherent responsibility to drive sustainability and corporate social responsibility. That’s why we’re committed to our purpose to shape the future of real estate for a better world. We’re using the most advanced technology to create rewarding opportunities, amazing spaces and sustainable real estate solutions for our clients, our people, and our communities.
Our core values of teamwork, ethics and excellence are also fundamental to everything we do and we’re honored to be recognized with awards for our success by organizations both globally and locally.
Creating a diverse and inclusive culture where we all feel welcomed, valued and empowered to achieve our full potential is important to who we are today and where we’re headed in the future. And we know that unique backgrounds, experiences and perspectives help us think bigger, spark innovation and succeed together.

  • Project Management Office, Project Assistant, Virtual Assistant

    22 ore fa

    Milano, Italia Plu Top Assistant Gmbh A tempo pieno

    PLU is the German market leader in relieving executives and an innovative and agile company with projects across Germany & remotely. In 2025 we are expanding our services and offer Nearshore Experts to the market. In this case, it doesn't matter where you live; what counts is your performance and your passion for second-line management as a Top Project...

  • Office Management/executive Assistant

    7 mesi fa

    Milano, Italia PLU Top Assistant GmbH A tempo pieno

    Partly remote/hybrid, fulltime 32-40h/w, permanent employment contract This is your turn: Are you looking for an international work environment? Do you want to work in a team which encourages ownership and the values of modern and agile leadership? New work is not a trend, it is their success factor. To benefit from it, you contribute with full motivation...

  • Office Management/Executive Assistant

    1 settimana fa

    Milano, Italia Plu Top Assistant Gmbh A tempo pieno

    Partly remote/hybrid, fulltime 32-40h/w, permanent employment contractThis is your turn: Are you looking for an international work environment?Do you want to work in a team which encourages ownership and the values of modern and agile leadership?New work is not a trend, it is their success factor.To benefit from it, you contribute with full motivation and...

  • Categorie Protette

    3 settimane fa

    Milano, Italia Page Personnel Italia A tempo pieno

    La risorsa dovrà svolgere le seguenti attività: - gestire la documentazione dello Studio e archiviarla - gestione corrispondenza - gestione mail e telefonate - interfaccia quotidiana con clienti e partners - gestione sale riunioni - accoglienza e accompagnamento clienti. Studio legale a Milano ricerca un/a Office Assistant|Si ricerca un/a Office...

  • Office Assistant

    6 giorni fa

    Milano, Italia Page Personnel Italia A tempo pieno

    La risorsa, dovrà occuparsi delle seguenti attività: - Gestione agenda dei partner ed organizzazione appuntamenti - Filtro telefonico e gestione corrispondenza - Organizzazione logística delle riunioni - videocall / prenotazione sale meeting - Revisione e controllo qualitativo documenti amministrativi - Archivio cartaceo e digitale - Organizzazione...

  • Office Assistant

    4 giorni fa

    Milano, Italia Page Personnel Italia A tempo pieno

    La risorsa, dovrà occuparsi delle seguenti attività: - Gestione agenda dei partner ed organizzazione appuntamenti - Filtro telefonico e gestione corrispondenza - Organizzazione logística delle riunioni - videocall / prenotazione sale meeting - Revisione e controllo qualitativo documenti amministrativi - Archivio cartaceo e digitale - Organizzazione Viaggi...

  • Front Office Assistant

    1 settimana fa

    Milano, Italia Page Personnel Italia A tempo pieno

    La figura verrà inserita all'interno del team reception e si occuperà di: - accoglienza clienti e fornitori nazionali ed internazionali; - gestione centralino nazionale ed internazionale; - gestione meeting rooms; - gestione food and beverage; - segreteria generica. Front Office Assistant con Inglese fluente |Carattere d'urgenza - Settore Real Estate Il...

  • Categorie Protette

    2 settimane fa

    Milano, Italia Page Personnel Italia A tempo pieno

    La risorsa dovrà svolgere le seguenti attività:- gestire la documentazione dello Studio e archiviarla- gestione corrispondenza- gestione mail e telefonate- interfaccia quotidiana con clienti e partners- gestione sale riunioni- accoglienza e accompagnamento clienti.Studio legale a Milano ricerca un/a Office Assistant|Si ricerca un/a Office Assistant...

  • Office Assistant

    4 giorni fa

    Milano, Italia Page Personnel Italia A tempo pieno

    La risorsa, dovrà occuparsi delle seguenti attività:- Gestione agenda dei partner ed organizzazione appuntamenti- Filtro telefonico e gestione corrispondenza- Organizzazione logística delle riunioni - videocall / prenotazione sale meeting- Revisione e controllo qualitativo documenti amministrativi- Archivio cartaceo e digitale- Organizzazione Viaggi e...

  • Front Office Assistant

    7 giorni fa

    Milano, Italia Page Personnel Italia A tempo pieno

    La figura verrà inserita all'interno del team reception e si occuperà di:- accoglienza clienti e fornitori nazionali ed internazionali;- gestione centralino nazionale ed internazionale;- gestione meeting rooms;- gestione food and beverage;- segreteria generica.Front Office Assistant con Inglese fluente |Carattere d'urgenza - Settore Real EstateIl profilo...

