Executive Assistant

3 settimane fa

Provincia di Latina Lazio, Italia Great Western Malting A tempo pieno

United Malt is the fourth largest commercial maltster in the world, delivering high-quality malt to brewers and distillers across the globe. Our malt is blended into some of your favourite industry-leading beverages and local craft brews.

Our family of brands include Bairds Malting, Barrett Burston Malting, Brewers Select, Canada Malting Company, Country Malt Group, Cryer Malt and Great Western Malting. We produce approximately 1.25 million tonnes per annum of capacity across 12 processing plants in Australia, Canada, the United Kingdom and the United States of America. We also operate an international distribution business, which provides a full service offering for craft brewers and distillers, including malt, hops, yeast, adjuncts and related products.

Our more than 900 employees are proud of the rich heritage of our family of brands and are committed to living our company values of safety, quality, integrity and passion. We celebrate the diversity of our people and together strive to create an environment where all employees are safe, welcomed and have a sense of belonging.
**Safety **
- ** **Passion**
- ** **Quality **
- **Integrity**
**POSITION SCOPE**
This position is responsible for providing administrative support to the Executive Leadership team and managing the day-to-day office operations.
**RESPONSIBILITIES**
- Manage sensitive matters with a high level of confidentiality and discretion.
- Arrange travel and accommodations for Executives and prepare detailed itineraries. Assist staff with international travel.
- Conserve the Executives’ time by reading, researching, collecting, and analysing information, as needed.
- Ensure Executive Leadership Team is informed of priorities, deadlines, and challenges. Assist in tracking key operational metrics by organizing and compiling data, researching facts, and coordinating information retrieval from other departments.
- Prepare and process expense reports for the Executive Leadership Team.
- Prepare presentations, reports, agendas, and other documents for the Executive Leadership Team.
- Screen incoming calls and dispense appropriately. Refer non-routine calls to appropriate staff member.
- Organize Executive calendars and schedules, resolving any scheduling issues.
- Greet visitors and notify the hosting staff member.
- Maintain company-wide holiday and event calendar.
- Coordinate Executive Team on-site and off-site meetings, conferences, and other corporate events including the annual Malt Leadership Conference, local company picnic, barbeques, holiday party, recognition events, etc.
- Replenish office materials such as office supplies, paper, postage, and snacks.
- Manage the HQ office facilities, develop and maintain a relationship with leasing agent, contractors, vendors, and facilities maintenance; partner with IT and Safety with regards to access to the office.
- Create and process purchase orders and check requests for Global Office staff.
- Process and distribute daily mail and packages, including pick up and drop off, of company mail at post office/postal box.
- Provide back-up administrative support to other departments.

**SKILLS & ABILITIES**
- Excellent oral and written communication skills with the ability to interact with people of all levels in a professional and approachable manner.
- Ability to develop and maintain relationships with Executives and staff.
- Strong business acumen
- Ability and temperament to work with sensitive information and maintain confidentiality.
- Team player with service excellence mindset
- Must be an expert with Microsoft Office Suite - Word, Excel, PowerPoint, Visio, OneNote, SharePoint, Teams and Outlook; and ability to learn other company systems in support of the role.
- Exceptional organizational skills and attention to detail.
- Ability to complete a high volume of tasks and projects with little to no guidance.
- Proven ability to maintain a high level of integrity and discretion in handling confidential information.
- Sound judgement is essential.
- Ability to work flexible hours and overtime as dictated by the needs of the business for projects and meetings.

**EDUCATION & EXPERIENCE**
- Bachelor’s degree in Business Administration preferred but not required.
- 7+ years administrative experience with 3-5 years as an executive assistant.
- Experience working in a publicly traded international company preferred.
- 3+ years of experience planning, managing, and executing events and gatherings.
- Experience arranging international and domestic travel.

**WORK ENVIRONMENT**
- Standard office environment.

**COMPENSATION**
An attractive compensation and benefits package will be provided. We offer a generous benefits package including extended healthcare, flex spending accounts, EAP, paid holidays, paid time off program, basic & voluntary life insurance, STD, LTD, 401(k) plan, pension plan (CAD), fitness subsidy and tuition reimbursement. Employees are eligible for product discounts through our CMG Di

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    2 settimane fa

    Lazio, Italia Confidenziale A tempo pieno

    Descrizione Mansione Importante Azienda Office della Filiale di Roma Marina ricerca per importante azienda cliente operante nel settore dei trasporti nazionali un Executive Assistant. Responsabilità L'Executive Assistant dovrà svolgere le seguenti attività: Accoglienza e ricevimento ospiti; Gestione completa dell’agenda del Chief; Organizzazione...

