Office Coordinator

4 settimane fa


Roma, Lazio, Italia FAO A tempo pieno

Job Summary

The Office Assistant plays a crucial role in the smooth operation of the Fisheries and Aquaculture Division at FAO headquarters in Rome, Italy. This position is located in the Trade and Market Team (NFIMT) in the Sustainable Trade and Value Chains area.

Main Responsibilities

  • Coordinate and perform a full range of office support, management support, and administrative tasks to ensure the efficient running of the Office.
  • Ensure quality and consistency of the flow of office work and information in the work unit.
  • Screen requests for appointments with the supervisor, maintain the supervisor's calendar, and arrange appointments.
  • Coordinate office support services for meetings, trainings, seminars, committees, and special projects and events.
  • Review, record, distribute, and process incoming mail and correspondence, and follow up on pending actions.
  • Perform a variety of administrative duties, including contract extensions, leave and attendance recording, budget preparation, and follow-up.
  • Coordinate the work of other office support staff, establish priorities, and ensure equitable distribution of work.

Requirements

  • Secondary School Education.
  • Four years of relevant experience in office/management support work.
  • Working knowledge (full proficiency - level C) of English.
  • Very good knowledge of the MS Office applications, Internet, and office technology equipment.

Competencies

  • Results Focus.
  • Teamwork.
  • Communication.
  • Building Effective Relationships.
  • Knowledge Sharing and Continuous Improvement.

Technical Skills

  • Very good knowledge of communication and documentation standards.
  • Very good knowledge of corporate computerized financial, travel, human resources systems, and administrative procedures and policies.
  • Very good knowledge of the organizational structure.

Desirable Qualifications and Skills

  • Intermediate knowledge (intermediate proficiency - level B) of one of the other working languages of the Organization (Arabic, Chinese, French, Russian, or Spanish).
  • Experience supporting senior-level plenary meetings of organizations or institutions, including preparatory, in-session, and post-session administrative activities.
  • Experience in formal editing, translation, and other intermediary activities of documents and publications.


  • Roma, Lazio, Italia FAO A tempo pieno

    Job Description:About FAOThe Fisheries and Aquaculture Division (NFI) at the Food and Agriculture Organization (FAO) is responsible for promoting sustainable fisheries and aquaculture practices worldwide. Our team works to improve human well-being, food security, and poverty reduction through sound management of aquatic resources.Role OverviewWe are seeking...


  • Roma, Lazio, Italia beBee Professionals A tempo pieno 25.000 € - 35.000 €

    La nostra azienda, beBee Professionals, è alla ricerca di un professionista che possa gestire efficacemente le comunicazioni quotidiane e creare una prima impressione positiva. Il ruolo di Coordinatore di Front Office è fondamentale per garantire un'accoglienza professionale e cortese ai nostri visitatori e clienti.Responsabilità:Accoglienza clienti e...


  • Roma, Lazio, Italia Bvlgari A tempo pieno

    Bulgari SPA, part of its General Services Department in Rome , is seeking a highly skilled Office Services Coordinator to oversee the day-to-day operations of the Headquarter building.This role involves ensuring the efficient planning and execution of all General Services activities, including Catering & Hospitality, company car fleet, couriers, internal...


  • Roma, Lazio, Italia Direzione Lavoro Group A tempo pieno

    Job Opportunity at Direzione Lavoro Group SpaWe are seeking a highly skilled and experienced Front Office Coordinator to join our team at a prestigious boutique hotel in Rome.The ideal candidate will be responsible for providing exceptional customer service, managing guest arrivals and departures, and ensuring a seamless check-in and check-out experience.Key...


  • Roma, Lazio, Italia St. John's University A tempo pieno

    Job SummaryWe are seeking a highly skilled and detail-oriented European Office Coordinator to provide administrative support to our team in Rome. This role will be responsible for managing the day-to-day operations of our office, including reception services, filing systems, and communication flow.About UsSt. John's University is a Catholic and Vincentian...


  • Roma, Lazio, Italia Adecco Italia S.P.A. A tempo pieno

    Adecco Italia S.P.A. - Coordinatore OperativoLa nostra azienda, Adecco Italia S.P.A., è alla ricerca di un Coordinatore Operativo per la sua filiale di Colleferro. La figura ricercata collaborerà con l'Ufficio Amministrativo per gli aspetti amministrativo-contabili inerenti le pratiche di sua gestione.Compiti e ResponsabilitàCoordinare i servizi di...

  • Office Coordinator

    3 settimane fa


    Roma, Lazio, Italia FAO A tempo pieno

    Main ResponsibilitiesThe incumbent will coordinate and perform a full range of office support, management support, and administrative tasks, ensuring the smooth and efficient running of the Office. He/she will be responsible for providing quality and consistency of the flow of office work and information in the work unit.Key Functions/ResultsScreen requests...


  • Roma, Lazio, Italia To Be Service srl A tempo pieno

    Offerta di lavoro: Coordinatore logisticoA To Be Service srl, specializzata nella produzione di parti meccaniche, stiamo cercando un coordinatore logistico che si occupi della gestione delle spedizioni nazionali e internazionali.Il ruolo comprende la pianificazione e la coordinazione delle operazioni di spedizione e ricezione, nonché la conservazione e...