  • Office Assistant

    1 settimana fa

    Milano, Italia Compu Group Medical Italia S.p.A A tempo pieno

    CompuGroup Medical Italia Group (CGM Italia Group) è parte di CompuGroup Medical SE, multinazionale di sanità elettronica, leader a livello mondiale. In Italia fornisce soluzioni software e servizi per i medici delle cure primarie, le farmacie, i dentisti e i medici specialisti, oltre che per amministrazioni pubbliche e pazienti. La maggiore distribuzione...

  • Office Assistant

    7 mesi fa

    Milano, Italia Connecto A tempo pieno

    **Chi siamo?** Siamo consulenti specializzati in ambito energia e mobilità sostenibile (elettrica e a idrogeno). Ci occupiamo di business development per i più rilevanti player del settore, attraverso partnership strategiche che abbiamo siglato negli anni. Tra le società con le quali lavoriamo: Gruppo A2A, BeCharge - Plenitude (Gruppo ENI) e Veolia....

  • Office/executive Assistant

    2 settimane fa

    Milano, Italia Page Personnel Italia A tempo pieno

    La risorsa a supporto dei professionisti e dell'office manager si occuperà nella prima parte di: - supporto segretariale - preparazione documenti e presentazioni - front office - organizzazione viaggi e trasferte Successivamente supporterà un manager in tutta la sua vita professionale e personale. Studio Finanziaria|Milano centro La risorsa ideale ha...

  • Office Management Assistant

    1 settimana fa

    Milano, Italia Auriga Spa A tempo pieno

    Auriga SpA è alla ricerca di un/a Office Management Assistant per i suoi uffici di Milano (Assago).**Nel dettaglio il/la Office Management Assistant si occuperà **di**:- Attività di front office, gestione del centralino e accoglienza;- Organizzazione meeting aziendali, supporto per organizzazione e gestione delle trasferte;- Supervisione di attività...

  • Office Assistant

    7 giorni fa

    Milano, Italia Compu Group Medical Italia S.P.A A tempo pieno

    CompuGroup Medical Italia Group (CGM Italia Group) è parte di CompuGroup Medical SE, multinazionale di sanità elettronica, leader a livello mondiale.In Italia fornisce soluzioni software e servizi per i medici delle cure primarie, le farmacie, i dentisti e i medici specialisti, oltre che per amministrazioni pubbliche e pazienti.La maggiore distribuzione...

  • Personal Assistant and Office Manager

    2 settimane fa

    Milano, Italia Page Personnel Italia A tempo pieno

    L'assistente supporterà l'AD e parzialmente altri membri del board. Sarà coinvolto/a nelle seguenti mansioni: - gestione agende business e parzialmente personal; - organizzazione riunioni e spostamenti di lavoro; - organizzazione eventi; - gestione dei social media in modo strutturato ed importante; - note spese; - filtro contatti; -...

  • Office Assistant

    1 mese fa

    Milano, Italia Vibram Spa A tempo pieno

    **Company**Vibram S.p.A., è una multinazionale italiana leader nella produzione e nella commercializzazione di suole in gomma ad alte prestazioni, simbolo di innovazione e design.Oltre all'Headquarters Italiano e i suoi uffici centrali a Milano, Vibram vanta locations internazionali con siti produttivi, centri ricerca e sviluppo e di rappresentanza negli...

  • Office Assistant

    7 giorni fa

    Milano, Italia Vibram Spa A tempo pieno

    **Company**Vibram S.p.A., è una multinazionale italiana leader nella produzione e nella commercializzazione di suole in gomma ad alte prestazioni, simbolo di innovazione e design.Oltre all'Headquarters Italiano e i suoi uffici centrali a Milano, Vibram vanta locations internazionali con siti produttivi, centri ricerca e sviluppo e di rappresentanza negli...

  • Personal Assistant And Office Manager

    2 settimane fa

    Milano, Italia Page Personnel Italia A tempo pieno

    L'assistente supporterà l'AD e parzialmente altri membri del board.Sarà coinvolto/a nelle seguenti mansioni:- gestione agende business e parzialmente personal;- organizzazione riunioni e spostamenti di lavoro;- organizzazione eventi;- gestione dei social media in modo strutturato ed importante;- note spese;- filtro contatti;- presentazioni;Personal...

  • Office Assistant

    4 settimane fa

    Milano, Italia Connecto A tempo pieno

    **Chi siamo?**Siamo consulenti specializzati in ambito energia e mobilità sostenibile (elettrica e a idrogeno). Ci occupiamo di business development per i più rilevanti player del settore, attraverso partnership strategiche che abbiamo siglato negli anni. Tra le società con le quali lavoriamo: Gruppo A2A, BeCharge - Plenitude (Gruppo ENI) e Veolia....