Event Specialist

3 settimane fa

Firenze, Italia CWT A tempo pieno

Event Specialist
- (2300003J)

CWT Meetings & Events is a global, full-service meetings and events agency with over 30 years of experience providing innovative solutions for both strategic meetings and event management. We live, breathe and thrive on executing some of the most innovative events and finest meetings of all shapes and sizes.

We’re a community of 1,400 meetings and event experts spanning 68 countries and we are continuing to grow. We are always on the lookout for talented people to join us on our journey and help us to exceed both our own expectations, and those of our clients.

**CWT Meetings & Events** is seeking a** Project Manager** to support one of our largest global strategic clients, SMM Pharma.

In this exciting role, the Project Manager, will completely own the overall project management, from the early pre-planning phase, through execution until final reconciliation of costs, for different size and complexity level meetings, with a specific focus on Medical Meetings (International congresses, Ad Boards, Investigator Meetings, Roundtables, Corporate Company Meetings).

Managing project timelines as indicated in MSA and contract negotiations with suppliers (either in collaboration with a sourcing specialist or on their own) will be part of her/his duties, as well as utilizing the CWT standard processes and specific operating procedures to achieve client satisfaction.

We are looking for highly organized, detail oriented individuals, who are flexible, have the ability to thrive in a fast-paced environment and handle multiple projects with tight deadlines. This role requires a high level of initiative, self-motivation, flexibility, creativity, and collaboration to be able to assists in the development, planning and execution of successful meetings and events.

This is an opportunity to get involved in our rapidly growing Meeting & Events team and grow professionally along with the business. If you are an enthusiastic event project manager who thrives in an environment where communication, creativity, and teamwork are encouraged, this may be the opportunity for you.

**Main responsibilities**:

- **Project Management**:

- Identifies stakeholder needs, designs program details to meet needs of participants, identifies successful criteria for evaluation of meeting, in cooperation with other functions
- Ensures customer requirements according to compliance requirements and SLAs
- Works with Client, CWT team, and other identified resources to execute the project plan and monitor results to ensure project timeline and deliverables meet client expectations
- Documents and continuously provides input to refine and implement best practices across all projects for consistency and optimization
- Promptly reports and escalates to management as needed and fully informs of any significant problems or unusual matters related to project management activity
- Ensures all projects are delivered on-time, within scope, and within budget
- Conducts a pre-meeting briefing and post-con with suppliers and facility providers
- Plans/creates agendas for site inspections
- Manages the relationship with the client and all respective stakeholders, as well as suppliers
- Performs time tracks as requested by management
- **Financial & Contract Management**:

- Develops budget for meeting which may include vendor contract negotiations
- Ensures completion of payment and/or billing process
- Manages according to the budget
- Responsible for group reporting requirements
- Ensures adherence to standard or client specific deposit terms, terms and conditions of client contract, and billing guidelines
- Responsible for group reporting requirements and capture of required information to ensure accuracy
- **Logistics**:

- Establishes invitation/registration/confirmation procedures for attendees
- Oversees and/or organizes attendee management and communications
- Secures and communicates transportation/travel arrangements
- Determines setup for function rooms including seating and AV
- Manages all food and beverage needs
- Prepares and reviews reports requested by client or internally in a timely manner
- Coordinates shipping of materials
- Complies with M&E technology usage as required
- **Program**:

- Provides program feedback to all stakeholders through summary and distribution program debrief notes
- Travels onsite for assigned programs acting as the business lead meeting owner as required
- Proactively escalates potential client, program, or delivery issues for timely resolution
- Performs time tracks as requested by management
- Increases Meeting and Events industry knowledge by attending internal training, external events supplier presentations, and team meetings.
- **Identifies upselling opportunities and action or informs manager**

LI-PS
- Qualifications

**Experience & education**:

- College diploma or degree in related field preferred
- 3-5 years of meeting and event management experience including at least 2

  • Event Specialist

    1 settimana fa

    Firenze, Italia CWT A tempo pieno

    DescriptionCWT Meetings & Events is a global, full-service meetings and events agency with over 30 years of experience providing innovative solutions for both strategic meetings and event management. We live, breathe and thrive on executing some of the most innovative events and finest meetings of all shapes and sizes. We’re a community of 1,400 meetings...