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    2 settimane fa

    Lazio, Italia Buscojobs IT C2 A tempo pieno

    DescrizioneMansioneImportante Azienda Office della Filiale di Roma Marina ricerca per importante azienda cliente operante nel settore dei trasporti nazionali un Executive Assistant.ResponsabilitàL'Executive Assistant dovrà svolgere le seguenti attività:Accoglienza e ricevimento ospiti;Gestione completa dell'agenda del Chief;Organizzazione riunioni,...

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    5 giorni fa

    Lazio, Italia Confidenziale A tempo pieno

    Categoria: PropertyLuogo di lavoro: RomaPer nostro cliente siamo alla ricerca di un Executive Assistant con conoscenza fluente della lingua inglese.La risorsa sarà inserita come Executive Assistant e dovrà supportare sia il Presidente che il Direttore Generale.Le attività a supporto del Presidente saranno principalmente di carattere istituzionale, dovrà...

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    3 giorni fa

    Lazio, Italia Buscojobs IT C2 A tempo pieno

    Categoria:PropertyLuogo di lavoro:RomaPer nostro cliente siamo alla ricerca di un Executive Assistant con conoscenza fluente della lingua inglese.La risorsa sarà inserita come Executive Assistant e dovrà supportare sia il Presidente che il Direttore Generale.Le attività a supporto del Presidente saranno principalmente di carattere istituzionale, dovrà...

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    2 settimane fa

    Lazio, Italia Demolytic A tempo pieno

    **Roma****Italia**We are looking for a responsible Executive Assistant to perform clerical tasks in a well-organised and timely way.You will need to act proactively and without guidance while understanding the needs and characteristics of people with whom you work with.**Responsibilities**Act as an office manager by keeping up with office supply inventoryBe...

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    4 settimane fa

    Lazio, Italia Chaberton Italia Srl A tempo pieno

    **Chaberton Professionals**, divisione di Chaberton Partners dedicata alla ricerca e selezione di profili di Middle Management, è attualmente alla ricerca per una realtà cliente, di un/una **Executive Assistant al CEO.****Attività**:- Coordinamento della Segreteria;- Supporto all'Amministratore Delegato nelle attività di back office;- Gestione delle...

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    2 mesi fa

    Lazio, Italia Adecco A tempo pieno

    Adecco, per importante azienda cliente operante nel settore dell'industria ferroviaria, ricerca un/una EXECUTIVE ASSISTANT La risorsa ricercata dovra affiancare e supportare il Vice President nell'organizzazione delle attivita amministrative e gestionali.Responsabilita: Nello specifico, le principali responsabilita saranno le seguenti: - Pianificare ed...

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    1 mese fa

    Lazio, Italia Adecco Italia S.P.A. A tempo pieno

    Adecco, per importante azienda cliente operante nel settore dell'industria ferroviaria, ricerca un/una EXECUTIVE ASSISTANT La risorsa ricercata dovrà affiancare e supportare il Vice President nell'organizzazione delle attività amministrative e gestionali. Responsabilità: Nello specifico, le principali responsabilità saranno le seguenti: Pianificare ed...

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    3 settimane fa

    Lazio, Italia Confidenziale A tempo pieno

    Per storico e importante Studio di Progettazione e Design, allo scopo di ottimizzare la gestione amministrativa e organizzativa, ricerchiamo: EXECUTIVE ASSISTANT - ARCHITETTURA - MESTRE Con l'intento di supportare la Direzione e ottimizzare la gestione amministrativa e organizzativa dello Studio si ricerca una risorsa da inserire nel ruolo di addetta/-...

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    1 settimana fa

    Lazio, Italia Hays A tempo pieno

    Executive Assistant - Energy InfrastructureFor our client an innovative company, created to enable and realise the growing investment opportunities emerging in the European solar energy infrastructure market, we are recruiting an Executive Assistant.The person we are looking for will be based in Rome office and will support CEO with the following...

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    4 settimane fa

    Lazio, Italia Page Personnel Italia Spa A tempo pieno

    Categoria: Property Luogo di lavoro: Roma Per nostro cliente siamo alla ricerca di una risorsa da inserire come Executive Assistant per l'Amministratore Delegato. La risorsa si occuperà di tutte le attività tipiche di un'assistenza di alta direzione, dalla gestione dell'agenda, all'organizzazione dei viaggi e alla redazione di report. Sarà anche punto di...

