Corporate Executive Assistant

Per società multinazionale che opera nel settore finanziario siamo alla ricerca di una figura di Corporate Executive Assistant. Richiesta conoscenza fluente della lingua inglese.

Si offre contratto a Tempo indeterminato con RAL fino a 50 k + Bonus e ticket restaurant.

Dopo il periodo di onboarding previsto smartworking anche più giorni alla settimana.

Stiamo cercando una figura di Corporate Executive Assistant che supporti l'Executive Team nella gestione delle attività strategiche e organizzative, facilitando la comunicazione interna ed esterna e garantendo flussi di lavoro efficienti.

La persona sarà un punto di riferimento per la gestione operativa delle priorità del Managing Director Administration e degli Executive, oltre a fornire supporto coordinativo sugli affari societari, in collaborazione con la PA to the Board Global locata a casa madre e i consulenti esterni.

È un ruolo ad alto livello di esposizione, che offre la possibilità di contribuire al funzionamento dei processi decisionali aziendali in un contesto dinamico e internazionale.

L’Executive team è attualmente composto da 4 persone.

Responsabilità principali:

- Gestire e coordinare l’agenda, la corrispondenza e le priorità del Managing Director e dell’Executive Team.
- Gestire la corrispondenza in entrata e in uscita, assicurando completezza, ordine e tracciabilità delle comunicazioni ufficiali.
- Organizzare e gestire meeting interni ed esterni, incluse la preparazione dell’agenda, la predisposizione dei materiali di supporto, la protocollazione e la redazione dei verbali.
- Preparare e aggiornare documenti decisionali, presentazioni e protocolli a supporto delle riunioni executive e del Board.
- Presidiare le attività di affari societari, tra cui: gestione documentale e raccolta firme; supporto nella predisposizione e archiviazione dei verbali del Consiglio di Amministrazione e del Collegio Sindacale; interfaccia con consulenti legali esterni e stakeholder istituzionali; supervisione dei processi di compliance e governance societaria.
- Accogliere e gestire ospiti, visitatori e partner strategici, garantendo un’esperienza professionale e coerente con i valori dell'azienda.
- Gestire i rapporti con fornitori e partner esterni (es. agenzie viaggio, servizi di supporto eventi).
- Curare la corrispondenza con HQ e altri stakeholder, assicurando coerenza, tempestività e tono professionale.
- Pianificare e coordinare trasferte, viaggi e note spese.
- Supportare l’organizzazione di eventi corporate e istituzionali che coinvolgono l’Executive Team, in collaborazione con HQ.
- Gestire i flussi informativi e i follow-up delle attività assegnate agli executive, garantendo continuità e rispetto delle scadenze.
- Collaborare con la PA to the Board e con le principali funzioni aziendali, facilitando la comunicazione e l’allineamento organizzativo.
- Garantire il rispetto delle policy aziendali in materia di Compliance, Data Protection, AML e standard di Gruppo.

Il profilo ideale ha le seguenti caratteristiche:

- Almeno 5 anni di esperienza in ruoli simili (Executive Assistant / Corporate Assistant)
- Competenza in materia di diritto societario
- Esperienza in contesti strutturati, preferibilmente S.p.A. / multinazionali
- Inglese fluente, il tedesco sarà considerato un plus in fase di selezione
- Ottime competenze IT e ottima padronanza di PowerPoint ed Excel (costruzione tabelle Pivot)
- Standing relazionale elevato, comunicazione efficace, ascolto attivo
- Learning agility avanzata

Plus

- Conoscenza di contesti societari e Modello 231

Soft skills richieste:

- Eccellenti capacità organizzative e di time management.
- Comunicazione chiara, efficace e assertiva, con padronanza del linguaggio istituzionale.
- Elevato senso di responsabilità, riservatezza e attenzione ai dettagli.
- Intelligenza emotiva, ascolto attivo e capacità di leggere il contesto e i “non detti”.
- Orientamento al risultato e flessibilità nella gestione di priorità multiple.
- Attitudine alla collaborazione e alla gestione di relazioni interne ed esterne in modo professionale e costruttivo.
- Autonomia decisionale e spirito d’iniziativa nel perimetro di competenza.