Meeting & Event Planner

2 settimane fa

Firenze, Italia CWT A tempo pieno

Meeting & Event Planner
- (230000CL)

**Purpose of the role**:
**CWT Meetings & Events** is a global, full-service meetings and events agency with over 30 years of experience providing innovative solutions for both strategic meetings and event management. We live, breathe and thrive on executing some of the most innovative events and finest meetings of all shapes and sizes.

We’re a community of 1,400 meetings and event experts spanning 68 countries and we are continuing to grow. We are always on the lookout for talented people to join us on our journey and help us to exceed both our own expectations, and those of our clients.

CWT M&E is seeking individuals with a passion for providing amazing experiences. If you are an enthusiastic event planner who thrives in an environment where communication, creativity, and teamwork are encouraged, this may be the opportunity for you.

In this exciting role, **the Meetings & Events Planner**, will own the planning and delivery of small and med-size meetings and events, with a specific focus on Medical Meetings (Congresses, Ad Boards, Investigator Meetings, Roundtables) as well as actively assist in program delivery elements for larger scale and more complex Congresses, utilizing standard processes and procedures to achieve client satisfaction. As an Event Planner, you will work independently and as part of a project team, leading all aspects of assigned program components from conception to execution of meetings and conferences. We are looking for highly organized, detail oriented individuals, who are flexible, have the ability to thrive in a fast-paced environment and handle multiple projects with tight deadlines. This role requires a high level of initiative, self-motivation, flexibility, creativity, and collaboration to be able to assists in the development, planning and execution of successful meetings and events.

This is an opportunity to get involved in our rapidly growing Meeting & Events team and grow professionally along with the business. We are looking for an experienced, rock star, events professional who can wrangle thousands of moving parts and is excited by the challenge of delivering creative and innovative programs.

**Main responsibilities**:
**Project Management**:

- Determines purpose of the meeting, prepares a project plan with specifications, and obtains historical information related to program
- Identifies stakeholder needs, prepares program outlined (topics, content, speakers), designs program details to meet needs of participants, identifies successful criteria for evaluation of meeting and determines technology requirements
- Proactively escalates potential client, program, or delivery issues for timely resolution. Performs time tracks as requested by management

**Facilities & Services**:

- Owns or actively assists in determining the purpose of small and med-scale meeting, preparing a project plan with specifications, and obtaining historical information related to program.
- Plans, orders, and oversees technology requirements
- Conducts a pre-meeting briefing and post-con with suppliers and facility providers
- Plans/creates agendas for site inspections

**Financial & Contract Management**:

- Identifies ancillary revenue sources and/or cost savings opportunities
- Develops budget for meeting which may include vendor contract negotiations
- Ensures completion of payment and/or billing process
- Manages according to the budget
- Conducts RFP process and determines fees for participation
- Responsible for group reporting requirements
- Ensures adherence to standard or client specific deposit terms, terms and conditions of client contract, and billing guidelines

**Logistics**:

- Establishes invitation/registration procedures, assesses risk management to determine insurance and operation needs, and determines exhibitor booth assignments/setup process
- Secures and communicates transportation/travel arrangements
- Determines setup for function rooms including seating and AV
- Manages all food and beverage needs
- Prepares and reviews housing reports in a timely manner
- Coordinates shipping of materials
- Complies with M&E technology usage as required

**Program**:

- Secures speakers/entertainment and manages contractual relationship
- Determines food and beverage requirements that support program objectives
- Arranges ancillary programs in conjunction with the meetings including pre/post meeting activities
- Provides program feedback to all stakeholders through summary and distribution program debrief notes for inclusion in account review
- Travels onsite for assigned programs acting as the business lead meeting owner as required
- Proactively escalates potential client, program, or delivery issues for timely resolution.
- Performs time tracks as requested by management

Increases Meeting and Events industry knowledge by attending internal training, external events supplier presentations, and team meetings.

Identifies upselling opport

  • Meeting & Event Planner

    3 giorni fa

    Firenze, Italia CWT A tempo pieno

    Meeting & Event Planner - (2300006X) **CWT Meetings & Events** is a global, full-service meetings and events agency with over 30 years of experience providing innovative solutions for both strategic meetings and event management. We live, breathe and thrive on executing some of the most innovative events and finest meetings of all shapes and sizes. We’re...