  • Digital, Social Media

    4 settimane fa

    Firenze, Italia Istituto Marangoni A tempo pieno

    **Job Summary** The purpose of this job is to support the Manager in implementing Digital, Social Media & Event activities for Italian Schools. **Key Purpose of the Job** In this role the Digital, Social Media & Event Specialist is in charge of developing of on-line & on-site activities under the supervision of the Manager. He / She will support the...

  • Communication Specialist

    1 mese fa

    Firenze, Italia LHH A tempo pieno

    Offriamo l’opportunità di ricoprire il ruolo di Communication Specialist all’interno di una consolidata realtà di private education in forte crescita basata a Firenze. - Pianificare e organizzare eventi interni ed esterni alla Scuola in tutte le sue fasi, supervisionando il successo dell'evento; - Supportare il Manager nella progettazione di eventi in...

  • Wine Specialist

    1 mese fa

    Firenze, Italia Eataly Europe A tempo pieno

    Siamo un gruppo unito e curioso che ama mettersi in gioco ogni giorno. Collaboriamo in vista di un obiettivo comune in un ambiente dinamico e stimolante che promuove la continua crescita professionale e personale._ Per il negozio di **Eataly Firenze** siamo alla ricerca di una persona da inserire nel ruolo di **Wine Specialist**. La risorsa si occuperà...

  • Wine Specialist Signorvino Firenze

    1 mese fa

    Firenze, Italia Calzedonia Group A tempo pieno

    CAREERS WINE SPECIALIST SIGNORVINO FIRENZE Signorvino è alla ricerca di figure da inserire come Wine Specialist all'interno degli store. Il Wine Specialist è la persona di riferimento per i nostri clienti e li guida in un percorso in cui il vino è l'assoluto protagonista. Quale figura chiave all'interno del punto vendita il tuo obiettivo sarà quello...

  • Meeting & Event Planner

    4 settimane fa

    Firenze, Italia CWT A tempo pieno

    Meeting & Event Planner - (2300006X) **CWT Meetings & Events** is a global, full-service meetings and events agency with over 30 years of experience providing innovative solutions for both strategic meetings and event management. We live, breathe and thrive on executing some of the most innovative events and finest meetings of all shapes and sizes. We’re...

  • Sales Application Specialist Toscana e Umbria

    1 mese fa

    Firenze, Italia EXPERIENCE International A tempo pieno

    **EXPERIENCE International, **società di ricerca e selezione del personale focalizzata nel mercato healthcare attiva nei settori di medical devices, equipment, diagnostics e pharma, per importante multinazionale leader nel settore della **Diagnostica In Vitro**, che intende ampliare il proprio organico, ricerca la seguente figura: **Posizione**: **SALES...

  • Sales Application Specialist Toscana e Umbria

    1 mese fa

    Firenze, Italia Experience International A tempo pieno

    **Descrizione azienda**: **EXPERIENCE International, **società di ricerca e selezione del personale focalizzata nel mercato healthcare attiva nei settori di medical devices, equipment, diagnostics e pharma, per importante multinazionale leader nel settore della **Diagnostica In Vitro**, che intende ampliare il proprio organico, ricerca la seguente...

  • Lavoro Estivo Part o Full Time: Promoter in Eventi

    1 mese fa

    Firenze, Italia Reve srl A tempo pieno

    _L’estate è arrivata e lavorare al chiuso, dietro una scrivania, non è sicuramente un bel modo di passarla _ Non preferiresti, piuttosto, **lavorare avendo la possibilità di viaggiare**, **incontrare nuove persone**, **stringere legami **e vivere al meglio questa stagione estiva? - **Reve**_ _ti offre tutto questo_ e non solo! Selezioniamo una risorsa...

  • Project Manager, Event

    4 settimane fa

    Firenze, Italia CWT A tempo pieno

    Project Manager, Event & Planning - (23000076) CWT Meetings & Events is a global, full-service meetings and events agency with over 30 years of experience providing innovative solutions for both strategic meetings and event management. We live, breathe and thrive on executing some of the most innovative events and finest meetings of all shapes and...

  • Product Specialist

    1 mese fa

    Firenze, Italia Jakin SA A tempo pieno

    Dal 2011 Jakin Group raggruppa a livello internazionale quattro Società, attive nel settore dei servizi alle principali multinazionali farmaceutiche, con focus particolare sull’Informazione Medico Scientifica, il Market Access e la Concessione. Al fine di potenziare una delle proprie linee specialistiche d’Informazione scientifica del farmaco, si...

