Team Assistant incl Office Management

2 giorni fa

Varese VA, Italia Proxity A tempo pieno

Proxity is a newly created real estate asset management platform, founded by Blackstone. Headquartered in Frankfurt, Proxity owns and manages a wide range of logistics real estate properties in metropolitan regions across Continental Europe, the Nordics and Ireland. With approximately 500 assets and development projects in 12 countries comprising over 7 million square metres, our extensive network serves as a backbone for our customers’ operations, ensuring reliable goods movement and seamless access to their markets. The Team Assistant including Office Management tasks will play a critical role in supporting the smooth day-to-day operations and running of the Milan office, ensuring a productive and welcoming environment for our team and visitors, with a particular focus on assisting the Head of Italy and the wider asset management and corporate functions especially Office Management. This position requires a high level of reliability, attention to detail, and organizational efficiency, and is well-suited for a proactive individual who thrives in a dynamic, fast-paced, international environment. The ideal candidate has 3+ years of experience in a similar administrative or team assistant role, ideally in a real estate or professional services setting. Administrative & Organizational Support Provide proactive administrative assistance to the Head of Italy and selected members of the leadership team. Manage calendars, schedule meetings, and coordinate internal and external appointments. Support team travel arrangements, including booking transportation and accommodation, managing travel expenses, and preparing itineraries. Office Coordination / Operations Assist in managing the day-to-day functioning of the Milan office, supporting a team of up to 10 people. Liaise with external vendors, facility management, and service providers to ensure a professional office environment. Ensure the office is well-maintained, stocked, and functioning efficiently. Support onboarding of new employees by coordinating desk setups, IT access, and welcome materials in close collaboration with central IT & HR. Oversee health & safety compliance and emergency procedures for the Milan Office. Support the planning and logistics of internal events, workshops, and external visits for the Milan Office. Document & Communication Management Prepare, proofread, and format presentations, reports, and correspondence in Italian and English. Handle confidential information with discretion and maintain accurate filing systems (both digital and physical). Maintain office documentation and records. Support invoice processing and administrative coordination with finance as needed. Monitor office-related expenses and assist with budget planning. Foster a positive office culture and support internal communication. 3+ years of experience in a team assistant , executive assistant , office management or administrative coordinator role, ideally within real estate, or professional services. ~ Experience working in a dynamic, international office environment with multiple stakeholders and priorities. ~ Fluency in Engish and Italian is required; other languages (especially German) are an asset. ~ Proficiency in MS Office Suite (Outlook, Word, PowerPoint, Excel); familiarity with expense and travel systems like TravelPerk is a plus. Highly organized with strong time-management and multitasking skills. Flexible and collaborative team player who enjoys supporting others and contributing to a positive office culture.

  • Assistant / Executive Assistant to CEO

    2 giorni fa

    Varese (VA), Italia Energy & Strategy - POLIMI School of Management A tempo pieno

    Energy & Strategy, Team multidisciplinare della School of Management del Politecnico di Milano, mediante attività di Ricerca, Consulenza e Formazione nel campo dell’Energia e della Sostenibilità, si pone l’obiettivo di istituire un Osservatorio permanente sui mercati e sulle filiere industriali afferenti i seguenti comparti: # Energie rinnovabili #...

  • Office Assistant

    2 settimane fa

    Varese (VA), Italia adesso.it A tempo pieno

    adesso.it, Agile Digital Factory specializzata nella progettazione, realizzazione e adozione di soluzioni digitali, orgogliosa di essere certificata come Great Place to Work 2025 , in ottica di potenziamento del proprio organico, ricerca una/un Office Assistant curioso ed intraprendente che abbia voglia di intraprendere un'esperienza in un'azienda che...

  • Office Assistant

    2 giorni fa

    Varese (VA), Italia adesso.it A tempo pieno

    adesso.it, Agile Digital Factory specializzata nella progettazione, realizzazione e adozione di soluzioni digitali, orgogliosa di essere certificata come Great Place to Work 2025, in ottica di potenziamento del proprio organico, ricerca una/un Office Assistant curioso ed intraprendente che abbia voglia di intraprendere un'esperienza in un'azienda che ambisce...

  • Operations Assistant

    1 settimana fa

    Varese (VA), Italia T3KNE A tempo pieno

    Ruolo Operations Assistant Sede di lavoro Milano Descrizione del lavoro La risorsa, inserita all’interno del team Operations, supporterà la gestione delle attività logistiche, operative, amministrative e organizzative dell’agenzia, contribuendo al corretto svolgimento dei progetti, eventi e produzioni. Il ruolo prevede un’interazione costante con i...

  • STAGISTA BACK OFFICE ASSISTANT per BROKER ASSICURATIVO

    3 giorni fa

    Varese (VA), Italia Sheltia A tempo pieno

    Sheltia Srl, Broker di assicurazione affermato su tutto il mercato nazionale ed in forte espansione, è alla ricerca di uno Stagista Back Office Assistant per la Direzione di Milano. Job description: supporto all'ufficio back office per la gestione delle polizze assicurative e per evadere comunicazioni verso/da clienti e consulenti supporto ad attività di...

  • STAGISTA BACK OFFICE ASSISTANT- BROKER ASSICURATIVO

    3 giorni fa

    Varese (VA), Italia Sheltia A tempo pieno

    Sheltia Srl, Broker di assicurazione affermato su tutto il mercato nazionale ed in forte espansione, è alla ricerca di uno Stagista Back Office Assistant per la Direzione di Milano. supporto all’ufficio back office per la gestione delle polizze assicurative e per evadere comunicazioni verso/da clienti e consulenti - supporto ad attività di controllo...

  • Purchase Assistant Fabrics and Trims

    2 settimane fa

    Varese (VA), Italia AREA Studio SRL A tempo pieno

    Purchase Assistant Fabrics and Trims - Creation and management of fabrics and accessories product master data - Entering orders with purchase price lists and planning deliveries - Daily follow up of Mills and suppliers - Daily update of shared files - Request and Archive datasheets - Fabrics and trims tests - Production and sampling planning - Checking...

  • Manager of Performance Management

    1 settimana fa

    Varese (VA), Italia Fire - Consulting & Credit Management A tempo pieno

    Il mercato italiano per la vendita ed acquisto di NPL, in continua evoluzione e con numerose iniziative volte a valorizzare questo tipo di assets, vede nel Gruppo Fire uno tra i protagonisti più solidi. Se sei un Loan Management nell'interland di Milano e desideri cogliere l'opportunità di far parte del nostro gruppo e gestire con noi crediti NPL secured e...

  • Office Assistant

    2 settimane fa

    Varese, Italia Wall Street English VARESE A tempo pieno

    Wall Street English VARESE aiuta le persone a migliorare la propria vita attraverso la formazione. Wall Street English è il leader mondiale nel campo della formazione in lingua inglese: è presente in 29 nazioni in Africa, Asia, Europa, Oceania e America Latina, conta oltre 450 centri, di cui oltre 60 in Italia, migliaia di aziende clienti e oltre 200 mila...

  • Executive Assistant

    1 settimana fa

    Varese (VA), Italia Human Value A tempo pieno

    ll nostro Cliente è un'azienda innovativa operante nel settore dell'energia rinnovabile. Per la sede di Milano siamo alla ricerca di un/una Executive Assistant. Il Ruolo Nello specifico, l'Executive Assistant si occuperà di: gestire l'agenda del Director di riferimento nell'ottica di una pianificazione strategica delle priorità; interfacciarsi con tutti...