  • Stage in Junior Event Planner

    3 giorni fa

    Firenze, Italia Up level Scuola di Management A tempo pieno

    **Firenze** - Pubblicato 3 minuti fa Agenzia di comunicazione operante a livello internazionale, con sede a Firenze, offre opportunità di stage come Junior Event Planner. La risorsa si occuperà di: - Condurre ricerche di mercato per identificare tendenze e opportunità nel settore degli eventi - Analizzare feedback e valutazioni post-evento per...

  • Event Manager

    21 ore fa

    Firenze, Italia AllegroItalia Hotel & Condo A tempo pieno

    Allegroitalia Hotel & Condo giovane realtà nel settore alberghiero e ristorativo ricerca Event Manager per suo Hotel 4 stelle di Firenze Fi. Completano il profilo ottima conoscenza delle lingua inglese, eccellenti capacità di comunicazione e di relazioni interprofessionali, capacità di lavorare in team, curiosità, creatività, flessibilità e ottima...

  • Project Planner

    20 ore fa

    Firenze, Italia Experis A tempo pieno

    ***Descrizione** Per inserimento presso un’importante azienda multinazionale operante nel settore Railways, ricerchiamo una figura **PROJECT PLANNER** La figura inserita, si occuperà di sviluppare e mantenere la schedulazione e programmi delle attività di progetto in ambito ferroviario, monitorando l’andamento delle attività, gestendo tempistiche e...

  • Event Specialist Sport

    21 ore fa

    Firenze, Italia AIM Group International A tempo pieno

    **AIM Group International **è un'azienda globale e in continua evoluzione: siamo leader nell’organizzazione di eventi e nei servizi di consulenza e comunicazione. Da oltre 60 anni, siamo in prima linea nel settore degli eventi come membro attivo di diverse associazioni e organizzazioni di settore portando pensiero creativo, innovazione e fornitura di...

  • Event Specialist

    3 giorni fa

    Firenze, Italia CWT A tempo pieno

    Event Specialist - Pharma - (220001QH) **CWT Meetings & Events** is a global, full-service meetings and events agency with over 30 years of experience providing innovative solutions for both strategic meetings and event management. We live, breathe and thrive on executing some of the most innovative events and finest meetings of all shapes and...

  • Project Manager, Event

    3 giorni fa

    Firenze, Italia CWT A tempo pieno

    Project Manager, Event & Planning - (23000076) CWT Meetings & Events is a global, full-service meetings and events agency with over 30 years of experience providing innovative solutions for both strategic meetings and event management. We live, breathe and thrive on executing some of the most innovative events and finest meetings of all shapes and...

  • Project Leader Congressi Ed Eventi

    2 giorni fa

    Firenze, Italia InPlace A tempo pieno

    InPlace agenzia per il lavoro ricerca, per conto di una Importante Società specializzata nell'organizzazione di congressi ed eventi, un/una: PROJECT LEADER La/Il Project Leader dovrà occuparsi in autonomia dell'organizzazione di Congressi Medici e Tecnico-Scientifici, eventi e meeting nei loro aspetti progettuali, economici e tecnici. Nello specifico...

  • Addetti/e All'ufficio Eventi

    3 giorni fa

    Firenze, Italia During A tempo pieno

    **During SpA** è un Agenzia per il Lavoro regolarmente autorizzata dal Ministero del Lavoro ai sensi del D.lgs. 276/03 (Aut. Def. Min. Lav. Prot.1180/SG del 13/12/04), con **90 filiali **su tutto il territorio nazionale. **Posizione**: During Spa, agenzia per il lavoro, ricerca e seleziona per importante catena alberghiera a Firenze **UN/A ADDETTO/A...

  • Organizzatori per matrimonio religioso con 100

    Trovato in: Cronoshare IT C2 - 3 settimane fa

    Firenze (Firenze), Italia Cronoshare.it Lavoro a distanza Freelance A tempo pieno

    Ho bisogno di un servizio di Wedding planner con le seguenti caratteristiche: Tipo di matrimonio da organizzare   Religioso Nº di invitati al matrimonio   100 / 150 persone Città/paese dove si svolgerà il matrimonio   Pisa Servizi richiesti al wedding planner   Organizzazione completa del matrimonio, attività durante il matrimonio, timing e...

  • Industrial Planner

    2 settimane fa

    Firenze, Italia ALSTOM A tempo pieno

    The future of transportation is already here. Leading societies to a low carbon future, Alstom develops and markets mobility solutions that provide the sustainable foundations for the future of transportation. Our product portfolio ranges from high-speed trains, metros, monorail, and trams to integrated systems, customised services, infrastructure,...