  • Marketing Automation Specialist

    1 mese fa

    Firenze, Italia team.blue Italy A tempo pieno

    This role is an unique opportunity to join the Italian marketing team in one of Europe's most ambitious and fast-growing hosting companies, **team.blue**, with more than +2.5M customers. You will be part of the commercial function of the local brand, Register.it, and work closely with the other marketing specialist to create high-quality, transparent,...

  • Personale Per Attivita' Lavorativa Dal Lunedi' Al

    4 settimane fa

    Firenze, Italia Kismet A tempo pieno

    **L'azienda Kismet desidera ampliare la propria divisione commerciale.** **Posizione**: **La ricerca è rivolta a profili che hanno già svolto impieghi a contatto con il pubblico come cameriere, cameriera, commesso, commessa, animatore, animatrice, barista, vendita, receptionist, logística, magazziniere.** **I promoter selezionati si occuperanno di...

  • Marketing Specialist

    4 settimane fa

    Firenze, Italia Hermes Trade A tempo pieno

    **Hermes** è una società di consulenza informatica che seleziona e forma talenti digitali in outsourcing, attiva da oltre 15 anni. Attraverso i servizi di consulenza WINGS 2 FLY promuove la diffusione di una nuova cultura digitale, supportando le aziende con talenti, team e soluzioni digitali. **PERCHE’ SCEGLIERE HERMES** - **Lavoro** **Agile**:...

  • Lg&a Marketing Specialist

    1 mese fa

    Firenze, Italia Bulgari S.P.A A tempo pieno

    **Position**: Bulgari S.p.A., within its** Leather Goods & Accessories Business Unit** based in **Florence**, is looking for an energetic and highly organized Marketing Coordination Specialist. As **LG&A Marketing Specialist**, the profile will support the Senior Manager in the execution of projects dealing with the implementation of the marketing and...

  • Lg&a Marketing Specialist

    1 mese fa

    Firenze, Italia Bulgari A tempo pieno

    Posizione Bulgari S.p.A., within its** Leather Goods & Accessories Business Unit** based in **Florence**, is looking for an energetic and highly organized Marketing Coordination Specialist. As **LG&A Marketing Specialist**, the profile will support the Senior Manager in the execution of projects dealing with the implementation of the marketing and...

  • Hse Specialist

    1 mese fa

    Firenze, Italia Ali Spa A tempo pieno

    Ali Spa agenzia per il lavoro filiale di Firenze ricerca per cliente del settore oil &gas HSE SPECIALIST. La risorsa sarà inserita all'interno del team e risponderà a Hiring manager aziendale. **Compiti e responsabilità essenziali**: - Contribuisce allo sviluppo e al mantenimento dei processi e delle procedure EHS applicabili al settore Aero per...

  • Opportunità Lavorativa Lun-ven Organico Firenze

    4 settimane fa

    Firenze, Italia Kismet A tempo pieno

    KISMET cerca giovani motivate/i, con spirito d'iniziativa e proiettate/i al raggiungimento degli obiettivi da inserire con regolare contratto come Addette/i alla vendita Promozionale. **Posizione**: Non è richiesta esperienza pregressa, poiché le risorse verranno formate da specialisti del settore e acquisiranno nozioni di comunicazione, marketing diretto...

  • Wine Specialist Signorvino Firenze Santa Maria Novella

    1 mese fa

    Firenze, Italia Calzedonia Group A tempo pieno

    Signorvino è un marchio specializzato nella vendita di vino di qualità. Molto più che semplici enoteche, gli spazi Signorvino possono essere letti quali veri e propri templi dedicati alla cultura enogastronomica italiana e sviluppati a partire dal Vino quale protagonista assoluto. Universi altamente evocativi in cui specializzazione, professionalità,...

  • Impiego Full Time A Firenze – Anche Prima Occupazionelavorativa

    6 giorni fa

    Firenze, Italia Sv Group A tempo pieno

    SV Group realtà operante nel marketing e nella comunicazione, è alla ricerca di personale da inserire in ATTIVITÀ DI VENDITA E PROMOZIONE sulla città di Firenze.  Una volta inseriti nel team, il lavoro verrà svolto a diretto contatto con il pubblico presso stand e infopoint posizionati all'interno di strutture commerciali, eventi e fiere, aree...