COORDINATOR & EXECUTIVE ASSISTANT | PART-TIME

Per MyPlant & Garden, la più importante fiera professionale dell’orto-florovivaismo, del garden e del paesaggio in Italia, organizzata da V Group parte di Italian Exhibition Group S.p.A., siamo alla ricerca di un / a COORDINATOR & EXECUTIVE ASSISTANT da inserire negli uffici di Milano.Il / la candidato / a avrà la possibilità di formarsi lavorando su eventi fieristici legati al comparto verde sotto il coordinamento dell’Exhibition Manager interagendo con le diverse funzioni.La risorsa gestirà in autonomia le funzioni operative e amministrative di back office con particolare focus sulla gestione documentale, l'analisi contrattuale e il supporto alle relazioni esterne. Il ruolo include attività finanziarie, di compliance e di supporto logistico / fieristico, garantendo l'aderenza normativa e l'efficienza dei processi interni.Aree Amministrative e RelazionaliGestione Relazioni Esterne : Curare i rapporti operativi con partner, clienti e fornitori, fungendo da punto di contatto chiave per le comunicazioni.Analisi Documentale : Analizzare e revisionare contratti, preventivi e documentazione commerciale, assicurandone la correttezza formale.Supporto Istituzionale : Preparare documenti istituzionali, lettere d'invito e richieste formali per enti esterni.Reporting : Redigere con precisione report, presentazioni e verbali di riunioni interne ed esterne.Gestione Pratiche : Compilare modulistiche, pratiche e processi burocratici (es. richieste, registrazioni, ecc.).Supporto Bandi : Preparare i documenti per le firme da rilasciare alle aziende che partecipano a bandi o gare.Archiviazione e Ricerca : Creare, organizzare e gestire l'archiviazione documentale (digitale e cartacea).Data Management : Svolgere ricerche e analisi , occupandosi dell'inserimento dati e della gestione delle banche dati aziendali.Aree Finanziarie, Legali e di ComplianceControllo Finanziario : Monitorare e controllare il budget aziendale e verificare l'avanzamento dei pagamenti.Documentazione Contabile : Redigere e supportare la stesura di documenti di tipo contabile e finanziario.Gestione Privacy (GDPR) : Gestire la documentazione privacy, inviare le informative ai fornitori ed eseguire l'adeguamento privacy contrattuali e delle liberatorie di collaboratori e partner.Compliance Normativa : Esercitare il controllo delle normative e dimostrare capacità di lettura e comprensione di documenti legali.Legislazione Specifiche : Monitorare la legislazione relativa all'impiego e alla sicurezza sul lavoro.Supporto Operativo : Inserire gli ordini nei sistemi gestionali aziendali e curarne l'archiviazione.Sistemi IT : Gestire e supportare i sistemi aziendali informatici e digitali.Supporto Commerciale : Fornire aiuto back office al team commerciale per le necessità amministrative e gestionali.Attività Logistiche e FieristicheCertificazioni Fieristiche : Svolgere attività di supporto documentale, incluse la stesura e l'estrazione di dati e file per il certificatore fieristico (ad esempio, per statistiche merceologiche e geografiche, catalogo, assegnazione parcheggi e SIC - Sistema Invito Clientela ).Logistica : Organizzare viaggi, trasferte, spostamenti e prenotazioni per il personale e i collaboratori.Requisiti NecessariFormazione : Diploma o Laurea (preferibilmente in discipline Economiche, Giuridiche o Linguistiche).Esperienza : Solida esperienza in ruoli di Back Office, Amministrazione o Segreteria con focus sulla gestione documentale e contrattuale.Competenze Tecniche : Ottima padronanza del Pacchetto Office (in particolare Excel e PowerPoint), esperienza nell'uso di sistemi gestionali (ERP) e dimestichezza con la gestione di banche dati.Competenze Giuridiche : Familiarità con le norme sulla Privacy (GDPR) e capacità di interpretazione di documenti contrattuali e normativi (sicurezza sul lavoro, impiego).Soft SkillsOrganizzazione e Precisione : Eccellente attenzione ai dettagli e capacità di gestione di scadenze e priorità complesse.Proattività : Capacità di lavorare in autonomia e di gestire l'escalation di problemi.Comunicazione : Ottime doti interpersonali per la gestione di clienti, partner e fornitori.Il trattamento dei dati personali avverrà nel rispetto del Regolamento UE Privacy, 679 / 2016, GDPR. Il presente annuncio è rivolto ad entrambi i sessi, ai sensi delle leggi 903 / 77 e 125 / 91, e a persone di tutte le età e tutte le nazionalità, ai sensi dei decreti legislativi 215 / 03 e 216 / 03.#J-18808-Ljbffr