  • Organizzatori per matrimonio civile con 50

    Trovato in: Cronoshare IT C2 - 3 settimane fa

    Fiesole (Firenze), Italia Cronoshare.it Lavoro a distanza Freelance A tempo pieno

    Ho bisogno di un servizio di Wedding planner con le seguenti caratteristiche:Tipo di matrimonio da organizzare   CivileNº di invitati al matrimonio   50 / 100 personeCittà/paese dove si svolgerà il matrimonio   50010Servizi richiesti al wedding planner   Attività durante il matrimonio, organizzazione arrivo invitati e sposi al banchetto e...

  • Sales Manager Settore Hotellerie, Firenze

    3 giorni fa

    Firenze, Italia Manpower A tempo pieno

    **Manpower Professional** per una importante **struttura ricettiva **in provincia di Firenze è alla ricerca di un/una **Sales Manager** che lavorando a stretto contatto con il nostro team Eventi, contribuisca in modo proattivo e con successo a costruire solidi rapporti di lavoro con il nostro team ospitalità, oltre a proporre e contrattare nuovi clienti,...

  • Lavoro Estivo Part o Full Time: Promoter in Eventi

    6 giorni fa

    Firenze, Italia Reve srl A tempo pieno

    _L’estate è arrivata e lavorare al chiuso, dietro una scrivania, non è sicuramente un bel modo di passarla _ Non preferiresti, piuttosto, **lavorare avendo la possibilità di viaggiare**, **incontrare nuove persone**, **stringere legami **e vivere al meglio questa stagione estiva? - **Reve**_ _ti offre tutto questo_ e non solo! Selezioniamo una risorsa...

  • Congress Project Manager

    3 giorni fa

    Firenze, Italia Umana spa A tempo pieno

    UMANA SPA, ricerca per azienda specializzata nella progettazione di eventi e meeting in ambito sanitario, n. 1 **Congress Project Manager.** - Organizzazione di meeting e convegni ECM (necessaria la conoscenza delle procedure e delle regole ECM) - Realizzazione del preventivo e successiva rendicontazione finale - Fund raising, accordo economico con le...

  • Project Manager

    2 settimane fa

    Firenze, Italia Oic Group A tempo pieno

    PROJECT MANAGER – AREA MICEOIC Group, azienda Leader di mercato nella gestione di eventi e congressi internazionali, ricerca un/una Project Manager Area MICE, che, operando all'interno del team di riferimento, gestisca gli aspetti di organizzazione e di logistica di meeting aziendali e/o della partecipazione a congressi.Nello specifico la risorsa, per...

  • Inserimento Immediato | Full Time | Firenze

    2 settimane fa

    Firenze, Italia Kismet A tempo pieno

    Lo staff HR di Kismet ricerca nuove risorse da formare come: Addette/i alla Promozione e alla vendita diretta da inserire a supporto della propria rete commerciale di Firenze. Le nuove risorse sponsorizzeranno i marchi a loro assegnati a diretto contatto con il pubblico in aree residenziali d2d e in generale in zone ad alta affluenza. L'Offerta prevede un...

  • Inserimento Immediato | Full Time | Firenze

    2 settimane fa

    Firenze, Italia Kismet A tempo pieno

    Lo staff HR di Kismet ricerca nuove risorse da formare come:   Addette/i alla Promozione  e alla  vendita diretta  da inserire a supporto della propria rete commerciale di Firenze.   Le nuove risorse sponsorizzeranno i marchi a loro assegnati a diretto contatto con il pubblico in aree residenziali d2d e in generale in zone ad alta affluenza. L'Offerta...

  • Prima Esperienza Lavorativa Incaricato/incaricata

    21 ore fa

    Firenze, Italia WIN A tempo pieno

    Se sei alle prime armi nel mondo del lavoro e cerchi un punto di partenza dove sviluppare skills fondamentali per la tua carriera, in Reve troverai ciò che cerchi. Lavoriamo con giovani talenti, anche senza esperienza, a cui diamo la possibilità di approcciarsi al mondo del lavoro e crescere nella nostra azienda all’interno dei nostri dipartimenti (HR,...

  • Apprendista Back Office

    1 settimana fa

    Firenze, Italia Warny System S.r.l A tempo pieno

    Per la nostra azienda operante nel settore della commercializzazione di apparecchiature medicali zona Firenze, ricerchiamo una figura Back Office da inserire all’interno dell’organico. **La risorsa svolgerà le seguenti mansioni**: - Gestione e organizzazione documentale; - Assistenza clientela; - Organizzazione meeting/eventi aziendali; - Supervisione...