  • Executive Assistant

    4 settimane fa

    Lazio, Italia Page Personnel Italia Spa A tempo pieno

    Categoria: PropertyLuogo di lavoro: RomaPer nostro cliente siamo alla ricerca di una risorsa da inserire come Executive Assistant per l'Amministratore Delegato.La risorsa si occuperà di tutte le attività tipiche di un'assistenza di alta direzione, dalla gestione dell'agenda, all'organizzazione dei viaggi e alla redazione di report.Sarà anche punto di...

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    1 settimana fa

    Provincia di Belluno, Veneto, Italia Servizi Integrati srl A tempo pieno

    **abmStudio ricerca**: **Executive Assistant (Home Office based - Nord Italia)**: **Il nostro cliente**: Gruppo Multinazionale Europeo con HQ EMEA in Veneto Caratterizzato da strutture e logiche Manageriali, multisite a livello internazionale **Ricerchiamo**: Executive Assistant (Home Office based - Nord Italia) **Profilo ricercato**: è un profilo con...

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    4 settimane fa

    Lazio, Italia Page Personnel Italia Spa A tempo pieno

    Categoria: PropertyLuogo di lavoro: Roma Per nostro cliente siamo alla ricerca di una risorsa da inserire come Executive Assistant per l'Amministratore Delegato. La risorsa si occuperà di tutte le attività tipiche di un'assistenza di alta direzione, dalla gestione dell'agenda, all'organizzazione dei viaggi e alla redazione di report.Sarà anche punto di...

  • Executive Assistant

    1 settimana fa

    Lazio, Italia Page Personnel Italia Spa A tempo pieno

    Categoria: PropertyLuogo di lavoro: Roma Per nostro cliente siamo alla ricerca di una risorsa da inserire come Executive Assistant per l'Amministratore Delegato.La risorsa si occuperà di tutte le attività tipiche di un'assistenza di alta direzione, dalla gestione dell'agenda, all'organizzazione dei viaggi e alla redazione di report.Sarà anche punto di...

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    5 giorni fa

    Castellammare di Stabia, Italia Raffaele Nocera A tempo pieno

    Studio legale di diritto internazionale, presente con sedi proprie a Napoli, Milano e Nizza, ed operante a livello mondiale, ci ha dato l'incarico professionale di ricercare un/una L'inserimento di un profilo con elevata vivacità intellettuale, notevole apertura mentale e capacità a costruire relazioni di eccellenza.Ricerchiamo una persona che desideri...

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    2 settimane fa

    Lazio, Italia Buscojobs IT C2 A tempo pieno

    Per storico e importante Studio di Progettazione e Design, allo scopo di ottimizzare la gestione amministrativa e organizzativa, ricerchiamo:EXECUTIVE ASSISTANT - ARCHITETTURA - MESTRECon l'intento di supportare la Direzione e ottimizzare la gestione amministrativa e organizzativa dello Studio si ricerca una risorsa da inserire nel ruolo di addetta/-...

  • Project Assistant

    2 settimane fa

    Lazio, Italia Plu Top Assistant Gmbh A tempo pieno

    PLU is the German market leader in relieving executives and an innovative and agile company with projects across Germany & remotely.In 2025 we are expanding our services and offer Nearshore Experts to the market.In this case, it doesn't matter where you live; what counts is your performance and your passion for second-line management as a Top Project Office...

  • Executive Assistant

    6 giorni fa

    Lazio, Italia Page Personnel Italia spa A tempo pieno

    Categoria: PropertyLuogo di lavoro: Roma Per nostro cliente siamo alla ricerca di una risorsa da inserire come Executive Assistant per l'Amministratore Delegato. La risorsa si occuperà di tutte le attività tipiche di un'assistenza di alta direzione, dalla gestione dell'agenda, all'organizzazione dei viaggi e alla redazione di report.Sarà...

  • Executive Assistant

    1 settimana fa

    Lazio, Italia Confidenziale A tempo pieno

    Gruppo industriale ricerca executive assistant, che affiancherà il top Management (Amministratore delegato e Direzione generale). Si occuperà di: - gestire l'agenda; - filtrare le comunicazioni in ingresso ed in uscita; - garantire la puntuale organizzazione e supervisione delle trasferte pianificate (e.g. voli, taxi e prenotazioni alberghiere), redigendo...