  • Roma, Lazio, Italia Randstad Italia spa A tempo pieno

    Offerta di Lavoro:Titolo: Coordinatore Igiene IndustrialeRuolo: Coordinatore Igiene IndustrialeDescrizione del Ruolo:Il Coordinatore Igiene Industriale è responsabile della gestione delle attività di sanificazione e igiene industriale all'interno dell'azienda. In questa posizione, si coordinerà con il team di produzione per garantire che tutti i processi...

  • Coordinatore Front

    1 mese fa


    Roma, Lazio, Italia Gruppo Tempocasa A tempo pieno

    Gruppo Tempocasa, un leader nel settore immobiliare con oltre 600 sedi in Italia, cerca un/a Coordinatore/Coordinatrice Front & Back Office per il suo punto vendita di ROMA - EUR Palasport (RM).Se hai un diploma di maturità, ottime doti relazionali e sei una persona puntuale, preciso/a ed organizzato/a, questo è il lavoro che fa per te.Sarai inserita/o in...


  • Roma, Lazio, Italia beBee Professionals A tempo pieno 25.000 € - 35.000 €

    Descrizione del RuoloA beBee Professionals cerchiamo un professionista per supportare le attività amministrative e operative a Roma. La figura lavorerà a stretto contatto con diversi reparti aziendali, assicurando la corretta gestione delle pratiche interne.Responsabilità:Gestione della documentazione e dei processi amministrativi aziendali.Supporto nelle...


  • Roma, Lazio, Italia The Food Security Cluster A tempo pieno

    Job Title:Global Coordinator PositionJob Summary:The Food Security Cluster is seeking a highly skilled Global Coordinator to lead the implementation of its resilience agenda at the global level. The successful candidate will provide technical leadership and expertise to support the planning, development, and implementation of Division/Office Programmes of...


  • Roma, Lazio, Italia St. John's University A tempo pieno

    Job SummarySt. John's University is committed to providing exceptional support services to its international community. As an Administrative Support Coordinator, you will play a key role in ensuring the smooth operation of our Rome campus.Key ResponsibilitiesProvide administrative support to campus administrators, faculty, and students.Manage office...


  • Roma, Lazio, Italia Synergie Italia S.P.A. A tempo pieno

    Descrizione del ruoloLa azienda Synergie Italia S.P.A. cerca un professionista per ricoprire il ruolo di Coordinatore Logistico e Magazzino nella sua filiale di Frosinone. L'obiettivo del candidato è quello di gestire le operazioni logistiche e di magazzino per garantire la conseguenza dei prodotti nel mercato.Compiti e responsabilitàIl/la candidato ideale...


  • Roma, Lazio, Italia St. John's University A tempo pieno

    Job Title: Administrative Support Coordinator, RomeSt. John's University is seeking an Administrative Support Coordinator to join our international campus in Rome, Italy. The successful candidate will provide administrative support to our campus community, ensuring seamless day-to-day operations.Key Responsibilities:Provide reception services, including...


  • Roma, Lazio, Italia Suitex International A tempo pieno

    Descrizione del LavoroSiamo alla ricerca di un professionista qualificato per ricoprire il ruolo di Coordinatore Produzione Pellicceria presso la nostra azienda, Suitex International.La tua missione sarà quella di garantire la qualità e le tempistiche della produzione dei capi in pelliccia, coordinando due risorse e mantenendo un rapporto stretto con i...


  • Roma, Lazio, Italia Wantedinrome A tempo pieno

    N.U.in Italy Program Coordinator Job DescriptionThe N.U.in Italy Program, administered by the Global Experience Office at Northeastern University, is seeking a full-time Program Coordinator for the Fall semester. The successful candidate will be responsible for a group of approximately 25 students, providing support and guidance throughout their academic...

  • Coordinatore di Negozio

    4 settimane fa


    Roma, Lazio, Italia Costanza A tempo pieno

    Descrizione della Posizione:La nostra azienda, Costanza, cerca un profilo carismatico e motivazionale per ricoprire il ruolo di Coordinatore di Negozio all'interno del nostro team di vendita. Il candidato ideale avrà maturato una solida esperienza nel ruolo di coordinamento in ambito retail e sarà in grado di garantire il raggiungimento degli obiettivi di...

  • Meeting Coordinator

    4 settimane fa


    Roma, Lazio, Italia FAO A tempo pieno

    Job Title: Meeting CoordinatorJob Summary:The Meeting Coordinator will provide administrative support for meetings and conferences at the FAO headquarters. This includes coordinating with meeting organizers, ensuring the smooth delivery of meetings, and liaising with internal units and external entities.Key Responsibilities:Support operations for meetings...

  • Meeting Coordinator

    4 settimane fa


    Roma, Lazio, Italia FAO A tempo pieno

    Job Title: Meeting CoordinatorJob Summary:We are seeking a highly organized and detail-oriented Meeting Coordinator to support the coordination and planning of meetings with secretariats and external organizers. The ideal candidate will have a strong understanding of meetings-related policies, procedures, and practices.Key Responsibilities:Support operations...